Modèle de pré-approbation des dépenses

Créez une application dans App Engine Studio (AES) à l’aide du modèle de pré-approbation des dépenses pour créer, suivre et gérer les dépenses planifiées dans votre organisation.

Pour utiliser le modèle d’approbation préalable des dépenses, installez cette application à partir de .ServiceNow Store

Les employés peuvent facilement soumettre leurs dépenses planifiées pour plusieurs niveaux d’approbation à l’aide de l’application Expense Pre-Approval. Les gestionnaires peuvent ensuite examiner chaque demande soumise. Les demandes approuvées sont affectées au groupe d’examen du budget, qui peut approuver ou rejeter la demande. L’employé reçoit une notification avec l’état final de la demande.

Pour assurer la conformité et améliorer la planification financière, les administrateurs peuvent personnaliser le flux existant et les niveaux d’approbation à l’aide de tables de décision. Pour plus d'informations, consultez Exploring Decision Tables.

Pour plus d’informations sur la création d’une application à l’aide d’un modèle, reportez-vous à la section Créer votre application à l’aide d’un modèle d’application.

Approbation préalable des dépenses Contenu du modèle

Les tables, expériences, workflows automatisés et rôles suivants sont inclus dans le modèle de pré-approbation des dépenses pour App Engine Studio (AES).

Tables du modèle d’application Pré-approbation des dépenses

Étiquette de la table [name]	Description
Définition du budget [x_<code-société>_<expense_approval_app>_budget_definition]	Description de tous les budgets.
Demande de remboursement de frais [x_<code-société>_<expense_approval_app>expense_request]	Les demandes de remboursement de frais soumises par les employés.
Élément de ligne de dépenses [x_<code-société>_<expense_approval_app>_expense_line_item]	Chaque poste de dépense d’une demande de dépenses.

Expériences dans le modèle d’application Pré-approbation des dépenses

Expérience	Type d'expérience	Description
Demande de remboursement de frais | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de créer une nouvelle demande de dépense.
Définition du budget | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de définir des budgets pour une période spécifiée.
Réviseur de budget	Expérience mobile	Façon de définir à quoi ressemble l’expérience mobile pour les examinateurs de budget.
Demande de remboursement de frais | Espace	Formulaire	Formulaire permettant de créer une nouvelle demande de dépense.
Demande de remboursement de frais | Approbation des coûts	Formulaire	Formulaire de création d’une demande de remboursement de frais par un administrateur.
Responsable	Expérience mobile	Façon de définir à quoi ressemble l’expérience mobile pour les gestionnaires.
Définition du budget | Espace	Formulaire	Formulaire dans la vue de l’espace de travail permettant de définir des budgets pour une période spécifiée.
Nom de l’application : espace de travail Budget	Espace de travail	Façon de configurer une vue de haut niveau de toutes les demandes de budget.
Demande de remboursement de frais	Créateur d'enregistrement	Façon pour les employés de soumettre une demande de dépenses.
Poste de dépenses | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant d’ajouter un élément de ligne de dépense à une demande de dépenses.
SLA de demande de dépenses | Vue par défaut	Formulaire	Formulaire permettant de créer une demande de dépense fondée sur une violation d’un accord sur les niveaux de service (SLA).
Définition du budget | Approbation des coûts	Formulaire	Formulaire dans la vue Approbation des coûts pour définir les budgets pour une période spécifiée.
Nom de l’application : Manager Workspace	Espace de travail	Espace de travail où les gestionnaires peuvent approuver ou rejeter les demandes de dépenses qui leur sont affectées.
Application mobile d’approbation des coûts	Expérience mobile	Application iOS ou Android utilisée pour les actions suivantes : approuver ou rejeter des demandes de dépenses. Afficher des tableaux de bord qui affichent des données historiques pour comparer les demandes de budget et de dépenses. Création ou modification de budgets par les réviseurs de budget.
Espace de travail d’approbation des coûts : examinateur de budget	Espace de travail	Les réviseurs de budget peuvent utiliser l’espace de travail pour les actions suivantes : approuver ou rejeter des demandes de dépenses. Création ou modification de budgets. Afficher les données sur les fonds budgétaires alloués, dépensés, disponibles et alloués pour l’avenir. Afficher des tableaux de bord qui affichent des données historiques pour comparer les demandes de budget et de dépenses.

Workflows automatisés dans le modèle de l’application Pré-approbation des dépenses

Nom du workflow	Type de workflow	Description
Demande de dépenses approuvée - Réviseur	E-mail	Informe les utilisateurs qu’une demande de dépense a été approuvée.
Demande de dépenses affectée	E-mail	Informe les utilisateurs qu’une demande de dépense a été affectée.
Demande de dépenses : SLA violé	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un accord sur les niveaux de service (SLA) n’a pas été respecté.
Création de budget	Enregistrement de flux	Exécuté lorsqu’un examinateur de budget crée un budget. Il vérifie la date de début d’une demande de dépense et associe la demande à un budget avec le délai correspondant.
Demande de dépenses : SLA : proche de l’échéance	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un accord sur les niveaux de service (SLA) est proche de l’échéance.
Demande de dépense réaffectée	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été réaffectée.
Commentaire de demande de dépense ajouté : affecté	E-mail	Informe les utilisateurs d’un commentaire qui a été ajouté à leur demande.
Nouvelle demande de dépense ou approbation du responsable	E-mail	Informe les utilisateurs d’une nouvelle demande de dépense.
Rejet de demande de dépense	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été rejetée.
Mise à jour de l’état du budget	Flux	Met à jour chaque enregistrement budgétaire par priorité.
Demande de dépense insérée : demandeur	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été créée avec succès.
Demande de dépenses approuvée	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été approuvée.
Note de travail de demande de dépense ajoutée	E-mail	Informe les utilisateurs qu’une note de travail a été ajoutée à leur demande.
Notifier l’équipe : note de travail ajoutée	E-mail	Informe une équipe qu’une note de travail a été ajoutée à une demande.
Commentaire de demande de dépense ajouté : employé	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un commentaire a été ajouté à une demande.
Demande de dépenses rejetée	E-mail	Informe les utilisateurs que leur demande a été rejetée.
Mise à jour du budget	Enregistrement de flux	Exécuté lorsqu’un examinateur de budget modifie le budget. Une fois qu’un budget est modifié, ce flux met à jour le champ Budget dans les demandes de dépenses correspondantes.
Notifier le demandeur : commentaires ajoutés	E-mail	Informe les utilisateurs qu’un commentaire a été ajouté à une demande.
Notification SLA : demande de dépenses : avertissement	Enregistrement de flux	Avertit les administrateurs d’un problème potentiel d’accord sur les niveaux de service (SLA).
Processus d’approbation du budget	Enregistrement de flux	Exécuté pour obtenir des approbations de dépenses dans les scénarios suivants : Lorsqu’un employé soumet une demande de dépense pour approbation au gestionnaire. Après approbation du gestionnaire, la demande de dépense est envoyée au réviseur de budget pour le dernier niveau d’approbation.
Calculs du budget	Flux	Recalcule le budget dépensé et le budget disponible lorsqu’un examinateur de budget effectue l’une des actions suivantes : Crée un budget Modifie un budget existant Approuve une demande de dépense

Rôles dans le modèle de l’application Pré-approbation des dépenses

Étiquette du rôle [name]	Description
Réviseur de budget [x_<code-société>_<expense_approval_app>. Examinateur du budget]	Les réviseurs de budget peuvent créer ou modifier des budgets et fournir le niveau d’approbation final sur les demandes de dépenses.
Responsable [x_<code-société>_<expense_approval_app>. Responsable]	Les gestionnaires peuvent soumettre, afficher et approuver ou rejeter les demandes de dépenses au premier niveau.
Employé [x_<code-société>_<expense_approval_app>. Employé]	Les employés peuvent soumettre et suivre des demandes de dépenses.
Administrateur	Le rôle d’administrateur système. Ce rôle a accès à l’ensemble des données, fonctions et fonctionnalités système, quelles que soient les contraintes de sécurité.