Utiliser un PDF pour créer des tables de données

Créez des tableaux à partir d’un formulaire PDF à l’aide de l’outil d’extraction de PDF dans App Engine Studio.

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre licence vous donne droit à une « option low-code exclusive » et que vous l’avez Générateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Vue d’ensemble de la création de tables à partir de fichiers PDF

L’extracteur de PDF dans App Engine Studio vous permet de charger un PDF, puis d’extraire des champs de table pour les utiliser dans une application personnalisée. Cela rationalise le processus de création de tables de données d’application à partir de formulaires PDF préexistants, car vous n’avez plus besoin de saisir manuellement les étiquettes de champ.

Remarque :

Assurez-vous de ne pas recréer les tables qui existent déjà sur le Now Platform. Par exemple, pour un PDF contenant des données démographiques utilisateur, déterminez si vous souhaitez référencer les tables de données utilisateur existantes plutôt que de créer de nouvelles tables à partir du PDF.

Navigation générale

Le tableau suivant contient une liste de certains des autres éléments de navigation de base de l’outil d’extraction PDF.

Tableau 1. Éléments de navigation dans l’extracteur de PDF

Élément de navigation	Description
Icônes Réduire/Développer ( )	Sélectionnez ces icônes pour basculer entre la réduction ou le développement des volets PDF et Tableau.
Contrôles de page (	Utilisez les flèches en bas du PDF pour parcourir le document une page à la fois ou accédez directement au début ou à la fin du document.
Contrôles de zoom ( )	Utilisez les commandes de zoom pour effectuer un zoom avant ou arrière dans le PDF.
Ajouter une nouvelle icône de champ ( )	Ajoutez manuellement une colonne de champ à votre table en sélectionnant +Ajouter un nouveau champ, puis saisissez directement les détails. Ceci est similaire à la façon dont vous ajoutez des champs dans l’onglet Données de .Générateur de tables
Ajouter une icône de table de référence ( )	Sélectionnez Ajouter une table de référence dans le panneau latéral droit pour ajouter un champ de référence dans votre table qui pointe vers une nouvelle table.
Ouvrir la table de données et l’icône de formulaire (	Sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données pour ouvrir la table sélectionnée dans Générateur de tables.
Liste d’actions supplémentaires de la table (menu )	Utilisez le menu Actions supplémentaires de la table pour modifier les propriétés de base de votre table. Si vous avez ajouté une table de référence, sélectionnez Supprimer pour supprimer la table.
Icône de corbeille ( )	Sélectionnez l’icône Corbeille ( icône ) pour supprimer les champs d’une table.

Limitations de l’analyse PDF

Les limitations suivantes existent actuellement lors du chargement d’un PDF à l’aide de cet outil :

• Le PDF ne peut pas être converti à partir d’une image.
• Le PDF ne peut pas dépasser 25 pages.
• La taille du fichier PDF ne peut pas dépasser 5 Mo.
• Les langues autres que l’anglais et le français ne sont pas prises en charge actuellement.

Créer une table à partir d’un formulaire PDF

Ajoutez des tables de données à votre application en chargeant un PDF dans App Engine Studio.

Avant de commencer

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre licence vous donne droit à une « option low-code exclusive » et que vous l’avez Générateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Vérifiez que le PDF répond aux exigences suivantes :

• Le PDF ne peut pas être converti à partir d’une image.
• Le PDF ne peut pas dépasser 25 pages.
• La taille du fichier PDF ne peut pas dépasser 5 Mo.
• Les langues autres que l’anglais et le français ne sont pas prises en charge actuellement.

Rôle requis : admin, sn_app_eng_studio.user ou delegated_developer

Procédure

1. Accédez à la Tout > App Engine > App Engine Studio.
2. Sur la page Mes applications, ouvrez votre application.
3. En regard de l’en-tête Données, sélectionnez l’icône Ajouter ( ).
4. Sélectionnez Créer une table vide, puis sélectionnez Continuer.
5. Sélectionnez Charger un PDF , puis sélectionnez Continuer.
6. Sélectionnez et chargez le PDF.
   Vous pouvez faire glisser le fichier PDF sur App Engine Studio votre ordinateur ou le parcourir.

   Remarque :

   Le chargement du PDF peut prendre un certain temps. Sélectionnez l’icône de ) pour effacer la sélection PDF.

   Figure 1. Choisissez le PDF que vous souhaitez charger

   

7. Sélectionnez Continuer.
   Remarque :

   L’analyse du PDF peut prendre jusqu’à une minute.
8. Définissez les propriétés de votre nouvelle table.

   Propriété	Description
   Étiquette de la table	Étiquette unique permettant d’identifier la table.
   Nom de la table	Nom de la base de données de la table. Un nom de table est créé automatiquement une fois que vous avez entré une étiquette de table. Une fois créé, ce champ est en lecture seule.
   Autoriser l'extension	Option permettant à d’autres tables de partager des données de cette table. Pour plus d’informations sur l’extension de table, reportez-vous à Extension de table.
   Numérotation automatique	Option permettant de suivre les enregistrements de table avec un numéro unique. Si vous sélectionnez cette option, définissez le préfixe, le numéro de départ et le nombre de chiffres.
   Préfixe	Nom abrégé de la table à ajouter au début du numéro d’enregistrement. Par exemple, si vous créez une table « Ordinateur portable », votre préfixe peut être « ORPT » ou « OP ».

9. Sélectionnez Continuer.
   Vous pouvez maintenant configurer les autorisations pour votre nouvelle table de données.
10. Contrôlez qui a accès à la création, à la lecture, à l’écriture et à la suppression du contenu de cette table en ajoutant de nouveaux rôles et/ou en définissant les autorisations de création, de lecture, d’écriture et de suppression souhaitées pour les rôles existants.

    Les rôles que vous créez dans la table sont conservés dans l’ensemble de l’application et peuvent être définis plus en détail dans d’autres tables que vous ajoutez. Consultez pour Ajouter une sécurité des applications plus d’informations sur le fonctionnement des autorisations de sécurité.

    Remarque :

    Au moins un rôle doit avoir un accès en lecture pour que vous puissiez prévisualiser la table.
11. Sélectionnez Continuer après avoir configuré les autorisations de table.
12. Sélectionnez Accéder à l’extracteur de PDF pour ouvrir le PDF dans l’extracteur de PDF.

Que faire ensuite

Ensuite, vous ajouterez des champs à partir du PDF chargé. Suivez les étapes pour Ajouter de nouveaux champs à partir d’un formulaire PDF remplir votre nouvelle table de données avec des colonnes de champs.

Ajouter de nouveaux champs à partir d’un formulaire PDF

Ajoutez des colonnes de champ à votre table de données à l’aide de l’extracteur PDF dans App Engine Studio.

Avant de commencer

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre licence vous donne droit à une « option low-code exclusive » et que vous l’avez Générateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Rôle requis : admin, sn_app_eng_studio.user ou delegated_developer

Procédure

1. Choisissez l’une des options suivantes :
   • Suivez les étapes décrites dans la procédure précédente pour télécharger un PDF (voir Créer une table à partir d’un formulaire PDF).
   • Si vous avez déjà téléchargé le PDF, sélectionnez l’élément Ouvrir l’extracteur de PDF sous l’onglet Formulaires ou Tableau dans Générateur de tables pour lancer l’outil d’extraction PDF.
   Le formulaire PDF s’affiche.
2. Examinez le PDF.
   Utilisez l’un des contrôles de navigation du volet PDF pour identifier l’endroit où vous souhaitez commencer à ajouter des champs. Consultez Navigation générale.
3. Cliquez sur Sélectionner pour accéder au mode de sélection de texte.
4. Dans le PDF, cliquez sur un champ ou une phrase de texte pour le mettre en surbrillance afin de l’utiliser comme base pour un nouveau champ.

   Figure 2. Ajouter des champs à partir du PDF

   

5. Modifiez le texte extrait dans l’étiquette du champ selon vos besoins pour le nouveau champ que vous allez ajouter.
6. Choisissez un type de champ.

   Le type de champ fait référence au type de données que la nouvelle colonne stockera. Par exemple, pour stocker du texte brut dans la colonne, sélectionnez Chaîne. Pour en savoir plus sur les propriétés de base des champs, reportez-vous à la section Add and customize a field in a table.

   Selon le type que vous sélectionnez, vous devrez peut-être remplir des champs supplémentaires pour mieux définir la colonne de table. Par exemple, pour les types de champs de référence, recherchez et sélectionnez la table de données appropriée à référencer.

   1. Facultatif : Si vous avez choisi de créer un champ de choix, effectuez les actions suivantes pour renseigner les options du champ de choix.
      1. Choisissez un type de choix dans le menu. Cela permet de contrôler si la liste aura ou non l’option Aucun.
      2. Cliquez dans le champ Choix , puis saisissez du texte manuellement ou sélectionnez du texte sur le PDF pour l’extraire automatiquement.
      3. Cliquez sur Ajouter pour ajouter votre choix à la liste.

      Figure 3. Ajout d’un champ de choix

      

   2. Facultatif : Répétez les étapes précédentes jusqu’à ce que tous les choix aient été ajoutés pour votre champ de choix.
7. Sélectionnez la table dans laquelle vous souhaitez ajouter le nouveau champ.
   Plusieurs options peuvent s’afficher si vous avez ajouté des tables de référence. La table d’origine est sélectionnée par défaut.
8. Sélectionnez Ajouter un champ pour ajouter le champ à la liste des champs de la table de droite.
   Remarque :

   Tous les champs que vous ajoutez à la table de droite restent surlignés en vert dans le PDF pour vous rappeler que vous avez créé un champ connexe à partir de ceux-ci. Si vous supprimez un champ des tables de droite, le texte extrait ne sera plus mis en surbrillance.
9. Répétez les étapes ci-dessus jusqu’à ce que vous ayez ajouté tous les champs que vous souhaitez ajouter à partir du PDF.
   Remarque :

   Vous pouvez également ajouter des champs manuellement en cliquant sur +Ajouter un nouveau champ dans la table de droite et en saisissant directement les détails de la même manière que vous ajoutez des champs dans l’onglet Table de Générateur de tables.
10. Examinez les champs de votre table et modifiez-les si nécessaire.

    Tableau 2. Actions du volet Table

    Action	Description
    Déplacer les champs entre les tables	Pour déplacer un champ entre les tables dans l’extracteur PDF, remplacez le nom de la table sélectionnée par l’emplacement de table souhaité.
    Supprimer la table de référence	Supprimez toutes les tables de référence supplémentaires que vous ajoutez en sélectionnant Supprimer dans la liste Actions supplémentaires située dans l’angle supérieur droit de la table (liste Actions ).
    Ajouter un nouveau champ	Ajoutez manuellement une colonne de champ à votre table en sélectionnant +Ajouter un nouveau champ, puis saisissez directement les détails. Ceci est similaire à la façon dont vous ajoutez des champs dans l’onglet Données de .Générateur de tables
    Modifier un champ	Pour modifier les propriétés du champ (par exemple, Type de champ), cliquez sur la propriété du champ pour la sélectionner, puis apportez vos modifications.
    Supprimer un champ	Sélectionnez l’icône Corbeille ( icône ) pour supprimer les champs d’une table.
    Ouvrir la table dans Générateur de tables	Sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données pour ouvrir la table sélectionnée dans Générateur de tables.

11. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire ensuite

Pour ouvrir votre table de données dans Générateur de tables, sélectionnez Ouvrir la table de données et le formulaire au-dessus des tables affichées. Pour plus d’informations sur la modification de vos tables de données dans , reportez-vous à Générateur de tablesla section Générateur de tables.

Pour ajouter une table de référence, reportez-vous à la section Ajouter une table de référence à partir d’un formulaire PDF.

Ajouter une table de référence à partir d’un formulaire PDF

Déplacez les champs vers une nouvelle table de données référencée à l’aide de l’extracteur de PDF dans App Engine Studio.

Avant de commencer

Remarque :

Cette fonctionnalité n’est disponible que si votre licence vous donne droit à une « option low-code exclusive » et que vous l’avez Générateur de tables pour App Engine installée. Contactez votre consultant Solutions pour plus d’informations.

Rôle requis : admin, sn_app_eng_studio.user ou delegated_developer

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Vous pouvez décider d’ajouter certaines informations de formulaire dans des tables distinctes référencées à partir de la table d’origine et pouvant être référencées par d’autres tables. Par exemple, si vous travaillez pour une compagnie d’assurance, vous pouvez créer des tables de données distinctes pour les factures, les réclamations et les polices qui peuvent être référencées sous forme de tables de données distinctes, même si les informations sont extraites d’un seul formulaire PDF.

Vous pouvez ajouter un champ de référence, puis créer la table de données de référence correspondante directement à partir de l’extracteur de PDF dans App Engine Studio.

Remarque :

Avant de créer de nouvelles tables de référence pour votre application, il est recommandé de vérifier que vous ne recréez pas accidentellement des tables qui existent déjà sur le Now Platform.

Procédure

1. Choisissez l’une des options suivantes :
   • Suivez les étapes décrites dans la procédure précédente pour télécharger un PDF (voir Créer une table à partir d’un formulaire PDF).
   • Si vous avez déjà téléchargé le PDF, sélectionnez l’élément Ouvrir l’extracteur de PDF sous l’onglet Formulaires ou Tableau dans Générateur de tables pour lancer l’outil d’extraction PDF.
   Le formulaire PDF s’affiche.
2. Sélectionnez Ajouter une table de référence dans le panneau latéral droit pour ajouter une table de référence à votre table.
3. Entrez les propriétés suivantes pour votre table de référence.

   Propriété de l’en-tête de colonne	Description
   Étiquette de la table	Étiquette unique pour la table de référence.
   Nom de la table	Nom de la base de données de la table de référence.
   Autoriser l'extension	Option permettant à d’autres tables de partager des données de cette table. Pour plus d’informations sur l’extension de table, reportez-vous à Extension de table.
   Numérotation automatique	Option permettant de suivre les enregistrements de table avec un numéro unique. Si vous sélectionnez cette option, définissez le préfixe, le numéro de départ et le nombre de chiffres.

   Ensuite, vous allez ajouter un champ de référence à la table d’origine que vous modifiez. Cela crée le lien entre les tables (par exemple, « Informations sur le vendeur »).
4. Sélectionnez l’étiquette de table de la table dans laquelle vous souhaitez ajouter votre champ de référence (la table d’origine est sélectionnée par défaut).
   La table d’origine doit être sélectionnée par défaut dans le champ Étiquette de table .
5. Saisissez une étiquette de champ de référence pour ce nouveau champ de référence (par exemple, « Informations sur le vendeur »).
6. Sélectionnez des champs de votre table d’origine pour les ajouter à votre nouvelle table de référence.
   Ces champs sont associés au champ de référence que vous avez ajouté à la table actuelle.

   Figure 4. Ajouter une table de référence

   

7. Sélectionnez Ajouter une table de référence.
   La table de référence apparaît ci-dessous et contient les champs que vous avez sélectionnés et qui figuraient dans la table d’origine.
8. Examinez et modifiez les champs et les propriétés de table au besoin.

   Tableau 3. Actions du volet Table

   Action	Description
   Déplacer les champs entre les tables	Pour déplacer un champ entre les tables dans l’extracteur PDF, remplacez le nom de la table sélectionnée par l’emplacement de table souhaité.
   Supprimer la table de référence	Supprimez toutes les tables de référence supplémentaires que vous ajoutez en sélectionnant Supprimer dans la liste Actions supplémentaires située dans l’angle supérieur droit de la table (liste Actions ).
   Ajouter un nouveau champ	Ajoutez manuellement une colonne de champ à votre table en sélectionnant +Ajouter un nouveau champ, puis saisissez directement les détails. Ceci est similaire à la façon dont vous ajoutez des champs dans l’onglet Données de .Générateur de tables
   Modifier un champ	Pour modifier les propriétés du champ (par exemple, Type de champ), cliquez sur la propriété du champ pour la sélectionner, puis apportez vos modifications.
   Supprimer un champ	Sélectionnez l’icône Corbeille ( icône ) pour supprimer les champs d’une table.
   Ouvrir la table dans Générateur de tables	Sélectionnez Ouvrir la table et le formulaire de données pour ouvrir la table sélectionnée dans Générateur de tables.

   Pour plus d’informations sur les contrôles de navigation supplémentaires dans le volet de table, reportez-vous à la section pdf-extractor.html#null__section_wkf_twk_gvb .
9. Sélectionnez Enregistrer.

Que faire ensuite

Pour ouvrir votre table de données dans Générateur de tables, sélectionnez Ouvrir la table de données et le formulaire au-dessus des tables affichées. Pour plus d’informations sur la modification de vos tables de données dans , reportez-vous à Générateur de tablesla section Générateur de tables.