バーチャル会議リンクを含む予約の作成

  • リリースバージョン: Zurich
  • 更新日 2025年07月31日
  • 所要時間：6分

    • オフィスの外にいる従業員がバーチャル会議リンクを使用して予約に参加できるようにします。[代理] で選択された従業員に対して仮想会議リンクが作成されます。

    始める前に

    注:
    バーチャル会議リンクを作成できるのは、アドミニストレーターがバーチャル会議の構成を有効にしている場合のみです。詳細については、「予約可能な目的の構成」と「予約を作成」を参照してください。

    必要なロール：sn_wsd_core.workplace_user

    手順

    1. 次のいずれかの開始点から [予約を行う] ページに移動します。
      ロケーションステップ
      アプリケーションナビゲーターから 移動先 ワークプレイス予約管理 > ポータル > 新規予約.
      従業員センター
      1. 従業員センター (すべて > セルフサービス > 従業員センター)) を開きます。ホームページで、次の場所に移動します: 職場 > すべての職場を参照 をクリックし、[職場サービス] を選択します。
      2. 予約ポータルを開き、次のいずれかを実行します。
        • クリック 予約 > 予約を行う.
        • ホームページで直接 [予約を行う] を選択します。
        • 職場サービスカタログから [新規一般予約] を選択します。
          1. 選択 カタログ > カテゴリ別参照 > 職場サービスカタログ.
            注:
            ポータルに複数のカタログが構成されている場合は、[カタログ] リストに移動し、 職場サービスカタログ.
          2. 選択 予約管理 > 新規一般予約.
      [予約を行う] ページが新しいタブで開きます。
    2. 予約する職場アイテムのタイプを選択します。
      タイプは、会議室やデスクなどのタブとして表示されます。
    3. オプション: [すべて参照] を選択します。
      [ すべて参照 ] 予約可能パスがデフォルトで選択されています。
      1. 次の利用可能な基準を使用して、予約する職場アイテムを検索します。
    4. [検索] をクリックします。
      検索条件に一致し、予約可能な職場アイテムが表示されます。
      注:
      人の近くを参照しているときにプライベートスペースがある場合、それらのスペースは検索結果に表示されません。
      注:
      [カードビュー] タブと [スケジュールビュー] タブを切り替えて、職場アイテムの使用可否を確認できます。会社がフロアマップをアップロードしている場合は、Mappedin またはインドアマッピングでフロアマップを表示します。フロアマップの使用方法の詳細については、「ワークプレイススペースマッピング」を参照してください。
    5. オプション: 職場アイテムをアルファベット順にソートするか、[フィルターを表示] オプションでフィルターを使用してソートします。

      職場アイテムをソートして、お気に入りの場所を最初に表示することもできます。オプションを表示するには、従業員センター にアクセスでき、お気に入りの場所を設定している必要があります。最初にお気に入りの場所がアルファベット順に表示され、その後に検索条件に一致する他の場所が表示されます。

      注:
      人の近くのスペースを参照している場合、職場アイテムをアルファベット順またはお気に入りの場所でソートすることはできません。人の近くのスペースは、近接度に基づいて検索されます。
    6. 次のいずれかのオプションを使用して、予約する職場アイテムを選択します。
      • [追加] をクリックします。
      • [スケジュールビュー] タブで [追加] をクリックします。
      • [マップビュー] で、緑色のスペースを選択し、[追加] を選択します。
    7. [次へ] を選択します。
    8. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. 予約の詳細フォーム
      フィールド 説明
      予約タイトル 会議のタイトル。
      すべてのスペース詳細をプライベートに設定 選択したすべてのスペースをプライベートにするオプション。
      注:
      このオプションは、選択したスペースの場所のプライバシー設定に基づいて表示されます。
      件名を非公開に設定 予約をプライベートとしてマークして、予約タイトルを非表示にするオプション。
      バーチャル会議リンクを追加 リモートの従業員が予約に参加できるように、バーチャル会議リンクを生成するオプション。
      注:
      • 仮想リンクが正常に作成されない場合、予約の詳細ページには会議リンクが表示されず、このオプションは予約レコードでクリアされます。会議リンクを再度生成するには、このオプションを選択してレコードを送信します。
      • Microsoft Teamsの会議リンクを追加すると、カレンダープロバイダーとのイベントの同期中に会議の詳細が取得されます。
      これは次のユーザーの予約です 他の人の代わりに予約を要求する場合は、その人の名前を選択します。自分のために予約を要求する場合は、このフィールドを空のままにします。
      この予約セクションに招待者を追加
      注:
      このセクションは、アドミニストレーターがこの職場の場所に出席者を招待する構成を有効にしている場合にのみ表示されます。
      同僚を招待 予約に招待する従業員を選択します。
      外部訪問者を招待 外部訪問者を招待するオプション。
      注:
      このオプションは、ワークプレイス訪問者管理 アプリケーションをインストールしている場合にのみ表示されます。
      • 以前に既に登録している訪問者の場合は、次の操作を実行します。
        1. [前の訪問者] を選択します。
        2. [以前の訪問者を選択] フィールドで、訪問者を選択します。

          訪問者の詳細をプレビューし、必要に応じて詳細を変更することもできます。詳細は、すべての訪問者関連レコードと登録レコードで自動的に更新されます。

      • 初めて訪問者を登録する場合は、次の操作を実行します。
        1. [新しい訪問者を追加] を選択します。
        2. [訪問者のタイプ] で訪問者のタイプを選択します。
        3. 訪問者が特別ゲストの場合は、[VIP] を有効にします。
        4. [名] に訪問者の名前を入力します。
        5. [姓] に訪問者の姓を入力します。
        6. [メールアドレス] に、登録の詳細と連絡事項を送信する訪問者のメールアドレスを指定します。
        7. [電話番号] に訪問者の電話番号を入力します。
        8. [組織] に訪問者の組織の詳細を入力します。
        9. [役職] に訪問者の役職を入力します 。
        10. [プライベートメモ] セクションで、任意の個人情報を指定します。
        11. [訪問者の設定] フィールドと [通知設定] フィールドで、訪問者の設定を選択します。
        12. [保存して追加] をクリックして訪問者を追加します。
      追加サービスを追加 予約で利用可能な追加サービス。
    9. [予約を送信] をクリックします。

    タスクの結果

    予約はバーチャル会議リンク付きで作成されます。予約に出席者を招待した場合は、予約の詳細とともに会議リンクが送信されます。
    予約の記録を表示するには、予約の [予約概要] に移動し、[その他詳細] を選択します。バーチャル会議プロバイダーにパスコードが設定されている場合は、[その他詳細] で関連するパスコードを表示することもできます。パスコードを表示できるのは、主催者と [これは次のユーザーの予約です] フィールドで指定されたユーザーのみです。
    • Zoom：Zoom 会議リンクが追加された場合、そのリンクは会議への招待を含むメールの [場所] フィールドに表示されます。
    • Microsoft Teams：バーチャル会議リンクを使用して予約が作成されると、会議リンクと参加関連の詳細が取得されます。この予約が Microsoft Outlook カレンダーと同期されると、会議リンクと参加関連の詳細がカレンダーイベントの本文に追加されます。同様に、[Teams 会議 (Teams meeting)] トグルボタンを使用して Microsoft Outlook カレンダーで予約が作成されると、会議リンクが取得され、バーチャル会議リンクとして保存されます。
      注:
      会議リンクはメールの本文に表示されるため、いずれの場合も会議の詳細を更新または変更する場合は、ワークプレイス予約管理 のみを使用して行う必要があります。予約の同期が実行されると、詳細 (この場合は会議リンクと詳細) は一方向、つまり ワークプレイス予約管理 からカレンダープロバイダー (この場合は Microsoft Teams) でのみ同期されるためです。カレンダープロバイダーから会議の詳細またはメモに既に変更を加えている場合は、同期が実行されると ワークプレイス予約管理 によって上書きされます。
    • その他のバーチャル会議プロバイダー： 会議リンクが、会議への招待を含むメールの [場所] フィールドに追加されます。