契約要求の署名ワークフロー
契約管理プロ は、契約要求の電子署名または自筆 (手書き) 署名をサポートしています。
- 電子署名：署名者が契約ドキュメントに電子的に署名できるようにします。詳細については、「電子署名プロバイダーの構成」を参照してください。
完了証明書を生成する場合は、契約要求で署名タイプとして電子署名を選択する必要があります。詳細については、「完了証明書を生成するためのシステムプロパティのアクティブ化」を参照してください。
- 自筆署名：署名者が契約ドキュメントに手書きで署名できるようにします。その後、署名されたドキュメントを契約要求にアップロードできます。詳細については、「手書きで署名された契約書をアップロード」を参照してください。
電子署名のワークフロー
- 確定したドキュメントを署名用に署名者に送信します。
- 状況と契約ステータスが [署名待ち] に更新され、電子署名フローが「電子署名プロバイダーの構成」の設定に従ってトリガーされます。
- 契約書が署名可能になったことを示すメール通知が、最初の署名者に送信されます。メールには、契約ドキュメントへのリンクが含まれています。署名者は、この契約ドキュメントを開いて、 DocuSign または Adobe Sign の電子署名プロバイダーを介してドキュメントに署名できます。
署名者は、[署名者] タブで設定された順序に従って署名要求メールを受信します。
- [名前]、[タイトル]、[メール] などの署名者フィールドは、署名用に送信される前に契約ドキュメントに事前に入力されません。これらのフィールドは、署名者がドキュメントにアクセスして署名するときに、電子署名プロバイダーによって入力されます。
- 署名者は、契約ドキュメントに署名するか、拒否することができます。
表 : 1. 契約ドキュメントに対する署名者のアクション 署名者のアクション ワークフロー すべての署名者が電子署名を行うことを選択します - 最初の署名者が契約書に署名します
複数の署名者が存在する場合、契約ドキュメントは順番の次の署名者に送信されます。
要求の現在の署名者のステータスが [保留中の署名] から [署名済み] に更新されます。次の署名者のステータスが [未開始] から [保留中の署名] に更新されます。
- 最後の署名者がドキュメントに署名すると、契約リポジトリレコードが作成され、署名済みドキュメントが添付されます。
複数の契約ドキュメントを含む契約要求の場合、署名済みの契約ドキュメントは個々のドキュメントに分割され、それぞれの契約タイプの契約リポジトリレコードに添付されます。
要求のステータスが [契約署名済み] に更新されます。
1 人以上の署名者が自筆署名を行うことを決定しました - 1 人以上の署名者が、電子署名の代わりに自筆署名を行うことを決定しました。
- PDF 形式の自筆署名された契約ドキュメントが契約履行者と共有されます。
- 契約履行者は署名済みドキュメントをアップロードし、自筆署名済みの契約ドキュメントを共有した署名者を選択して、ドキュメントを次の署名者に送信して署名ワークフローを続行します。
要求の署名者のステータスが [保留中の署名] から [署名済み] に更新されます。次の署名者のステータスが [未開始] から [保留中の署名] に更新されます。すべての署名者がドキュメントに署名すると、署名タイプは [混合署名] に更新されます。
- 最後の署名者がドキュメントに署名すると、契約リポジトリレコードが自動的に作成され、署名済みドキュメントが添付されます。
複数の契約ドキュメントを含む契約要求の場合、署名済みの契約ドキュメントは個々のドキュメントに分割され、それぞれの契約タイプの契約リポジトリレコードに添付されます。
要求のステータスが [契約署名済み] に更新されます。
ドキュメントは署名者によって拒否されます。
署名者がドキュメントへの署名を拒否したことを知らせるメール通知が、要求者に送信されます。 要求の署名者のステータスが [拒否] に更新されます。
[ステータス] が [対応中] に変わり、[契約ステータス] が [署名拒否 (Signing Declined)] に変わります。
契約ドキュメントが署名のために再送信されます。 契約ユーザーが履行した契約要求の場合:契約ユーザーは変更要求を送信できます。契約履行者は変更要求を処理し、更新されたドキュメントを契約要求者に返送します。更新された契約ドキュメントは、契約ユーザーによる署名のために送信されます。
契約履行者が履行した契約要求の場合:契約履行者は、手動または再生成オプションを使用してドキュメントリビジョンを作成し、署名のためにドキュメントを再送信します。
システムプロパティ sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificate が true に設定されている場合、完了証明書が生成され、契約リポジトリレコードに添付されます。
- 最初の署名者が契約書に署名します
自筆署名のワークフロー
- 確定したドキュメントを署名用に署名者に送信します。
- 状況と契約のステータスが [署名待ち] に更新されます。
- メール通知は 最初の 署名者に順番に送信され 契約ドキュメントが PDF としてメールに添付されます。
現在の署名者は、メールの [宛先] フィールドに入力されます。契約履行者、契約をオープンしたユーザー、契約が要求されたユーザー、および署名用に送信アクションのイニシエーターが [CC] フィールドに配置されます。
- 署名者はドキュメントを承認または拒否します。
表 : 2. 契約ドキュメントに対する署名者のアクション 署名者のアクション ワークフロー 現在の署名者がドキュメントを承認し、保留中の署名者がいます - 署名者は契約ドキュメントを印刷して署名し、署名要求者に返送します。
- 署名された契約ドキュメントを受信すると、契約履行者は署名済みの契約をアップロードし、ドキュメントを保留中の署名者に送信します。
署名者がドキュメントを却下する
署名者は、必要な修正のためにドキュメントを要求者に返送します。署名者と契約履行者は協力して契約ドキュメントを確定できます。 すべての署名者がドキュメントに署名している - すべての署名者が署名した契約ドキュメントを受信すると、契約履行者は署名された契約ドキュメントを PDF 形式でアップロードします。
- 契約ドキュメントは、アップロード後にリポジトリに追加されます。
自己提供型の契約の場合、要求の状況が [完了してクローズ] に、契約のステータスが [契約署名済み] に更新されます。
非自己提供型の契約の場合、要求の状況と契約のステータスが [契約署名済み] に更新されます。契約要求をクローズするには、[完了してクローズ] を選択します。
詳細については、「手書きで署名された契約書をアップロード」を参照してください。
署名ワークフローの進行中に署名者を変更する
[署名者を変更] オプションを使用すると、署名ワークフローの進行中に保留中の署名者を追加、削除、編集、または並べ替えることができます。このアクションを開始すると、システムプロパティ maximum_signature_pause_durationで定義された期間、署名ワークフローが一時停止します。変更を加えた後に署名ワークフローを続行するには、[ 署名の再開] オプションを使用してワークフローを再開します。
- [署名者を変更] オプションを使用して署名者を変更。
- 署名者を追加、削除、変更、または並べ替えます。注:
- 署名ブロックベースの契約テンプレートでは、アクションを追加、変更、削除、および並べ替えることができますが、参加者ベースのテンプレートでは、変更および並べ替えアクションのみが 有効 になります。
- [署名者を変更] オプションは、自筆署名ワークフローと電子署名プロバイダー統合を使用した電子署名ワークフローで使用できます DocuSign 。
- [ 署名の再開 ] を選択して 変更が完了したら署名ワークフローを再開します。 注:設定された期間内に署名 ワークフロー が再開されない場合、署名者に加えられた変更はすべて元に戻り、署名 ワークフロー は前の状態から再開されます。
- 署名要求のメール通知が署名者に送信されます。
- 最後の署名者がドキュメントに署名すると、契約リポジトリレコードが作成され、署名済みドキュメントが添付されます。
契約ドキュメントへのアクセス権
- 契約履行者は、契約ドキュメントを表示および更新できます。
- 契約ドキュメントを削除できるのは契約アドミニストレーターのみです。
- 要求者は、契約要求を送信した契約ドキュメントのみを表示できます。
- ウォッチリストに追加されたユーザーは、追加された契約要求の契約ドキュメントのみを表示できます。
契約リポジトリレコードの生成中に、マッピングされたフィールドとその値に対してデータタイプと正確性が検証されます。検証エラーが見つかった場合、契約履行者にメール通知が送信されます。このメールには、最終的な契約ドキュメントにコピーされていないフィールドのリストと契約リポジトリレコードへのリンクも記載されています。履行者は、リンクを使用してレコードを開き、値を修正して検証エラーを解決します。