Legacy Workspace 이메일 클라이언트 설정

  • 릴리스 버전: Washingtondc
  • 업데이트 날짜 2024년 02월 01일
  • 읽기16분

    • 작업 공간 에이전트가 기록 뷰에서 직접 발신자에게 이메일을 보낼 수 있는 이메일 클라이언트를 포함하도록 설정합니다.

    Workspace 이메일 클라이언트

    워크스페이스 이메일 클라이언트를 설정하려면 다음을 수행합니다.

    테이블에 이메일 클라이언트 사용 Legacy Workspace

    사용자가 테이블 기록에서 직접 이메일을 보낼 수 있도록 테이블에 대해 이메일 클라이언트를 활성화합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: admin

    이 태스크 정보

    이메일 클라이언트는 인시던트 [incident] 테이블에서 기본적으로 활성화되어 있습니다. 테이블에 딕셔너리 속성을 추가하여 다른 테이블에 이메일 클라이언트를 email_client 활성화할 수 있습니다.
    주:
    이 기능은 현재 테이블을 확장하는 테이블에 상속되지 않습니다. 예를 들어, 작업 테이블에서 이메일 클라이언트를 사용하도록 설정해도 인시던트나 문제 테이블에서는 활성화되지 않습니다.

    프로시저

    1. 이메일 클라이언트를 활성화할 테이블에서 기록을 엽니다.
      예를 들어 문제 [problem] 테이블에 대해 이메일 클라이언트를 활성화하려면 다음으로 이동합니다. 문제 > 오픈그런 다음 문제 기록을 엽니다.
    2. 양식에서 메뉴 아이콘( 메뉴 아이콘)을 클릭한 다음 구성 > 딕셔너리레이블이 표시됩니다.
    3. 딕셔너리 항목 목록에서 첫 번째 기록을 엽니다.
      첫 번째 레코드의 레코드 형식은 Collection 이며 열 이름에 대한 항목이 없습니다.
    4. 양식의 관련 링크 섹션에서 고급 뷰를 클릭합니다.
    5. 속성 필드에 email_client=true를 입력합니다.
      필드에 다른 값이 있으면 속성을 쉼표로 구분합니다.
    6. 업데이트를 클릭합니다.

    이메일 클라이언트에 대한 수신자 한정자 Legacy Workspace 정의

    이메일 클라이언트에 표시되는 수신자의 자동 완성 목록을 제어하는 구성을 만듭니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: email_client_admin 또는 admin

    이 태스크 정보

    자동 완성 목록에 선택한 ServiceNow 테이블의 추가 필드를 표시하는 수신 한정자를 지정할 수 있습니다. 이러한 필드는 이름과 성이 같은 이메일 받는 사람을 구분합니다.
    Email Client Recipient Qualifier 양식의 다음 탭을 사용하여 수신자 구성을 정의합니다.
    • 표시 구성 – 이메일 수신자 자동 완성 동작을 설정하고 필요에 따라 추가 필드를 선택하여 동일한 이름을 가진 수신자를 구별합니다. 추가 필드를 통해 사용자는 이메일의 적절한 수신자를 선택할 수 있습니다.
    • Query Configuration(쿼리 구성 ) – 선택한 테이블을 쿼리하고 반환된 수신자 결과를 필터링하는 조건 또는 스크립트를 지정합니다.
    이메일 클라이언트 구성에 사용할 수 있는 다른 수신자 구성을 정의할 수 있습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 이메일 클라이언트 > 이메일 클라이언트 수신 한정자 을 클릭하고 새로 만들기를 클릭합니다.
    2. 수신 한정자 양식의 맨 위에 있는 필드에 내용을 입력합니다.
      필드 설명
      이름 이 이메일 클라이언트 수신자 구성의 고유한 이름입니다.
      애플리케이션 범위가 지정된 애플리케이션의 유형입니다.
      테이블 수신자에 대해 쿼리할 테이블입니다 ServiceNow .
      설명 이 수신자 구성에 대한 간략한 설명입니다.
    3. 표시 구성 탭의 필드를 입력하여 이메일 클라이언트의 자동 완성 표시를 제어합니다.
      필드 설명
      이메일 주소 수신자 이메일 주소가 포함된 테이블의 필드입니다.
      표시 이름 수신자 이름에 사용되는 테이블의 필드가 표시됩니다.
      순서 정의된 다른 수신 한정자를 기준으로 반환되는 결과 순서입니다.
      추가 표시 필드 자동 완성 목록에 표시할 테이블에서 추가 필드를 선택하기 위한 컨텐츠 목록입니다. 같은 이름을 공유하는 수신자를 구분합니다.
      추가 필드 검색 추가 필드를 검색할 수 있도록 하는 확인란입니다. 추가 표시 필드를 쿼리(검색)하여 자동 완성 목록에 반환된 수신자를 확장합니다.
    4. 쿼리 구성 탭의 필드를 채웁니다.
      필드 설명
      프리픽스 검색 접두사를 사용하여 원하는 수신자를 찾는 옵션입니다.
      주:
      Prefix Search 옵션을 선택하면 수신자의 이름을 필터링하는 옵션이 있는 Last Name Field(성 필드) 드롭다운 메뉴가 표시됩니다.
      유형 자동 완성 목록에 반환된 수신자를 필터링하는 방법을 선택합니다.
      • 조건
      • 스크립트
      조건 유형에 대한 조건을 선택한 경우 조건 작성기를 사용하여 적절한 수신자를 반환하기 위해 충족해야 하는 조건을 지정합니다.
      스크립트 유형에 대해 스크립트를 선택한 경우 다음 변수를 사용하여 적절한 수신자를 반환하는 스크립트를 입력합니다.
      • recipientQuery: 쿼리되는 테이블의 GlideRecord입니다.
      • targetRecord: 이메일 클라이언트가 열린 대상 기록에 대한 GlideRecord입니다.
      예를 들어, 이 recipientQuery는 고객 연락처 테이블을 나타내는 GlideRecord입니다. targetRecord 변수는 이메일 클라이언트가 열린 고객 서비스 케이스입니다. 이 쿼리는 이메일 클라이언트 자동 완성 결과를 고객 서비스 케이스와 동일한 계정에 속한 접촉 창구로 제한합니다.
      (function (recipientQuery, targetRecord) {
	
	 // Limit results to contacts belonging to the account for the case.
	 var account = targetRecord.getValue('account');
	 recipientQuery.addQuery('account', account);

})(recipientQuery, targetRecord);
    5. 제출을 클릭합니다.
      수신자 한정자 구성이 수신자 한정자 [sys_recipient_qualifier] 테이블에 추가되고 이메일 클라이언트 구성에서 사용할 수 있게 됩니다.

    이메일 클라이언트의 Legacy Workspace 보낸 사람 주소 정의

    이메일 클라이언트에서 보낸 메시지의 보낸 사람 주소에 표시되는 허용 가능한 이메일 주소를 설정합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: admin

    프로시저

    1. 다음으로 이동 이메일 클라이언트 > 주소의 이메일 클라이언트 을 클릭하고 새로 만들기를 클릭합니다.
    2. 표시 이름에 이메일 클라이언트 메시지의 보낸 사람 필드에 표시할 이름을 입력합니다.
    3. 이메일 클라이언트에서 보낸 사람 주소에 유효한 이메일 주소를 입력합니다.
    4. 제출을 클릭합니다.
      보낸 사람 주소가 Email Client 보낸 사람 주소 [sys_email_client_from_address] 테이블에 추가됩니다.

    Legacy Workspace 이메일 클라이언트 구성 만들기

    선택한 ServiceNow 테이블을 기반으로 하는 이메일 클라이언트의 표시 및 동작을 제어하는 구성을 정의합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: email_client_admin 또는 admin

    이 태스크 정보

    구성에 따라 표시되는 수신자 자동 완성 결과, 입력할 수 있는 이메일 주소 및 클라이언트와 메시지를 보낼 때 사용할 허용 가능한 보낸 사람 주소 집합이 결정됩니다.

    테이블당 ServiceNow 하나의 이메일 클라이언트 구성을 생성할 수 있습니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 이메일 클라이언트 > 이메일 클라이언트 구성 을 클릭하고 새로 만들기를 클릭합니다.
    2. 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      필드 설명
      이름 이 이메일 클라이언트 구성의 고유한 이름입니다.
      애플리케이션 범위가 지정된 애플리케이션의 유형입니다.
      활성 구성이 활성 상태임을 나타내는 옵션입니다. 구성은 기본적으로 활성화됩니다.
      테이블 ServiceNow 이 클라이언트 구성이 적용되는 테이블입니다. 목록에서 테이블을 선택합니다.
    3. 수신자 구성 섹션에서 이 클라이언트 구성에 사용할 수신자 한정 자를 선택합니다.
      1. 잠금 아이콘( 잠금 아이콘)을 클릭합니다.
        기본적으로 두 가지 유형의 수신자, 즉 이메일 계정이 있는 활성 사용자와 이메일 계정이 있는 활성 그룹을 사용할 수 있습니다.
      2. 검색 아이콘( 검색 아이콘)을 클릭하고 사용 가능한 수신자 구성 목록에서 수신자 구성을 선택합니다.
      3. 잠금 아이콘( 잠금 아이콘)을 클릭하여 잠급니다.
    4. 표시 구성 섹션에서 다음을 수행합니다.
      1. 보낸 사람 표시 옵션을 선택하여 전자 메일 클라이언트에 보낸 사람 전자 메일 주소를 표시하거나, 확인란의 선택을 취소하여 전자 메일 클라이언트에서 보낸 사람 전자 메일 주소를 숨깁니다.
      2. 회신 대상 표시 옵션을 선택하여 전자 메일 클라이언트에 회신 주소를 표시하거나, 확인란의 선택을 취소하여 전자 메일 클라이언트에서 회신 전자 메일 주소를 숨깁니다.
    5. 첨부 파일 처리 섹션에서 첨부 파일 전송 작업 필드에 대한 세 가지 선택 사항 중 하나를 선택합니다.
      옵션설명
      이메일 기록에 연결 이메일을 보낼 때 이메일 클라이언트 첨부 파일을 이메일[sys_email] 레코드에 보관합니다.
      대상 기록에 연결 이메일을 보낼 때 대상 기록에 이메일 클라이언트 첨부 파일을 첨부합니다. 이 옵션은 기본값입니다.
      조건에 맞게 대상 기록에 연결 이메일을 보낼 때 대상 기록으로 이동되는 이메일 클라이언트 첨부 파일을 정의하는 조건을 설정합니다. 조건을 충족하지 않는 첨부 파일은 이메일을 보낼 때 이메일 기록에 남아 있습니다.
    6. 필터 구성 섹션에서 이메일 클라이언트에 적용할 이메일 주소 필터를 선택합니다.
      1. 잠금 아이콘( 잠금 아이콘)을 잠금 해제합니다.
      2. 검색 아이콘( 검색 아이콘)을 클릭하고 하나 이상의 이메일 주소 필터를 선택합니다.
      3. 자물쇠 아이콘( 자물쇠 아이콘)을 클릭하여 이메일 주소 필터를 잠급니다.

      선택한 각 필터는 지정된 이메일 주소를 평가하고 지정된 주소가 아웃바운드 이메일에 적용하기에 유효한지 여부를 결정합니다.

    7. 제출을 클릭합니다.
      구성이 이메일 클라이언트 구성 [sys_email_client_configuration] 테이블에 추가됩니다.

    Legacy Workspace 이메일 클라이언트 템플릿 만들기

    이메일 클라이언트를 사용하는 각 테이블에 대해 다른 템플릿을 만들 수 있습니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: admin

    이 태스크 정보

    이메일 클라이언트는 자체 이메일 템플릿을 사용하여 필드의 기본값을 정의합니다. 이메일 클라이언트 템플릿 양식에서 다음 섹션을 사용하여 클라이언트 템플릿을 빌드합니다.
    • Content: 메시지 본문입니다.
    • 받는 사람: 전자 메일 메시지를 받는 사용자의 전자 메일 주소입니다. 이메일 주소는 메시지의 받는 사람, 참조 및 숨은 참조 필드에 표시됩니다.
    • 보낸 사람 구성: 메시지의 전자 메일 보낸 사람(보낸 사람 전자 메일 주소)을 만드는 데 사용되는 방법입니다.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 이메일 클라이언트 > 이메일 클라이언트 템플릿레이블이 표시됩니다.
    2. 새로 만들기를 클릭합니다.
    3. 이메일 클라이언트 템플릿 양식의 맨 위에 있는 필드를 채웁니다.
      이메일 클라이언트 템플릿 양식의 상단 섹션
      필드 설명
      이름 고유한 템플릿 이름입니다.
      테이블 템플릿이 적용되는 테이블입니다. 동일한 테이블에 대해 이메일 클라이언트를 활성화합니다.
      조건 이 클라이언트 템플릿이 사용되는 시기를 결정하는 조건입니다. 조건 작성기를 사용하여 이 템플릿이 이메일 클라이언트에 적용되기 전에 일치해야 하는 대상 기록을 식별합니다.
      애플리케이션 범위가 지정된 애플리케이션의 유형입니다.
      실행 순서 템플릿 조건이 평가되는 순서를 나타내는 숫자입니다.
    4. 컨텐츠 탭의 필드에 내용을 입력합니다.
      이메일 클라이언트 템플릿 양식의 컨텐츠 탭. 이메일 클라이언트 메시지의 내용을 지정하는 데 사용됩니다.
      필드 설명
      제목 이메일 설명을 입력합니다.
      주:
      이메일 클라이언트의 제목 필드는 이메일 [sys_email] 테이블의 제목 필드에 대한 기본 설정보다 더 많은 문자 수를 허용합니다. 클라이언트의 제목 텍스트가 잘리는 경우 이메일 테이블의 제목 필드에 대한 최대 길이 값을 늘립니다.
      컨텐츠 유형 메시지 본문 내용의 형식을 선택합니다(HTML 또는 일반 텍스트).
      본문 HTML

      컨텐츠 유형으로 HTML을 선택한 경우 HTML 편집기 도구 모음을 사용하여 메시지 본문의 컨텐츠를 입력하여 HTML 서식을 지정합니다.

      필드 값을 참조하려면 변수 목록에서 변수를 선택하거나 ${table_name.variable_name} 구문을 사용하여 변수 참조를 수동으로 입력합니다. 이메일 클라이언트를 시작하는 사용자를 참조하려면 변수 ${current_user}을(를) 입력합니다.
      주:
      이메일 클라이언트 템플릿의 ${description} 및 ${comments}와 같은 여러 줄 필드에는 줄 바꿈이 나타나지 않습니다.

      본문 HTML 필드에서 ${mail_script:script name}을 사용하여 메일 스크립트를 호출할 수 있습니다.
      본문 텍스트

      컨텐츠 유형으로 일반 텍스트를 선택한 경우 메시지 본문에 표시할 텍스트 또는 메일 스크립트를 입력합니다.

      다음 구문을 사용하여 본문 텍스트 필드에 메일 스크립트를 삽입할 수 있습니다.
      <mail_script> [code] </mail_script>
    5. 수신자 탭의 필드에 내용을 입력합니다.
      이메일 클라이언트 템플릿 양식의 컨텐츠 탭. 이메일 클라이언트 메시지의 내용을 지정하는 데 사용됩니다.
      필드 설명
      - 사용자 이메일 주소 또는 특정 이메일 주소를 포함하는 필드 이름의 목록을 쉼표로 구분하여 입력합니다. 스크립트를 사용하여 이메일 주소를 참조하려면 스크립트 포함을 생성한 후 받는 사람 필드에서 스크립트 포함을 호출합니다. 스크립트는 javascript: 접두사로 시작해야 합니다. 스크립트는 쉼표로 구분된 문자열로 이메일 주소를 반환해야 합니다.
      참조

      사용자 이메일 주소 또는 특정 이메일 주소를 포함하는 필드 이름의 목록을 쉼표로 구분하여 입력합니다. 스크립트를 사용하여 이메일 주소를 참조하려면 스크립트 포함을 생성한 후 참조 필드에서 스크립트 포함을 호출합니다. 스크립트는 javascript: 접두사로 시작해야 합니다. 스크립트는 쉼표로 구분된 문자열로 이메일 주소를 반환해야 합니다.

      이 필드의 주소는 받는 사람 필드와 같을 수 없습니다.
      숨은 참조

      사용자 이메일 주소 또는 특정 이메일 주소를 포함하는 필드 이름의 목록을 쉼표로 구분하여 입력합니다. 스크립트를 사용하여 이메일 주소를 참조하려면 스크립트 포함을 생성한 다음 숨은 참조 필드에서 스크립트 포함을 호출합니다. 스크립트는 javascript: 접두사로 시작해야 합니다. 스크립트는 쉼표로 구분된 문자열로 이메일 주소를 반환해야 합니다.

      이 필드의 주소는 받는 사람 또는 참조 필드와 같을 수 없습니다.
    6. 보낸 사람 구성 탭에서 원본 작성 유형을 선택하여 전자 메일 클라이언트 메시지의 보낸 사람(보낸 사람 주소)이 생성되는 방법을 결정합니다.
      SMTP 이메일 계정에 정의된 주소와 다른 보낸 사람 주소를 원하는 경우에만 이 필드를 사용하십시오.
      • 없음: 보낸 사람 주소가 전자 메일 클라이언트 메시지에 생성되지 않습니다.
      • SMTP 이메일 계정: 인스턴스에 대한 SMTP 이메일 계정의 보낸 사람 주소를 보낸 사람으로 사용합니다.
      • 목록에서 선택: Email Client From Address [sys_email_client_from_address] 테이블에 정의된 허용 가능한 보낸 사람 주소 목록에서 선택합니다.
      • 스크립트: 이메일 클라이언트 소스 주소 [sys_email_client_from_address] 테이블에서 GlideRecord 쿼리를 실행합니다.
        예를 들어 다음 스크립트는 인시던트 호출자의 위치를 기반으로 보낸 사람 주소를 설정합니다.
        (function (fromAddressQuery, targetRecord) {
    // targetRecord is incident for this template
    var location = targetRecord.caller_id.country;

    if (location == 'us')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.us@example.com');
    else if (location == 'japan')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.jp@example.com');
    else if (location == 'uk')
        fromAddressQuery.addQuery('email_address', 'servicedesk.uk@example.com');

})(fromAddressQuery, targetRecord);
      • 텍스트: 클라이언트에서 사용할 이메일 발신자 주소를 입력합니다.
      주:

      보낸 사람 주소를 표시하도록 이메일 클라이언트를 구성하지 않으면 보낸 사람 이메일 주소가 이메일 클라이언트에 나타나지 않습니다. 이메일 클라이언트의 동작 관리에 대한 자세한 내용은 을 참조하십시오 Email client configurations.

      보낸 사람 주소의 도메인이 SMTP 전자 메일 계정 서버의 도메인이 아닌 경우 보낸 사람 도메인의 소유자가 도메인에 대한 SPF 레코드를 구성해야 합니다. 소유자는 인스턴스가 해당 도메인에서 온 것처럼 이메일을 보낼 수 있도록 도메인 설정을 변경합니다. SPF 레코드 사용에 대한 자세한 내용은 ServiceNow KB0535456를 참조하십시오.

    7. 제출을 클릭합니다.
      템플릿이 이메일 클라이언트 템플릿 [sys_email_client_template] 테이블에 추가됩니다.

    이메일 클라이언트에 Legacy Workspace 대한 빠른 메시지 정의

    사용자가 일관되고 효율적으로 이메일을 작성할 수 있도록 이메일 클라이언트에 추가할 미리 정의된 컨텐츠를 생성합니다.

    시작하기 전에

    필요한 역할: email_client_quick_message_author 또는 admin

    이 태스크 정보

    에이전트는 Workspace에서 초안을 작성한 이메일에 빠른 메시지를 삽입할 수 있습니다. 기본적으로 빠른 메시지 콘텐츠는 커서 위치에 삽입됩니다. 대신 이메일 초안의 모든 기존 콘텐츠를 빠른 메시지 콘텐츠로 대체하려면 속성을 false로 설정합니다glide.email_client.quick_message.insert.

    프로시저

    1. 다음으로 이동 이메일 클라이언트 > 빠른 메시지레이블이 표시됩니다.
    2. 새로 만들기를 클릭합니다.
    3. 양식의 필드에 내용을 입력합니다.
      필드 설명
      직위 빠른 메시지 선택기에 나타나는 이름입니다.
      활성 빠른 메시지를 활성화하는 옵션입니다. 선택하면 빠른 메시지 선택기에서 빠른 메시지를 선택할 수 있습니다.
      애플리케이션 범위가 지정된 애플리케이션의 유형입니다.
      사용자 이 빠른 메시지에 액세스할 수 있는 사용자입니다. 사용자를 선택하면 이 빠른 메시지에 대한 액세스가 해당 사용자로 제한됩니다. 사용자 기반 제한이 없도록 필드를 비워 둡니다.
      그룹 소속 구성원이 이 빠른 메시지에 액세스할 수 있는 그룹입니다. 그룹을 선택하면 이 빠른 메시지에 대한 액세스가 해당 그룹으로 제한됩니다. 그룹 기반 제한이 없도록 필드를 비워 둡니다.
      테이블 빠른 메시지가 적용되는 테이블입니다. 모든 테이블에서 빠른 메시지를 사용할 수 있도록 하려면 비워 둡니다.
      조건 빠른 메시지가 이메일 클라이언트에 나타나 선택할 수 있게 되려면 조건과 일치해야 하는 대상 기록입니다.
      본문

      이메일 클라이언트의 메시지 텍스트 필드에 삽입할 컨텐츠입니다. 기본적으로 이 필드는 HTML 형식을 지원합니다.

      필드 값을 참조하려면 변수 목록에서 변수를 선택하거나 ${table_name.variable_name} 구문을 사용하여 변수 참조를 수동으로 입력합니다. 이메일 클라이언트를 시작하는 사용자를 참조하려면 변수 ${current_user}을(를) 입력합니다.

      이러한 값을 사용하여 에이전트가 고객에게 보내는 이메일 응답에 미리 정의된 서명을 포함할 수 있습니다.

      주:
      이메일 클라이언트 템플릿의 ${description} 및 ${comments}와 같은 여러 줄 필드에는 줄 바꿈이 나타나지 않습니다.
    4. 제출을 클릭합니다.