Introduction aux workflows
L’éditeur de workflow graphique fournit une interface par glisser-déposer pour automatiser les processus en plusieurs étapes sur l’ensemble de la plateforme.
Parties d’un workflow
- Propriétés
- Spécifiez des paramètres de configuration tels que le nom du workflow, la table dont les enregistrements sont traités par le workflow et les conditions d’exécution.
- Activités
- Spécifiez la séquence d’opérations effectuées par le workflow, telles que la génération d’enregistrements, la notification aux utilisateurs d’approbations en attente ou l’exécution de scripts.
- Transitions
- Spécifiez les conditions dans lesquelles exécuter une activité.
- Conditions de sortie
- Spécifiez les conditions dans lesquelles exécuter une transition.
- Contextes
- Stockez les informations d’exécution historiques sur une exécution de workflow spécifique dans un enregistrement de contexte de workflow.
- Versions
- Stockez les informations de conception historiques d’un workflow spécifique dans un enregistrement de version de workflow.
Cycle de vie du workflow
Un workflow démarre lorsqu’un événement déclencheur se produit. Les déclencheurs courants incluent un enregistrement inséré dans une table spécifique, ou un champ particulier dans une table défini sur une valeur spécifiée. Par exemple, vous pouvez créer un workflow qui s’exécute chaque fois qu’un utilisateur demande l’approbation d’un élément qu’il souhaite commander dans le catalogue. Vous pouvez également planifier des workflows pour qu’ils s’exécutent périodiquement ou les appeler à partir de scripts tels que des règles métier.
Lorsqu’une activité se termine, le workflow passe à l’activité suivante. Une activité peut avoir plusieurs transitions différentes possibles vers diverses activités, en fonction du résultat de l’activité. En poursuivant l’exemple ci-dessus, si la demande de l’utilisateur est approuvée, l’activité peut passer à une activité qui invite quelqu’un à commander l’élément. Si la demande de l’utilisateur est refusée, l’activité peut passer à la notification à l’utilisateur que sa demande a été refusée.
L'éditeur de workflow graphique représente visuellement les workflows sous forme d'organigrammes. Il affiche les activités sous forme de cases étiquetées avec des informations relatives à cette activité et les transitions d’une activité à l’autre sous forme de lignes connectant les cases.
- Une activité est traitée et une action définie par cette activité se produit.
- À l’achèvement d’une action par une activité, le workflow vérifie les conditions de l’activité.
- Pour chaque condition correspondante, le workflow suit la transition vers l’activité suivante.
Lorsque le workflow est à court d’activités, il est terminé. Le contexte du workflow stocke l’historique d’exécution des activités et des transitions exécutées. La version de workflow stocke l’historique de conception des activités, des transitions et des conditions de sortie disponibles pour l’exécution.
Propriétés du workflow
Les propriétés de workflow spécifient quand exécuter un workflow et sur quels enregistrements il agit. Pour en savoir plus sur les propriétés du workflow, reportez-vous à Propriétés du workflow.
Activités du workflow
Une activité de workflow contient des instructions qui sont traitées par le workflow.
Les activités peuvent inclure l’exécution de scripts, la manipulation d’enregistrements, l’attente d’une période de temps définie ou la journalisation d’un événement. Les conditions du workflow déterminent si l’activité est effectuée ou non. Les activités peuvent être ajoutées, supprimées ou réorganisées. Des transitions peuvent être tracées entre les activités.
Il s’agit d’une activité qui déclenche une notification :
Le workflow exécute des activités en tant que session utilisateur qui les démarre. Les workflows démarrés à partir d’opérations d’enregistrement exécuteront des activités en tant que session utilisateur ayant effectué l’opération d’enregistrement. Les workflows démarrés à partir de calendriers ou redémarrés à partir de minuteurs exécutent des activités en tant qu’utilisateur système. Les workflows démarrés à partir d’appels de script exécutent des activités en tant que session utilisateur ayant démarré le script.
Pour en savoir plus sur les activités disponibles et leurs comportements, reportez-vous à Activités du workflow.
Transitions
Une fois la condition du workflow évaluée, la transition du workflow détermine l’activité à effectuer lorsque la condition du workflow est remplie.
Il s’agit d’une transition qui mène toujours du script Changement approuvé à l’activité Tâche de changement :
Conditions de sortie
Une fois qu’une activité de workflow est exécutée, la condition de workflow est évaluée pour déterminer quelle transition est activée.
La condition détermine le comportement selon qu’un changement est approuvé ou rejeté :
Exemple de workflow
Pendant la modification du workflow ou pendant l’exécution d’un workflow non publié, seule la personne ayant extrait le workflow peut afficher les modifications.
Une fois qu’un workflow est publié, il est disponible pour les autres utilisateurs. Le workflow suit le processus tel que défini dans l’éditeur de workflow. L’ensemble du flux de travail est représenté sur un seul écran. Par exemple, le workflow Changement standard :