Mise en route des flux

Créez un échantillon de flux avec un déclencheur et des actions du système de base qui nécessitent une approbation.

Cette vidéo de 11 minutes est une introduction à l’utilisation Concepteur de fluxde .

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Remarque :

Bien qu’il Concepteur de flux soit conçu pour utiliser les rôles flow_designer et delegated_developer dans la plupart des scénarios, ce didacticiel utilise le rôle administrateur pour illustrer les fonctionnalités sans nécessiter de rôles supplémentaires pour configurer des enregistrements et approuver des demandes.

L’application ITSM est requise pour accéder à la table Tâche.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Un flux peut inclure les composants suivants :

• Déclencheur : activité qui lance le flux, comme un enregistrement créé dans une table spécifiée ou une tâche planifiée.
• Conditions : déclarations qui déterminent quand et comment une action s’exécute. Par exemple, exécutez une action uniquement si un champ est supérieur à une certaine valeur.
• Actions : opérations exécutées par le système, telles qu’une valeur de champ mise à jour, une approbation demandée ou une valeur journalisée.

Pour comprendre les flux de base, créez un flux d’approbation des dépenses. Ce flux :

1. S’exécute lorsqu’un enregistrement de dépense est créé.
2. Utilise le montant total pour déterminer l’action à exécuter.
3. Approuve la demande si son montant est inférieur au montant spécifié.
4. Nécessite l’approbation du gestionnaire s’il est supérieur à un montant spécifié. Un autre approbateur peut être ajouté manuellement.

Procédure

1. Créez une application personnalisée pour le flux. La création de flux et d’actions au sein d’une application vous permet de publier des flux et des actions sur un référentiel d’applications et de les déployer sur d’autres instances. Bien que cet exemple n’utilise pas le développement délégué, vous pouvez éventuellement déléguer le développement d’Action et de Flow Designer en affectant des développeurs à l’application.
   1. Accédez à la Applications système > Studio.
   2. Créez une application personnalisée appelée Dépenses de mise en route.
2. Dans Studio, créez une table Dépenses.
   1. Cliquez sur Créer un fichier d’application.
   2. Sous Modèle de données, sélectionnez Table, puis cliquez sur Créer.
      Un formulaire Table s’ouvre.
   3. Remplissez le formulaire avec les valeurs suivantes.
      • Étiquette : Dépenses
      • Étend la table : Tâche
   4. Enregistrez le formulaire.
   5. Ajoutez trois colonnes supplémentaires à la table.

      Étiquette de colonne	Type	Référence
      Montant	Nombre à virgule flottante	Aucun
      Destination	Chaîne	Aucun
      Demandé pour	Référence	Utilisateur [sys_user]

3. Ajoutez quatre enregistrements à la table Dépenses à utiliser dans Concepteur de flux les tests.
   Lorsque vous testez votre flux dans les étapes ultérieures, vous pouvez spécifier quel enregistrement est utilisé comme déclencheur, ce qui vous permet de tester des valeurs d’enregistrement spécifiques.
   1. Dans l’enregistrement de la table Dépenses, cliquez sur le lien connexe Afficher la liste .
   2. Cliquez sur Nouveau.
   3. Configurez le formulaire pour ajouter les champs Montant, Destination, Demandé pour , ainsi que la liste connexe Approbateurs .
   4. Renseignez les champs Destination et Demandé pour.
      Assurez-vous que l’utilisateur indiqué dans le champ Demandé pour de l’enregistrement de test a un gestionnaire affecté dans le système. Si l’utilisateur dans l’enregistrement de test n’a pas de gestionnaire, configurez le formulaire Utilisateur pour ajouter le champ Gestionnaire et affectez-lui un gestionnaire.
   5. Dans le champ Montant , ajoutez une valeur inférieure à 100,00.
   6. Envoyez le formulaire.
   7. Ajoutez un autre enregistrement à la table dont le montant est inférieur à 100,00.
   8. Ajoutez deux autres enregistrements à la table dont la valeur est supérieure à 100,00 dans le champ Montant .
4. Dans Studio, créez un flux.
   1. Cliquez sur Créer un fichier d’application.
   2. Sous Concepteur de flux, sélectionnez Flux, puis cliquez sur Créer.
   3. Sélectionnez l’option Flux , puis cliquez sur Suivant.
   4. Dans le champ Nom du flux , saisissez l’approbation des dépenses.
   5. Cliquez sur Envoyer.
      Un flux d’approbation des dépenses est créé dans le champ d’application Mise en route des dépenses.
5. Créez un déclencheur qui exécute le flux lorsqu’un enregistrement est créé dans la table Dépenses.
   • Déclencheur : créé
   • Table : Dépenses [x_expenses_getting_expenses]

   
   
   
6. Ajoutez une condition If au flux.
   1. Sélectionner Logique de flux > Si.
   2. Dans le volet droit, développez la catégorie Déclencheur - Enregistrement créé et la pilule [Enregistrement des dépenses].
   3. Glissez-déposez la pilule [Quantité] dans la condition 1.
      Une pastille de données représente la valeur d’un enregistrement ou d’un champ à une étape particulière de votre flux. Lorsque vous faites glisser la pastille de données [Amount] à partir du déclencheur, la condition est renseignée avec la valeur du champ dans l’enregistrement de déclenchement.
   4. Définissez la condition 1 sur [Trigger->Expenses Record->Amount] [less than] [100.00].
   
7. Sous l’action 1, cliquez sur + pour ajouter une action qui s’exécute lorsque la condition If est remplie.
   
8. Créez une action Mettre à jour l’enregistrement qui approuve la demande.
   • Action : mettre à jour l’enregistrement
   • Enregistrement : développez la catégorie Déclencheur - Enregistrement créé et faites glisser la pastille de données [Enregistrement des dépenses] depuis le volet droit.
   • Table : définie sur Dépenses [x_expenses_getting_expenses].
   • Champs :
     • Approbation : Approuvée
     • Notes de travail : approuvées automatiquement. Montant inférieur à 100,00 $

   

9. Ajoutez une condition else au flux.
   1. Sélectionner Logique de flux > Sinon.
10. Sous l’action 2, cliquez sur + pour ajouter une action Demander l’approbation qui s’exécute lorsque la condition Else est remplie.
    1. Renseignez les champs de l’étape Demander l’approbation.
       • Action : demander l’approbation
       • Enregistrement : développez la catégorie [Déclencheur - Enregistrement créé] et faites glisser la pastille de données [Enregistrement des dépenses] depuis le volet droit.
       • Table : définie sur Dépenses [x_expenses_getting_expenses].
       • Champ d’approbation : défini sur Approbation.
       • Champ journal : défini sur Historique des approbations.

       

    2. Définissez les règles dans l’étape Demander l’approbation.
       • [Approuver] lorsque [Personne approuve] à partir du champ [Déclencheur->Enregistrement des dépenses->Demandé pour->Gestionnaire],[OU]
       • [Approbation assurée] dans la liste [Utilisateur(s) manuel(s)]. Sélectionnez pour permettre à un approbateur manuel de traiter une approbation ou un rejet. Un approbateur manuel est un utilisateur ajouté manuellement à la liste connexe des approbateurs qui peut ensuite approuver la demande. Par exemple, vous pouvez ajouter manuellement un expert technique à une tâche pour approuver la demande. Pour en savoir plus sur l’ajout d’approbateurs manuels, reportez-vous à Générer des approbations à l’aide de la liste connexe des approbateurs.

       Sélectionnez Ajouter un autre ensemble de règles OU pour définir des règles de rejet. Lors de la définition des approbations, assurez-vous d’inclure des règles de rejet pour éviter de créer des flux qui restent dans un état d’attente en l’absence de règles d’approbation correspondantes.

       • [Rejeter] lorsque [Personne refuse] du champ [Déclencheur-Enregistrement >dépenses->Demandé pour->Gestionnaire],[OU]
       • [Quelqu’un rejette] de la liste [Utilisateur(s) manuel(s)].

       

    3. Définissez une date d’échéance pour approuver, annuler ou rejeter automatiquement une approbation si la demande n’est pas approuvée ou refusée avant l’heure désignée.
       L’ajout d’une date d’échéance garantit que le flux ne reste pas dans un état d’attente.

       • [Approuver] si en attente le [Date relative] [1] [Jours] à partir de [Déclencher->Enregistrement des dépenses->Créé].
       • Calendrier des jours [8h00-17h00 en semaine sauf jours fériés].

       Cette date d’échéance approuve automatiquement toutes les demandes qui n’ont pas été approuvées ou refusées dans un délai d’un jour à compter de leur création.

       

11. Cliquez sur Enregistrer.
12. Testez le flux à l’aide d’un enregistrement dont le montant est inférieur à la limite désignée.
    1. Dans le flux, cliquez sur Test.
       La fenêtre modale Test flow (Flux de test) s’affiche.
    2. Dans le champ Enregistrement , sélectionnez un enregistrement que vous avez créé lors des étapes précédentes et dont la valeur est inférieure à la limite de 100,00 dans le champ Montant .
       Ce champ est une référence à la table définie dans le déclencheur.

       Remarque :

       Le test d’un flux contourne les conditions de déclenchement et l’exécute immédiatement. Pour tester un flux avec un déclencheur basé sur les enregistrements, vous devez sélectionner un enregistrement spécifique qui servira de déclencheur.
    3. Sélectionnez Exécuter le test.
    4. Une fois le flux exécuté, cliquez sur Le flux a été exécuté. Pour afficher le flux, cliquez ici.
       Les détails de l’exécution s’ouvrent.
    Étant donné que le montant est inférieur à 100,00, la première condition est remplie et la demande est approuvée.

    
    
    
13. Revenez au flux et exécutez à nouveau le test à l’aide d’un enregistrement dont le montant est supérieur au montant désigné.
14. Une fois le flux exécuté, ouvrez les détails d’exécution du flux.
    Étant donné que le montant est supérieur à la limite désignée, la demande doit être approuvée. Jusqu’à ce qu’un gestionnaire ou un approbateur manuel approuve la demande, l’état est En attente.

    

15. Approuvez la demande.
    Dans un flux actif, un utilisateur de la liste Approbateurs approuve ou rejette la demande. Toutefois, comme le flux est en cours de test, un administrateur peut l’approuver.
    1. Accédez à l’enregistrement de test.
       Le gestionnaire associé apparaît dans la liste connexe Approbateurs avec Demandé dans le champ État . Vous pouvez également modifier la liste pour ajouter des approbateurs manuels.
    2. Modifiez la valeur du champ État dans la liste connexe des approbateurs pour la définir sur Approuvé.
    3. Revenez aux détails de l’exécution du flux et actualisez le navigateur.
       Étant donné que la demande est approuvée, le flux se termine.

       

Que faire ensuite

Transformez l’action Demander l’approbation en une action réutilisable à l’aide de Concepteur d'action. Les actions permettent aux concepteurs de flux d’ajouter des actions complexes à plusieurs flux avec une configuration minimale. Consultez Introduction aux actions.

• Créer votre premier flux dans Concepteur de flux
  Parcourir un exemple de la façon de créer, tester et activer un exemple de flux dans Concepteur de flux.
• Créer un flux à partir d’un modèle dans Studio du moteur de développement d'application
  Parcourir un exemple de la façon de créer, tester et activer un flux à l’aide d’un modèle de flux dans Studio du moteur de développement d'application.
• Utiliser le panneau d’aide Concepteur de flux
  Parcourez les rubriques du panneau d’aide latéral pour en savoir plus sur la création de flux et d’actions, l’utilisation des données et des spokes, ainsi que les visites guidées dans Concepteur de flux.