Mise en route des actions

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Transformez l’action Demander l’approbation en une action réutilisable qui nécessite toujours l’approbation du gestionnaire.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin
    Remarque :
    Bien qu’il soit Studio de workflow conçu pour utiliser les rôles action_designer et delegated_developer dans la plupart des scénarios, ce didacticiel utilise le rôle d’administrateur pour illustrer les fonctionnalités sans avoir besoin de rôles supplémentaires pour configurer les enregistrements et approuver les demandes.

    Suivez les étapes de la section Prise en main des flux. Ce didacticiel remplace l’action Demander l’approbation dans le flux d’approbation des dépenses.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les actions sont constituées de :
    • Entrées : variables de données utilisées dans votre action.
    • Étapes : Opérations sur les entrées ou les résultats d’une étape antérieure qui génèrent des données pouvant être utilisées dans des étapes ultérieures.
    • Sorties : variables de données qui représentent les résultats de l’action. Ces résultats sont disponibles pour d’autres actions dans un flux.

    Contrairement à l’action de demande d’approbation principale où les concepteurs de flux doivent configurer manuellement les règles d’approbation, cette action personnalisée utilise toujours les mêmes règles d’approbation lorsqu’elle est ajoutée à un flux. Vous pouvez créer une action réutilisable si vos concepteurs de flux utilisent souvent une action avec la même configuration. Par exemple, si vos concepteurs de flux utilisent toujours les options d’approbation du gestionnaire de demandes et de date d’échéance, cette action les utilise automatiquement et nécessite donc moins de configuration de flux.

    Procédure

    1. Ouvrez l’application Mise en route des dépenses dans Studio.
      Vous pouvez également accéder à Automatisation des processus > Concepteur de flux et sélectionnez Nouvelle action pour y accéder Studio de workflow dans la plateforme. Dans les propriétés de l’action, sélectionnez votre application incluse dans le périmètre dans le champ Application .
    2. Créez une action.
      1. Sélectionnez Créer un fichier d’application.
      2. Sous Studio de workflow, sélectionnez Action, puis Créer.
      3. Dans le champ Nom , saisissez Demander l’approbation du gestionnaire.
      4. Dans le champ Description , saisissez Approuver ou rejeter une demande en fonction de l’approbation ou du rejet du gestionnaire. Autorisez l’ajout d’approbateurs manuels.
      5. Sélectionnez Soumettre.
        Une action Demander l’approbation du gestionnaire est créée dans le champ Mise en route des dépenses.
    3. Définissez les entrées dans l’action Demander l’approbation du responsable.
      1. Sélectionnez + Créer une entrée et ajoutez les valeurs suivantes.
        • Nom : Demande
        • Type : Référence
        • Tableau de référence : Dépenses [x_expenses_getting_expenses]

        Ajoutez une entrée de demande à l’action.

      Cette entrée vous permet de référencer n’importe quel champ ou enregistrement de la table Dépenses. Utilisez les pastilles de données sur le côté droit pour ajouter l’enregistrement ou ses champs aux étapes d’action.
    4. Ajouter une étape Demander une approbation.
      1. Sélectionnez le signe + sous Entrées dans le Plan d’action.
      2. Sélectionnez Demander l’approbation.
      3. Renseignez les champs de l’étape Demander une approbation.
        • Enregistrement : sous la catégorie Variables d’entrée , faites glisser la pastille de données [Demande] depuis le volet droit.
        • Table : Définir sur Dépenses [x_expenses_getting_expenses].
        • Champ d’approbation : défini sur Approbation.
        • Champ journal : défini sur Historique des approbations.

        Ajouter une étape Demander une approbation.

      4. Définissez des règles dans l’étape Demander une approbation.
        Vous pouvez utiliser le sélecteur de pastilles de données ou faire glisser les pastilles de données du volet droit pour sélectionner les données dont vous avez besoin.
        • [Approuver] quand [Personne n’approuve] à partir du champ [action->Request->Requested for->Manager],[OR]
        • [Personne n’approuve] à partir du champ [Utilisateur(s) manuel(s)].

        Sélectionnez Ajouter un autre ensemble de règles OU pour définir des règles de rejet :

        • [Rejeter] lorsque [Quelqu’un refuse] à partir du champ [action->Request->Requested for->Manager],[OR]
        • [Quelqu’un refuse] à partir du champ [Utilisateur(s) manuel(s)].

        Ajoutez des règles à l’étape Demander une approbation.

      5. Définissez une date d’échéance dans l’étape Demander une approbation.
        • [Approuver] si en attente le [date relative] [1] [Jours] à partir de [action->Demande->Créée].
        • Horaire de jour [8h00-17h00 en semaine sauf jours fériés].

        Cette date d’échéance approuve automatiquement toutes les demandes qui n’ont pas été approuvées ou refusées dans un délai d’un jour à compter de leur création.

        Ajoutez une date d’échéance à l’étape Demander une approbation.

    5. Définissez les sorties dans l’action Demander l’approbation du responsable.
      L’ajout d’une sortie rend les données disponibles à un flux. Par exemple, cette action génère l’état d’approbation de l’enregistrement.
      1. Sélectionnez + Créer des sorties et ajoutez les valeurs suivantes.
        • Nom : état d’approbation
        • Valeur : dans le volet droit, développez la catégorie Étape Demander l’approbation et faites glisser la pastille de données [État d’approbation].

        Créez des sorties pour l’action.

      2. Sélectionnez Enregistrer.
    6. Ajoutez une icône personnalisée pour votre application qui s’affiche dans Studio de workflow.
      Toutes les actions dans le périmètre de l’application utilisent l’icône personnalisée.
      1. Dans Studio, accédez à Fichier > Paramètres.
        Les paramètres de l’application s’ouvrent.
      2. Dans le champ Logo , sélectionnez Cliquer pour ajouter....
      3. Chargez une icône à utiliser avec vos actions réutilisables.
    7. Testez l’action réutilisable dans votre flux.
      1. Revenez au flux d’approbation des dépenses.
      2. Supprimez l’action 2.1 Demander l’approbation du flux.
        Cette action est remplacée par l’action réutilisable Demander l’approbation du gestionnaire.
      3. Définissez Afficher les actions en mode brouillon sur vrai.
      4. Ajoutez l’action Demander l’approbation du gestionnaire à votre flux.
      5. Dans le volet droit, développez la catégorie Déclencher : enregistrement créé et faites glisser la pastille de données [Enregistrement des dépenses] dans le champ Demande [Dépenses].
      Ajoutez l’action au flux et saisissez une entrée.
    8. Sélectionnez Enregistrer.
    9. Tester le flux à l’aide d’un enregistrement dont le montant est inférieur à la limite désignée.
      1. Dans le flux, sélectionnez Test.
        La fenêtre modale de test du flux s’affiche.
      2. Dans le champ Enregistrement , sélectionnez un enregistrement que vous avez créé lors des étapes précédentes, qui a une valeur inférieure à la limite de 100,00 dans le champ Montant et que vous n’avez pas utilisé pour exécuter des tests.
      3. Sélectionnez Exécuter le test.
      4. Une fois le flux exécuté, sélectionnez Le flux a été exécuté. Cliquez ici pour afficher le flux.
        Les détails de l’exécution s’affichent.
      Étant donné que le montant est inférieur à 100,00, la première condition est remplie et la demande est approuvée. La condition Sinon n’est pas évaluée.

      Résultat du test pour la première condition évaluée.

    10. Testez un enregistrement dont le montant est supérieur à la limite désignée et vérifiez que vous n’avez pas déjà exécuté un test sur l’enregistrement de test.
      Étant donné que le montant est supérieur à la limite désignée, la deuxième condition est évaluée.

      Résultat du test pour la deuxième condition évalué.

    11. Approuvez la demande.
      1. Accédez à l’enregistrement de test et changez la valeur du champ État dans la liste connexe des approbateurs sur Approuvé.
      2. Revenez aux détails d’exécution du flux et actualisez le navigateur.
        Puisque la demande est approuvée, le flux se termine.

        Détails d’exécution montrant une approbation terminée.

    12. Accédez à l’action Demander l’approbation du responsable et sélectionnez Publier.
      La publication d’une action vous permet d’activer n’importe quel flux qui l’utilise.
    13. Accédez au flux et définissez Afficher les actions de brouillon sur faux.
    14. Sélectionnez Activer.
      L’activation d’un flux le définit pour qu’il s’exécute chaque fois que les conditions de déclenchement sont remplies.

    Résultats

    Le flux d’approbation des dépenses s’exécute chaque fois qu’un enregistrement est créé dans la table Dépenses. Maintenant que le flux est activé et fonctionne comme prévu, vous pouvez le publier dans le référentiel d’applications et le déployer vers d’autres instances.