Prise en main des flux

Créez un exemple de flux avec un déclencheur et des actions du système de base qui nécessitent une approbation.

Regardez cette vidéo de 11 minutes pour une introduction à l’utilisation Studio de workflowde .

Avant de commencer

Rôle requis : admin

Remarque :

Bien qu’il soit Studio de workflow conçu pour utiliser les rôles flow_designer et delegated_developer dans la plupart des scénarios, ce didacticiel utilise le rôle administrateur pour illustrer les fonctionnalités sans avoir besoin de rôles supplémentaires pour configurer les enregistrements et approuver les demandes.

L’application ITSM est requise pour accéder à la table de tâches.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Un flux peut inclure les composants suivants :

• Déclencheur : une activité qui lance le flux, telle qu’un enregistrement créé dans une table spécifiée ou une tâche planifiée.
• Conditions : instructions qui déterminent quand ou comment une action s’exécute. Par exemple, exécutez une action uniquement si un champ dépasse une certaine valeur.
• Actions : opérations exécutées par le système, telles qu’une valeur de champ mise à jour, une approbation demandée ou une valeur consignée.

Pour comprendre les flux de base, créez un flux d’approbation des dépenses. Ce flux :

1. S’exécute lorsqu’un enregistrement de dépenses est créé.
2. Utilise le montant total pour déterminer l’action à exécuter.
3. Approuve la demande si le montant en dollars spécifié est inférieur.
4. Nécessite l’approbation du gestionnaire si elle dépasse un montant spécifié. Un autre approbateur peut être ajouté manuellement.

Procédure

1. Créez une application personnalisée pour le flux. La création de flux et d’actions au sein d’une application vous permet de publier des flux et des actions dans un référentiel d’applications et de les déployer sur d’autres instances. Bien que cet exemple n’utilise pas Delegated Development, vous pouvez éventuellement déléguer le développement d’action et de Flow Designer en affectant des développeurs à l’application.
   1. Accédez à la Applications système > Studio.
   2. Créez une application personnalisée appelée Expenses Getting Started.
2. Dans Studio, créez une table Dépenses.
   1. Cliquez sur Créer un fichier d’application.
   2. Sous Modèle de données, sélectionnez Table et cliquez sur Créer.
      Un formulaire Table s’ouvre.
   3. Remplissez le formulaire avec les valeurs suivantes.
      • Étiquette : Dépenses
      • Étend la table : Tâche
   4. Enregistrez le formulaire.
   5. Ajoutez trois colonnes supplémentaires à la table.

      Étiquette de colonne	Type	Référence
      Montant	Nombre à virgule flottante	Aucun
      Destination	Chaîne	Aucun
      Demandé pour	Référence	Utilisateur [sys_user]

3. Ajoutez quatre enregistrements à la table Dépenses pour les utiliser dans Studio de workflow les tests.
   Lorsque vous testerez votre flux dans les étapes ultérieures, vous pourrez spécifier quel enregistrement sera utilisé comme déclencheur, ce qui vous permettra de tester des valeurs d’enregistrement spécifiques.
   1. Dans l’enregistrement de la table Dépenses, cliquez sur le lien connexe Afficher la liste .
   2. Cliquez sur Nouveau.
   3. Configurez le formulaire pour ajouter les champs Montant, Destination et Demandé pour et la liste connexe Approbateurs .
   4. Renseignez les champs Destination et Demandé pour .
      Assurez-vous que l’utilisateur dans le champ Demandé pour de l’enregistrement de test a un gestionnaire affecté dans le système. Si l’utilisateur dans l’enregistrement de test n’a pas de gestionnaire, configurez le formulaire Utilisateur pour ajouter le champ Gestionnaire et affectez un gestionnaire à l’utilisateur.
   5. Dans le champ Montant , ajoutez une valeur inférieure à 100,00.
   6. Envoyez le formulaire.
   7. Ajoutez un autre enregistrement à la table avec un montant inférieur à 100,00.
   8. Ajoutez deux autres enregistrements à la table avec une valeur supérieure à 100,00 dans le champ Montant .
4. Dans Studio, créez un nouveau flux.
   1. Cliquez sur Créer un fichier d’application.
   2. Sous Studio de workflow, sélectionnez Flux, puis cliquez sur Créer.
   3. Sélectionnez l’option Flux , puis cliquez sur Suivant.
   4. Dans le champ Nom du flux , saisissez Approbation des dépenses.
   5. Cliquez sur Envoyer.
      Un flux d’approbation des dépenses est créé dans le périmètre Mise en route des dépenses.
5. Créez un déclencheur qui exécute le flux lorsqu’un enregistrement est créé dans la table Dépenses.
   • Déclencheur : créé
   • Table : Dépenses [x_expenses_getting_expenses]

   
   
   
6. Ajoutez une condition if au flux.
   1. Sélectionner Logique de flux > Si.
   2. Dans le volet droit, développez la catégorie Déclencheur : enregistrement créé et la pastille [Enregistrement des dépenses].
   3. Glissez-déplacez la pastille [Montant] dans la condition 1.
      Une pastille de données représente la valeur d’un enregistrement ou d’un champ à une étape particulière de votre flux. Faire glisser la pastille de données [Montant] à partir du déclencheur remplit la condition avec la valeur du champ dans l’enregistrement de déclenchement.
   4. Définissez la condition 1 sur [trigger->Expenses Record->Amount] [inférieur à] [100,00].
   
7. Sous l’action 1, cliquez sur + pour ajouter une action qui s’exécute lorsque la condition Si est remplie.
   
8. Créez une action Mettre à jour l’enregistrement qui approuve la demande.
   • Action : mettre à jour l’enregistrement
   • Enregistrement : développez la catégorie Déclencheur : enregistrement créé et faites glisser la pastille de données [Enregistrement des dépenses] depuis le volet droit.
   • Table : Définir sur Dépenses [x_expenses_getting_expenses].
   • Champs :
     • Approbation : approuvée
     • Notes de travail : Approuvées automatiquement. Montant inférieur à 100,00 USD

   

9. Ajouter une condition else au flux.
   1. Sélectionner Logique de flux > Sinon.
10. Sous l’action 2, cliquez sur + pour ajouter une action Demander l’approbation qui s’exécute lorsque la condition Sinon est remplie.
    1. Renseignez les champs de l’étape Demander une approbation.
       • Action : demander l’approbation
       • Enregistrement : développez la catégorie [Déclencheur : enregistrement créé] et faites glisser la pastille de données [Enregistrement des dépenses] dans le volet droit.
       • Table : Définir sur Dépenses [x_expenses_getting_expenses].
       • Champ d’approbation : défini sur Approbation.
       • Champ journal : défini sur Historique des approbations.

       

    2. Définissez les règles dans l’étape Demander une approbation.
       • [Approuver] quand [Personne n’approuve] à partir du champ [Trigger->Expenses Record->Requested for->Manager],[OR]
       • [Personne n’approuve] à partir de la liste [Utilisateur(s) manuel(s)] . Sélectionner Approbateurs pour permettre à un approbateur manuel de traiter une approbation ou un rejet. Un approbateur manuel est un utilisateur ajouté manuellement à la liste connexe des approbateurs qui peut ensuite approuver la demande. Par exemple, vous pouvez ajouter manuellement un expert technique à une tâche pour approuver la demande. Pour en savoir plus sur l’ajout d’approbateurs manuels, reportez-vous à la section Générer des approbations à l’aide de la liste connexe des approbateurs.

       Sélectionnez Ajouter un autre ensemble de règles OU pour définir des règles de refus. Lors de la définition des approbations, assurez-vous d’inclure des règles de rejet afin d’éviter de créer des flux qui restent dans un état d’attente en l’absence de règles d’approbation correspondantes.

       • [Rejeter] quand [Quelqu’un refuse] à partir du champ [Trigger->Expenses Record->Requested for->Manager],[OR]
       • [Quelqu’un refuse] de la liste [Utilisateur(s) manuel(s)] .

       

    3. Définissez une date d’échéance pour approuver, annuler ou rejeter automatiquement une approbation si la demande n’est pas approuvée ou refusée à l’heure désignée.
       L’ajout d’une date d’échéance garantit que le flux ne reste pas dans un état d’attente.

       • [Approuver] si en attente avant le [date relative] [1] [Jours] à partir de [Déclencheur->Enregistrement des dépenses->Créé].
       • Horaire de jour [8h00-17h00 en semaine sauf jours fériés].

       Cette date d’échéance approuve automatiquement toutes les demandes qui n’ont pas été approuvées ou refusées dans un délai d’un jour à compter de leur création.

       

11. Cliquez sur Enregistrer.
12. Tester le flux à l’aide d’un enregistrement dont le montant est inférieur à la limite désignée.
    1. Dans le flux, cliquez sur Test.
       La fenêtre modale de test du flux s’affiche.
    2. Dans le champ Enregistrement , sélectionnez un enregistrement que vous avez créé dans les étapes précédentes et dont la valeur dans le champ Montant est inférieure à la limite de 100,00.
       Ce champ est une référence à la table définie dans le déclencheur.

       Remarque :

       Le test d’un flux contourne les conditions de déclenchement et l’exécute immédiatement. Pour tester un flux avec un déclencheur basé sur les enregistrements, vous devez sélectionner un enregistrement spécifique qui servira de déclencheur.
    3. Sélectionnez Exécuter le test.
    4. Une fois le flux exécuté, cliquez sur Le flux a été exécuté. Cliquez ici pour afficher le flux.
       Les détails de l’exécution s’affichent.
    Étant donné que le montant est inférieur à 100,00, la première condition est remplie et la demande est approuvée.

    
    
    
13. Revenez au flux et exécutez à nouveau le test à l’aide d’un enregistrement dont le montant est supérieur au montant désigné.
14. Une fois le flux exécuté, ouvrez les détails de son exécution.
    Étant donné que le montant dépasse la limite désignée, la demande doit être approuvée. L’état est En attente tant qu’un gestionnaire ou un approbateur manuel n’a pas approuvé la demande.

    

15. Approuvez la demande.
    Dans un flux actif, un utilisateur de la liste des approbateurs approuve ou rejette la demande. Toutefois, étant donné que le flux est en cours de test, un administrateur peut l’approuver.
    1. Accédez à l’enregistrement du test.
       Le gestionnaire associé apparaît dans la liste connexe des approbateurs avec Demandé dans le champ État . Vous pouvez également modifier la liste pour ajouter des approbateurs manuels.
    2. Changez la valeur du champ État dans la liste connexe des approbateurs sur Approuvé.
    3. Revenez aux détails de l’exécution du flux et actualisez le navigateur.
       Puisque la demande est approuvée, le flux se termine.

       

Que faire ensuite

Transformez l’action Demander l’approbation en une action réutilisable à l’aide de Studio de workflow. Les actions permettent aux concepteurs de flux d’ajouter des actions complexes à plusieurs flux avec une configuration minimale. Consultez Mise en route des actions.

• Créer votre premier flux dans Studio de workflow
  Découvrez un exemple de création, de test et d’activation d’un échantillon de flux dans Studio de workflow.
• Générer un flux à partir d’un modèle dans App Engine Studio
  Découvrez un exemple de création, de test et d’activation d’un flux à l’aide d’un modèle de flux dans App Engine Studio.
• Utiliser le panneau d’aide Studio de workflow
  Parcourez les rubriques du panneau d’aide latéral pour en savoir plus sur la création de flux et d’actions, l’utilisation des données et des spokes et la navigation pas à pas dans les visites guidées dans Studio de workflow.