Vorlage für Ausgabenvorabgenehmigung

Erstellen Sie eine Anwendung in App Engine Studio( AES) Mithilfe der Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“, um geplante Ausgaben in Ihrer Organisation zu erstellen, nachzuverfolgen und zu verwalten.

Um die Vorlage für die Ausgabenvorabgenehmigung zu verwenden, installieren Sie diese Anwendung über ServiceNow Store.

Mitarbeiter können ihre geplanten Ausgaben mithilfe der Anwendung „Kostenvorabgenehmigung“ einfach für mehrere Genehmigungsebenen übermitteln. Manager können dann jede übermittelte Anforderung überprüfen. Genehmigte Anforderungen werden der Budgetüberprüfungsgruppe zugewiesen, die die Anforderung genehmigen oder ablehnen kann. Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit dem endgültigen Status der Anforderung.

Um Compliance und eine verbesserte Finanzplanung sicherzustellen, können Administratoren den vorhandenen Flow und die Genehmigungsebenen mithilfe von Entscheidungstabellen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Exploring Decision Tables.

Weitere Informationen zum Erstellen einer Anwendung mit einer Vorlage finden Sie unter Erstellen Sie Ihre App mithilfe einer Anwendungsvorlage.

Inhalt der Vorlage für Ausgabenvorabgenehmigung

Die folgenden Tabellen, Experiences, automatisierten Workflows und Rollen sind in der Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“ für enthalten App Engine Studio( AES).

Tabellen in der App-Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“

Tabellenbezeichnung [Name]	Beschreibung
Budgetdefinition [X_<company-code>_<expense_approval_app>_Budget_Definition]	Die Beschreibung aller Budgets.
Ausgabenanforderung [X_<company-code>_<expense_approval_app>Expense_Request]	Die von Mitarbeitern übermittelten Ausgabenanforderungen.
Kostenposition [X_<company-code>_<expense_approval_app>_Expense_line_item]	Jedes Kostenposten in einer Ausgabenanforderung.

Experiences in der App-Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“

Experience	Experience-Typ	Beschreibung
Ausgabenanforderung | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Ausgabenanforderung.
Budgetdefinition | Standardansicht	Formular	Formular zum Definieren von Budgets für einen angegebenen Zeitrahmen.
Budgetprüfer	Mobile Experience	Möglichkeit, zu definieren, wie die mobile Experience für Budgetprüfer aussieht.
Ausgabenanforderung | Arbeitsbereich	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Ausgabenanforderung.
Ausgabenanforderung | Kostengenehmigung	Formular	Formular zum Erstellen einer neuen Ausgabenanforderung von einem Administrator.
Manager	Mobile Experience	Möglichkeit, zu definieren, wie die mobile Experience für Manager aussieht.
Budgetdefinition | Arbeitsbereich	Formular	Formular in der Arbeitsbereichsansicht, um Budgets für einen angegebenen Zeitrahmen zu definieren.
App-Name – Budget-Arbeitsbereich	Arbeitsbereich	Möglichkeit, eine allgemeine Ansicht aller Budgetanforderungen zu konfigurieren.
Ausgabenanforderung	Datensatzersteller	Möglichkeit für Mitarbeiter, eine Ausgabenanforderung zu übermitteln.
Kostenposition | Standardansicht	Formular	Formular zum Hinzufügen einer Kostenposition zu einer Kostenanforderung.
SLAs für Ausgabenanforderung | Standardansicht	Formular	Formular zum Erstellen einer Ausgabenanforderung basierend auf einem Verstoß gegen das Servicelevel-Agreement (SLA).
Budgetdefinition | Kostengenehmigung	Formular	Formular in der Kostengenehmigungsansicht zum Definieren von Budgets für einen angegebenen Zeitrahmen.
App-Name – Manager-Arbeitsbereich	Arbeitsbereich	Arbeitsbereich, in dem Manager die ihnen zugewiesenen Ausgabenanforderungen genehmigen oder ablehnen können.
Kostengenehmigung – Mobile App	Mobile Experience	IOS- oder Android-App, die für die folgenden Aktionen verwendet wird: Ausgabenanforderungen werden genehmigt oder abgelehnt. Anzeigen von Dashboards, die Verlaufsdaten anzeigen, um Budget- und Ausgabenanforderungen zu vergleichen. Erstellen oder Ändern von Budgets durch Budgetprüfer.
Arbeitsbereich Für Kostengenehmigung: Budgetprüfer	Arbeitsbereich	Budgetprüfer können den Arbeitsbereich für die folgenden Aktionen verwenden: Ausgabenanforderungen werden genehmigt oder abgelehnt. Budgets werden erstellt oder geändert. Zeigt die Daten zu den zugewiesenen, ausgegebenen, verfügbaren und zugeteilten Budgetmitteln für die Zukunft an. Anzeigen von Dashboards, die Verlaufsdaten anzeigen, um Budget- und Ausgabenanforderungen zu vergleichen.

Automatisierte Workflows in der App-Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“

Workflow-Name	Workflow-Typ	Beschreibung
Ausgabenanforderung genehmigt – Überprüfer	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass eine Ausgabenanforderung genehmigt wurde.
Ausgabenanforderung Zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass eine Ausgabenanforderung zugewiesen wurde.
Ausgabenanforderung: SLA-Verstoß	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass gegen eine Servicelevel-Vereinbarung (SLA) verstoßen wurde.
Budgeterstellung	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein Budgetprüfer ein Budget erstellt. Überprüft das Startdatum einer Ausgabenanforderung und ordnet die Anforderung einem Budget mit dem entsprechenden Zeitrahmen zu.
Ausgabenanforderung – SLAs – Ende fällig	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass eine Servicelevel-Vereinbarung kurz vor der Fälligkeit steht.
Ausgabenanforderung Neu Zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung neu zugewiesen wurde.
Kommentar zur Ausgabenanforderung hinzugefügt – zugewiesen	E-Mail	Benachrichtigt Anwender über einen Kommentar, der ihrer Anforderung hinzugefügt wurde.
Neue Kostenanforderung oder Managergenehmigung	E-Mail	Benachrichtigt Anwender über eine neue Ausgabenanforderung.
Ausgabenanforderung abgelehnt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung abgelehnt wurde.
Budgetstatusaktualisierung	Flow	Aktualisiert jeden Budgetdatensatz nach Priorität.
Ausgabenanforderung Eingefügt: Anfordernde Person	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung erfolgreich erstellt wurde.
Ausgabenanforderung Genehmigt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung genehmigt wurde.
Arbeitsnotiz für Ausgabenanforderung hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihrer Anforderung eine Arbeitsnotiz hinzugefügt wurde.
Notify-Team: Arbeitsnotiz hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt ein Team, dass einer Anforderung eine Arbeitsnotiz hinzugefügt wurde.
Kommentar zur Ausgabenanforderung hinzugefügt – Mitarbeiter	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass einer Anforderung ein Kommentar hinzugefügt wurde.
Ausgabenanforderung Abgelehnt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass ihre Anforderung abgelehnt wurde.
Budgetaktualisierung	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, wenn ein Budgetprüfer das Budget ändert. Nachdem ein Budget geändert wurde, aktualisiert dieser Flow Budget Feld in den entsprechenden Ausgabenanforderungen.
Anfordernde Person benachrichtigen: Kommentare hinzugefügt	E-Mail	Benachrichtigt Anwender, dass einer Anforderung ein Kommentar hinzugefügt wurde.
SLA-Benachrichtigung – Kostenanforderung – Warnung	Flow – Datensatz	Warnt Administratoren vor einem potenziellen Problem mit Servicelevel-Vereinbarungen (Service Level Agreement, SLA).
Budgetgenehmigungsprozess	Flow – Datensatz	Wird ausgeführt, um Ausgabengenehmigungen in den folgenden Szenarien zu erhalten: Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabenanforderung zur Genehmigung durch den Manager übermittelt. Nach Genehmigung des Managers wird die Ausgabenanforderung zur endgültigen Genehmigungsebene an den Budgetprüfer gesendet.
Budgetberechnungen	Flow	Berechnet das ausgegebene Budget und das verfügbare Budget neu, wenn ein Budgetprüfer eine der folgenden Aktionen ausführt: Erstellt ein Budget Ändert ein vorhandenes Budget Genehmigt eine Ausgabenanforderung

Rollen in der App-Vorlage „Ausgabenvorabgenehmigung“

Rollenbezeichnung [Name]	Beschreibung
Budgetprüfer [X_<company-code>_<expense_approval_app>.Budgetprüfer]	Budgetprüfer können Budgets erstellen oder ändern und die endgültige Genehmigungsebene für Ausgabenanforderungen bereitstellen.
Manager [X_<company-code>_<expense_approval_app>.Manager]	Manager können Kostenanforderungen auf der ersten Ebene übermitteln, anzeigen und genehmigen oder ablehnen.
Mitarbeiter [X_<company-code>_<expense_approval_app>.Mitarbeiter]	Mitarbeiter können Ausgabenanforderungen übermitteln und nachverfolgen.
Administrator	Die Systemadministratorrolle. Diese Rolle hat unabhängig von Sicherheitsbeschränkungen Zugriff auf alle Systemfunktionen, -Funktionen und -Daten.