Utiliser des types de documents avec des modèles de documents RH

Les types de documents limitent les choix de documents autorisés en fonction du service RH. Pour les organisations disposant de grandes quantités de documents, les types de documents permettent de classer et de faciliter la recherche du document approprié.

Important :

À partir de la Yokohama version, les modèles de documents RH ne seront plus disponible. Cette fonctionnalité sera masquée et non activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

Utilisez Modèles de documents la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives de migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

Pour en savoir plus sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs lettres de vérification des emplois selon que l’employé est à temps plein, à temps partiel ou temporaire. Les critères RH d’un service RH déterminent la lettre à envoyer.

Lorsqu’un ticket RH est créé pour un service RH, il vérifie :

• Modèle de ticket RH pour le service RH
• Type de document pour le modèle de ticket RH
• Critères RH

La vérification de ces informations permet au ticket d’affiner la recherche de la bonne lettre ou de remplir automatiquement la lettre exacte requise.

Configuration des types de documents

Pour utiliser cette fonctionnalité :

• Ajoutez un type de document à vos modèles de documents.
• Ajoutez le type de document à un modèle de ticket RH. À partir de l’environnement classique du modèle RH, vous pouvez ajouter un modèle PDF spécifique, mais vous ne pouvez pas spécifier un type de document. L’ajout d’un modèle PDF spécifique automatise le remplissage du formulaire de ticket RH, mais élimine la flexibilité lorsque vous avez plusieurs documents.
• Ajoutez le modèle de ticket RH à un service RH.
• Ajoutez des critères RH au service RH.
  • L’utilisation de critères RH offre une grande flexibilité dans le choix ou le remplissage automatique d’un document pour un service RH.
  • Lors de la définition de conditions telles que la sensibilité à la casse ou les valeurs nulles, consultezAPI GlideFilter : champ d’application, global.

Fonctionnement

Lorsqu’un ticket RH est créé à partir d’un service RH :

Le modèle de ticket RH recherche un type de document pour déterminer quel modèle de document ou quel modèle de document PDF doit être soumis à un ticket. Il tente de placer automatiquement un modèle de document sur un ticket RH en :

• Vérification de l’existence de documents associés au type de document.
• S’il n’y a qu’un seul document associé au type de document et que les critères RH sont vides, placez ce document sur le formulaire de ticket RH .
• Si des critères RH figurent sur le modèle de document, vérifiez que la personne sur le formulaire de ticket RH correspond aux critères. Si oui, placez le modèle de document sur le formulaire de ticket RH .
• S’il existe plusieurs modèles de document pour le type de document, vérifiez les critères RH. Lorsqu’un seul document correspond, renseignez le modèle de document sur le formulaire de ticket RH . Lorsque plusieurs documents correspondent, ne renseignez pas mais répertoriez les documents dans la liste Type de document du formulaire de ticket RH .
• Lorsque les critères RH ne sont disponibles sur aucun modèle de document, répertoriez les documents dans la liste Type de document du formulaire de ticket RH .
  Remarque :

  Il existe des critères RH sur le service RH et les modèles de documents RH. En ce qui concerne les services RH, les critères RH restreignent les services autorisés pour un employé. Par exemple, vous pouvez fournir des services 401 (k) à des employés américains, mais pas à des employés non américains. Sur les modèles de documents RH, les critères RH précisent les employés auxquels le document est destiné. Par exemple, lorsque vous avez des lettres de vérification des emplois pour des employés américains et des employés non américains, utilisez des critères RH pour déterminer le document correct.