Configurer un modèle de document PDF RH

Créez ou modifiez des modèles de documents PDF RH personnalisés avec vos critères uniques. Les modèles de document PDF proviennent de documents gérés et sont soit un PDF remplissable avec des champs mappés, soit un PDF standard avec une signature en ligne.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_hr_core.manager

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Important :

À partir de la Yokohama version, les modèles de documents RH ne seront plus disponible. Cette fonctionnalité sera masquée et non activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

Utilisez Modèles de documents la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives de migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

Pour en savoir plus sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

Les modèles de document PDF vous permettent de réutiliser un document existant avec des informations personnalisées provenant d’un ticket RH ou de n’importe quelle table disponible. Par exemple, vous pouvez utiliser un document PDF remplissable à partir de Documents gérés et mapper des champs pour personnaliser le document chaque fois qu’il est utilisé.

Le document doit être un PDF remplissable pour mapper les champs à une table. Consultez la page d’accueil d’Adobe et recherchez les PDF remplissables pour savoir comment créer des documents https://www.adobe.com/ PDF remplissables.

Remarque :

Les PDF remplissables présentés à un employé n’enregistrent aucune donnée renseignée par l’employé (à l’exception des signatures). Les PDF remplissables ne sont utilisés que pour mapper des champs à une table.

Les documents sont téléchargés et accessibles à partir de l’application Managed Documents dans la table Documents [dms_document]. Les documents doivent être publiés en tant que révision de document avant de pouvoir être consultés.

Le système de base fournit le modèle de document de l’accord de confidentialité comme exemple de modèle de document PDF.

Remarque :

Voir . Fonctionnalités du document géré

Procédure

1. Accédez à Tous > Administration RH > Modèles de documents.
2. Cliquez sur Nouveau ou sur un modèle de document PDF existant pour le modifier.
   Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la liste des modèles de document RH s’affiche.
3. Sélectionnez Modèle de document PDF.
   Remarque :

   Pour connaître les différences entre les types de modèles de documents, reportez-vous à la section Modèles de documents RH.
4. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire de modèle de PDF RH

   Champ	Description
   Nom	Nom du modèle de document PDF RH.
   Table	Sélectionnez la table associée au type de modèle. La table détermine les champs disponibles qui peuvent être mappés. Remarque : Seules les tables auxquelles vous avez accès s’affichent.
   Type de document	Sélectionnez le type de document auquel le modèle s’applique. Cliquez sur Nouveau à partir du type de document RH pour créer un type de document. Un type de document est requis lorsque vous souhaitez qu’une liste de documents apparaisse dans le formulaire de ticket RH. Les critères RH fonctionnent avec ce champ pour réduire la liste des documents que vous souhaitez mettre à disposition pour un ticket RH. Voir Utiliser des types de documents avec des modèles de documents RH. Remarque : Lors de la création d’un type de document, la valeur est remplie automatiquement à partir du nom que vous entrez (tout en minuscules et traits de soulignement).
   Actives	Option permettant d’activer le modèle de document PDF RH pour l’utiliser.
   Révision de document	Sélectionnez le document et la révision sur lesquels le modèle de document PDF est basé. Les documents répertoriés proviennent de documents gérés. Remarque : Le groupe d’utilisateurs et le propriétaire du document déterminent les révisions que vous pouvez afficher ou sélectionner.
   Critères RH	Sélectionnez les critères d’audience pour ce document. Par exemple, vous pouvez créer une lettre destinée uniquement aux employés canadiens. Les critères RH limitent le nombre d’utilisateurs pour le modèle. Remarque : Lors de la définition de conditions telles que la sensibilité à la casse ou les valeurs nulles, consultezAPI GlideFilter : champ d’application, global.
   Aperçu PDF	S’affiche après l’enregistrement ou la sélection d’un modèle PDF existant. Cliquez pour afficher un aperçu du modèle. Remarque : L’utilisation de balises de style pour l’alignement du texte n’est pas prise en charge. Utilisez des espaces pour aligner votre texte.

5. Cliquez sur Soumettre ou Enregistrer pour enregistrer votre modèle de document PDF.
   Le bouton Mark Signatures (Marquer les signatures ) apparaît dans la barre de menu supérieure. Cliquez pour mapper où les signatures sont requises dans le modèle. Un aperçu du modèle de document PDF apparaît pour définir un bloc de signature.

   Le lien connexe Parse PDF (Analyser le PDF ) s’affiche. Lorsque des champs du modèle peuvent être mappés, le lien Parse PDF (Analyser le PDF ) s’affiche sous Related Links (Liens connexes).

6. Cliquez sur Analyser le PDF s’il apparaît sous Liens connexes pour afficher les champs qui peuvent être mappés.
   Le PDF AcroForm détermine quels champs peuvent être mappés et la table sélectionnée détermine les informations que vous pouvez renseigner dans ces champs.
   La liste des mappages de modèles PDF s’affiche. Cliquez sur les champs du PDF pour les mapper aux champs de la table sélectionnée. Vous pouvez personnaliser votre document avec les informations pré-remplies du tableau. Voir Ajouter ou modifier un mappage de modèle PDF. Après avoir créé ou modifié les mappages de champs, le bouton Aperçu PDF s’affiche.
7. Cliquez sur Mettre à jour.