Configurer un modèle de document RH (HTML)

Créez ou modifiez des modèles de documents RH avec le logo de votre société et des critères d’audience uniques. Les modèles de document sont créés au sein de l’application RH et utilisent des variables pour pré-remplir les informations à partir de tables afin de créer des documents RH réutilisables.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_hr_core.manager et sn_hr_le.admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Important :

À partir de la Yokohama version, les modèles de documents RH ne seront plus disponible. Cette fonctionnalité sera masquée et non activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

Utilisez Modèles de documents la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives de migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

Pour en savoir plus sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

Les modèles de document RH personnalisent les documents RH pour qu’ils correspondent au service et à la personne.

Le système de base fournit des exemples de lettres de vérification des emplois, d’accords de remboursement des frais de scolarité et d’une lettre d’offre.

Le corps de texte est défini et formaté avec TinyMCE et peut fusionner ou inclure des variables utilisateur et de table pendant la génération du document. Le générateur PDF ne prend pas en charge certains éléments HTML.

Remarque :

L’exemple de lettre d’offre s’affiche uniquement lorsque l’application Ressources humaines spécifique au champ d’application : événements du cycle de vie est activée.

Procédure

1. Accédez à Tous > Administration RH > Modèles de documents.
2. Cliquez sur Nouveau ou sur un modèle de document existant pour le modifier.
   Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la liste des modèles de document RH s’affiche.
3. Sélectionnez Modèle de document.
   Remarque :

   Pour connaître les différences entre les types de modèles de documents, reportez-vous à la section Modèles de documents RH.
4. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Modèle de document RH

   Champ	Description
   Nom	Nom du modèle de document RH.
   Table	Sélectionnez la table associée au type de modèle. La table détermine les variables disponibles qui peuvent être utilisées. Remarque : Seules les tables auxquelles vous avez accès s’affichent.
   Type de document	Sélectionnez le type de document auquel le modèle s’applique. Cliquez sur Nouveau à partir du type de document RH pour créer un type de document. Un type de document est requis lorsque vous souhaitez qu’une liste de documents apparaisse dans le formulaire de ticket RH. Les critères RH fonctionnent avec ce champ pour réduire la liste des documents que vous souhaitez mettre à disposition pour un ticket RH. Voir Utiliser des types de documents avec des modèles de documents RH. Remarque : Lors de la création d’un type de document, la valeur est remplie automatiquement à partir du nom que vous entrez (tout en minuscules et traits de soulignement).
   Image d'en-tête	Sélectionnez cette option pour ajouter une image dans l’en-tête. Vous pouvez ajouter le logo de votre société à l’aide de cette fonctionnalité. Remarque : Les types de fichiers pris en charge sont : JPEG, JPEG2000, GIF, PNG, BMP, WMF, TIFF et JBIG2.
   Position de l'image d'en-tête	Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez que l’image d’en-tête apparaisse.
   Critères RH	Sélectionnez les critères d’audience pour ce document. Par exemple, vous pouvez créer une lettre destinée uniquement aux employés canadiens. Les critères RH limitent le nombre d’utilisateurs pour le modèle. Remarque : Lors de la définition de conditions telles que la sensibilité à la casse ou les valeurs nulles, consultezAPI GlideFilter : champ d’application, global.
   Détails	Saisissez et formatez le texte pour qu’il constitue le corps du modèle. Pour insérer des variables, placez votre curseur à l’emplacement souhaité et cliquez sur la variable. Les variables disponibles sont répertoriées sous Champs. Utilisez les outils de mise en forme dans le corps pour appliquer des options de mise en forme, telles que le gras, l’italique, le soulignement et le style de police. Le corps est un espace réservé pour le texte HTML et les variables tokenisées. Lorsque le PDF est généré, les variables sont résolues avant de l’envoyer au module d’extension PDF Generator [com.snc.pdf_generator]. Remarque : Actuellement, il n’y a pas de prise en charge des balises de style pour aligner le texte à gauche ou à droite. L’indentation de l’espace doit être utilisée. Les styles Jelly et CSS ne sont pas pris en charge.
   Sélectionner des variables	Liste de variables qui peuvent être utilisées dans le corps du modèle. Les variables extraient des informations de la table sélectionnée pour personnaliser le modèle. Les décalages sont pris en charge pour les variables de date. Les décalages prolongent ou soustraient des jours, des semaines ou des mois à partir d’une date utilisée dans un modèle. Les variables de décalage de date valides sont les suivantes : + (plus) - (moins) j (jours) W (semaines) M (mois) Exemples : Lettre d’offre (cinq jours après la date indiquée) : Votre offre est valide jusqu’au {Date +5j} $. Avantages pour l’employé licencié (deux semaines à compter de la date de résiliation) : Vos prestations prennent effet à compter du ${subject_person.hr_profile.employment_end_date +2w}. Remarque : Seules les variables auxquelles vous avez accès s’affichent.
   Image de pied de page	Sélectionnez cette option pour ajouter une image dans le pied de page. La hauteur d’origine de votre image ne doit pas dépasser 170 pixels. Agrandissez votre image de 30 % ou assurez-vous que la hauteur de l’image est inférieure à 50 pixels pour que l’image soit claire et visible. Remarque : Les types de fichiers pris en charge sont : JPEG, JPEG2000, GIF, PNG, BMP, WMF, TIFF et JBIG2.
   Position de l'image de pied de page	Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez que l’image de pied de page apparaisse.
   Texte de pied de page	Saisissez du texte. Par exemple, vous pouvez ajouter des déclarations exclusives et confidentielles.
   Taille de page	Sélectionnez la taille de la page dans la liste de choix. Remarque : A4 mesure 8,3 x 11,7 pouces ou 210 x 297 millimètres.

5. Placez le curseur à l’emplacement souhaité dans le corps du modèle et cliquez sur les boutons Insérer une date ou Insérer une signature pour insérer ces variables.
   Vous pouvez utiliser ces boutons plusieurs fois pour ajouter différents types de dates ou de signatures en fonction des variables que vous choisissez.
6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre document et rester sur le formulaire de modèle de document RH ou cliquez sur Envoyer pour enregistrer et revenir à la liste des modèles de document RH .
7. Vérifiez l’apparence du document généré en empruntant l’identité d’un employé et en soumettant l’élément de catalogue associé.

   Empruntez l’identité de l’utilisateur affecté au travail sur le ticket pour générer la lettre dans le ticket RH. Continuez à modifier et à tester le modèle de document jusqu’à ce que vous soyez satisfait du PDF généré.

   TinyMCE fournit une création de texte enrichi que le générateur PDF ne prend pas en charge. Les éléments HTML non pris en charge sont les suivants :

   Remarque :

   Les éléments HTML suivants ne sont PAS pris en charge :

   • Alignement vertical.
   • Sauts de page.
   • Couleur spécifique à la table (la couleur du texte est prise en charge).
   • Espacement personnalisé entre les blocs de texte ou d’images.
   • Largeur de colonne personnalisée dans les tableaux HTML.
   • Alignement personnalisé des colonnes dans les tableaux HTML.
   • Style de bordure personnalisé dans les tableaux HTML.
   • Manipulation de texte CSS ()y compris les balises de police basées sur CSS).
   • Style en ligne.
   • Images d’arrière-plan.

   Voir Fonctions d’édition dans l’éditeur TinyMCE.

Tâches associées

• Configurer un enregistrement des critères RH