Créer des enregistrements pour les données relatives à vos espaces de travail

Créez des enregistrements pour chaque espace de travail, étage, bâtiment et emplacement du lieu de travail dans l'application Cœur du lieu de travail. Vous pouvez insérer des données nouvelles ou ajouter des enregistrements aux données relatives à vos espaces de travail existants.

Avant de commencer

Vous devez disposer des détails suivants :

• Données relatives au lieu de travail de votre organisation.
• Données des espaces de travail pouvant être marqués comme disponibles.

Rôle requis : sn_wsd_core.admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Si vos espaces de travail sont peu nombreux, vous pouvez saisir des informations pour chacun d'eux jusqu'au niveau Espaces.

Si vous disposez de nombreux sites de travail, vous souhaiterez peut-être :

1. créer une structure d'informations globales récurrentes ;
2. ajouter les informations sur les espaces individuels dans une feuille de calcul ;
3. importer la feuille de calcul dans l'application.

   Pour en savoir plus sur l'importation, consultez Configuration de feuilles de calcul pour l'importation des données relatives aux espaces de travail.

Si vous disposez de plans d'étage, vous pouvez créer des enregistrements de données jusqu'au niveau Bâtiments. Télécharger ces plans d'étage entraîne le chargement des données d'étages et des espaces qui leur sont associés.

Procédure

1. Accédez à la Tout > Cœur du lieu de travail > Administration des espaces.
2. Sélectionnez le module applicable.
   Créez les enregistrements dans l'ordre suivant :

   • Régions
   • Sites
   • Campus
   • Bâtiments
   • Étages
   • Surfaces
   • Espaces
   • Commande

   Par exemple, si vous souhaitez créer des emplacements pour vos bureaux, sélectionnez Sites.

3. Renseignez les champs du formulaire.
   Remarque :

   • La visibilité de certains des champs suivants dépend du module sélectionné.
   • Vous pouvez laisser un champ qui ne s'applique pas à votre organisation vide.

   Les champs du formulaire diffèrent en fonction du module que vous avez sélectionné. Par exemple, le formulaire suivant concerne le module Bâtiment.

   Tableau 1. Formulaire de bâtiment

   Champ	Description
   Nom	Nom du lieu de travail. Saisissez un nom unique. Par exemple, si le champ Bâtiment est défini sur 1C et si le champ Espace est défini sur WST 1C 1601, une valeur appropriée pour le champ Nom peut être 1C-16. Remarque : n'attribuez pas aux emplacements du lieu de travail un même nom, car cela affecte le processus de réservation.
   Région	Région dans laquelle se trouve le bureau. Si votre organisation est présente dans plusieurs régions, sélectionnez celle où se trouve le bureau que vous ajoutez.
   Site	Emplacement du campus du bureau. Si plusieurs sites existent dans une région, sélectionnez celui où se trouve le bureau que vous ajoutez.
   Campus	Nom du campus où le bureau exerce ses activités. Si plusieurs campus existent dans un site, sélectionnez celui où se trouve le bureau que vous ajoutez.
   Bâtiment	Nom du bâtiment du bureau pour cet espace de travail. Si plusieurs bâtiments existent dans une région, sélectionnez celui où se trouve le bureau que vous ajoutez.
   Étage	Nom ou numéro de l'étage où cet espace de travail se situe.
   Surface	Nom de la zone à l'étage du bureau.
   Géré par groupe	Groupe permettant de gérer l'ensemble des opérations liées au lieu de travail.
   Géré par	Gestionnaire de l'espace de travail supervisant toutes les opérations liées au lieu de travail.
   Fuseau horaire	Fuseau horaire de l’emplacement où se trouve le bâtiment.
   Actif	Option permettant d'indiquer si cet espace est actif.
   Est réservable	Option permettant d'indiquer si les espaces de cette entité d'espace de travail sont disponibles pour la réservation. Par exemple, si vous ne marquez pas un bâtiment comme pouvant être réservé, aucun des étages, zones et espaces de ce bâtiment ne sera disponible pour la réservation.
   Rue	Détails de la rue de l’emplacement où se trouve le bâtiment.
   Ville	Ville où se trouve le bâtiment.
   État/Province	État/province où se trouve le bâtiment.
   Code postal	Code postal de l’endroit où se trouve le bâtiment.
   Type d'espace	Type de l'espace du bureau. Pour configurer un nouveau type d'espace, consultez Ajouter une configuration du type d'espace.
   Latitude	Latitude d'un campus ou d'un bâtiment. La latitude est affichée sur la carte de répertoire d'emplacement de Espace de travail du Portail de services.
   Longitude	Longitude d'un campus ou d'un bâtiment. La longitude est affichée sur la carte de répertoire d'emplacement de Espace de travail du Portail de services.
   Activer la confidentialité et la préférence d'emplacement des employés	Préférence de confidentialité de l’emplacement pour le bâtiment. Les options suivantes sont proposées : Aucun : sélectionnez cette option si vous n’avez pas de préférence de confidentialité particulière sur le bâtiment. Lorsque vous définissez cette option, la préférence de confidentialité définie par votre organisation est prise en compte. Le champ est défini sur Aucun par défaut. Aucune confidentialité : sélectionnez cette option si vous n’avez pas d’exigence en matière de confidentialité. Profils du lieu de travail uniquement : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité sur les profils du lieu de travail. Réservations uniquement : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité des réservations du lieu de travail. Réservations et profils du lieu de travail : sélectionnez cette option pour définir la confidentialité à la fois sur les profils du lieu de travail et sur les réservations du lieu de travail.
   Autoriser les employés à remplacer la confidentialité des réservations	Spécifiez si vous souhaitez permettre aux employés de remplacer la confidentialité d’emplacement lors de la réservation d’espaces appartenant à ce bâtiment. Le champ fournit les options de remplacement suivantes : Aucun : sélectionnez cette option si vous n’avez pas d’exigence particulière en matière de confidentialité. Lorsque vous définissez cette option, la préférence de remplacement de la confidentialité d’emplacement définie par votre organisation est prise en compte. Le champ est défini sur Aucun par défaut. Oui : sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux employés de remplacer la préférence de confidentialité configurée pour l’emplacement qu’ils souhaitent réserver. Non : sélectionnez cette option si vous souhaitez empêcher les employés de remplacer la préférence de confidentialité définie sur l’emplacement qu’ils souhaitent réserver.

4. Cliquez sur Envoyer.

Résultats

L'enregistrement de l'emplacement du lieu de travail est ajouté.

Que faire ensuite

• Si vous disposez des plans d'étage de votre espace de travail, vous pouvez les télécharger pour créer et afficher les données des étages et de l'espace de travail. Pour en savoir plus, voir Télécharger un plan d'étage de l'espace de travail.
• Si vous utilisez une feuille de calcul pour saisir et importer des données d'espaces de travail en bloc, consultez Configuration de feuilles de calcul pour l'importation des données relatives aux espaces de travail.
• Si vous avez ajouté toutes les données relatives à votre espace de travail, vous pouvez définir les équipes. Pour en savoir plus, consultez Définir des équipes pour votre lieu de travail.