Effectuer un enregistrement de visiteur

Planifiez à l’avance la visite de votre visiteur ou de vos collègues hors site. Spécifiez les détails de leur visite comme la date, l’heure, le lieu, et plus encore.

Avant de commencer

Important :

Cœur du lieu de travail À partir de (sn_wsd_core) la version 2.1, toutes les mises à jour et nouvelles fonctionnalités sont disponibles uniquement sur le .Espace de travail du Portail de services Les services du lieu de travail fournis par ServiceNow® sont supprimés de la (Cœur du lieu de travail sn_wsd_core) à partir de la Portail de services version 2.1. Pour configurer le catalogue de services du lieu de travail dans , voir Configurer un catalogue dans lePortail de services portail de services.

Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Soumettez cette demande pour enregistrer un invité. Spécifiez s’il y a des exigences supplémentaires pour la visite sous forme de note privée au personnel de la réception.

Gestion des visiteurs du lieu de travail Le personnel administratif et d’accueil peut également enregistrer les visiteurs directement depuis l’application. Accédez à Workplace Visitor Management > Personnel d'accueil > Enregistrer des visiteurs.

Vous pouvez également enregistrer un visiteur à l’aide de l’assistance par messagerie instantanée de Virtual Agent (Agent virtuel). Accédez à Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail et sélectionnez l’icône de messagerie Saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles pour enregistrer un visiteur.

Procédure

1. Accédez à Tous > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail.
   Remarque :

   Vous pouvez également émettre une demande à partir du Centre des employés fichier . Sur la page d’accueil, accédez à Espace de travail > Parcourir tout l’espace de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
2. Ouvrez la catégorie Gestion des visiteurs .
   1. Sélectionnez le catalogue.
   2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
   3. Dans le catalogue Services du lieu de travail, sélectionnez Gestion des visiteurs.
      Remarque :

      Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Gestion des visiteurs.
3. Sélectionnez Enregistrer un invité.
4. Remplissez les champs du formulaire.
   Important :

   Les champs de date et d’heure se trouvent dans le fuseau horaire de l’emplacement sélectionné.

   Tableau 1. Formulaire d’inscription d’invité

   Champ	Description
   Description de la visite	Description avec des détails sur le but de la visite.
   Emplacement	Le lieu de la visite.
   Hôte	Le nom de l’hôte du visiteur. Par défaut, ce champ est défini sur Administrateur système.
   Date et heure d'arrivée	Date et heure d’arrivée de la visite, affichés sous la forme d’une icône de date et heure
   Date et heure de départ	Ce champ est automatiquement défini sur une heure après la date et l’heure d’arrivée. Vous pouvez modifier ce champ en sélectionnant votre propre heure à l’aide de l’icône de date et d’heure de départ (icône
   Invitation toute la journée	Option pour les visites d’une journée entière.
   Message privé destiné au réceptionniste	Exigences supplémentaires ou une note privée à la réceptionniste.
   Co-hôtes	Co-hôtes pour le visiteur. Les co-hôtes et l’hôte principal sont informés de l’inscription.

5. Sélectionnez Add an external visitor (Ajouter un visiteur externe) pour ajouter un visiteur.
   1. Sélectionnez Ajouter.
   2. Remplissez les champs du formulaire.

      Tableau 2. Formulaire Ajouter un visiteur externe

      Sélectionner un visiteur connu	Option permettant de sélectionner dans une liste de visiteurs connus si le visiteur a déjà visité. Cette sélection définit automatiquement le nom, l’adresse e-mail et d’autres informations pertinentes du visiteur.
      Type de visiteur	Type de visiteur.
      Prénom	Le prénom du visiteur.
      Nom de famille	Nom de famille du visiteur.
      Titre	Un titre pour le visiteur si nécessaire.
      E-mail du visiteur	Adresse e-mail du visiteur.
      Numéro de téléphone du visiteur	Le numéro de contact du visiteur.
      Organisation	L’organisation du visiteur.
      Wi-Fi	Option permettant d’accorder l’accès Wi-Fi au visiteur.
      VIP	Option pour marquer le visiteur comme personne importante (VIP). Cette option aide le réceptionniste à prioriser le visiteur.
      Préférences de stationnement	La préférence de stationnement du visiteur.
      Plaque d'immatriculation	Détails de la plaque d’immatriculation du visiteur.

   3. Sélectionnez Ajouter.
   Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaires à l’aide de l’icône Ajouter
6. Sélectionnez Add a company employee (Ajouter un employé de la société) pour ajouter un collègue.
   1. Sélectionnez Ajouter.
   2. Remplissez les champs du formulaire.

      Tableau 3. Ajouter un formulaire employé de société

      Sélectionner un collègue	Le nom de votre collègue. Les champs Prénom, Nom et E-mail sont automatiquement définis. Pour modifier des détails, sélectionnez l’icône de et enregistrez les modifications.
      E-mail	Ce champ est automatiquement défini sur t avec l’adresse e-mail du collègue sélectionné. Vous pouvez le modifier.
      Type de stationnement	La préférence de stationnement du collègue.
      Plaque d'immatriculation	Détails de la plaque d’immatriculation du collègue.

   3. Sélectionnez Ajouter.
   Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaires à l’aide de l’icône Ajouter/supprimer une ligne (icône
7. Dans la section Préférences de notification , sélectionnez le canal sur lequel vous souhaitez être notifié lorsque le visiteur s’enregistre dans le bâtiment.
   Vous pouvez lier le Agent virtuel à d’autres canaux comme Microsoft TeamsSlack ou . Pour plus d'informations, consultez Integrating Virtual Agent with other channels.
8. Sélectionnez Envoyer.

Résultats

L’enregistrement de votre visiteur est soumis et vous pouvez consulter vos demandes. Les détails de la visite sont envoyés à l’adresse e-mail du visiteur.

Que faire ensuite

Vous pouvez vérifier les détails de votre demande. Vous pouvez également modifier ou annuler la demande.

• Vous pouvez consulter vos demandes en suivant l’une des étapes suivantes.
  • Dans le Centre des employés, accédez à l’onglet Demandes pour afficher vos demandes et réservations.
  • Dans la barre de navigation de l’application Now Mobile , sélectionnez Pour moi et accédez à la section Ma demande pour afficher vos demandes.
  • Dans la messagerie instantanée d’agent virtuel, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles pour afficher les détails de votre visiteur.
• Sur l’écran des détails de la demande, vous pouvez annuler une demande en sélectionnant Annuler la demande.
• Vous pouvez rechercher des visiteurs enregistrés dans la liste des visiteurs à l’aide de l’option de recherche.