Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen

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  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Erstellen und verwalten Sie die vorkonfigurierten E-Mail-Vorlagen zum Senden von Benachrichtigungen an Endanwender, Benutzergruppen oder Manager. Mit diesen Vorlagen können Sie Endanwender über Incidents Data Loss Prevention Incident Response (DLP IR) beraten und mit ihnen kommunizieren.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle:
    • sn_dlir.admin: Erstellen, Bearbeiten und Löschen.
    • sn_dlir.analyst und sn_dlir.analyst_read: Ansicht (schreibgeschützt).
      Wichtig:
      Damit Analysten die E-Mail-Kommunikation eines DLP-Incident im Aktivitätenstrom anzeigen können, müssen Sie die Rolle „sn_dlir.analyst“ in der globalen Systemeigenschaft „glide.ui.activity.email_roles“hinzufügen oder anfügen.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    E-Mail-Benachrichtigungen werden nach den Incident-Benachrichtigungen, die an die Endanwender gesendet werden, den Eskalationsbenachrichtigungen, die an die Manager gesendet werden, oder den Fälligkeitsdatumsbenachrichtigungen kategorisiert. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen über die Fälligkeitstermine von DLP-Incidents senden oder Endanwender sogar beraten, was zu tun ist, wenn bestimmte Bedingungen im E-Mail-Bedingungsfilter erfüllt sind.

    Mit DLP-E-Mail-Vorlagen können Sie E-Mail-Benachrichtigungen für Endanwender, Manager und Analysten senden. Sie können die Vorlagen so konfigurieren, dass sie pro Incident oder als Digest gesendet werden. Ihr E-Mail-Betreff und -Text können Variablen enthalten, sodass Sie Ihre vorhandenen Inhalte wiederverwenden können.

    DLP stellt die folgenden vorkonfigurierten E-Mail-Vorlagen basierend auf den -Kategorien bereit:
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Genehmigung pro Incident – Benachrichtigung: Benachrichtigen Sie Anwender über die Genehmigung ihrer Anforderungen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Eskalationsbenachrichtigung: Senden Sie Eskalationsbenachrichtigungen in Form von Digests an Manager.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Elemente.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Stornierung der Genehmigungsanforderung pro Incident:Benachrichtigen Sie Anwender über eine Genehmigungsanforderung, die vom DLP-Analystenteam abgebrochen wurde.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Abschluss der Anwenderantwort: Benachrichtigen Sie das DLP-Analystenteam über die von Anwendern übermittelte Antwort.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Anwender-Incident-Benachrichtigung:Dies ist eine Standardvorlage für Anwender-Digest-Benachrichtigungen. Senden Sie alle paar Tage Incident-Benachrichtigungen in Form von Zusammenfassungen an die Endanwender, auch wenn keine neuen Incidents vorhanden sind, um die Anwender über die Gesamtzahl der Incidents für den Namen des jeweiligen Anwenders zu informieren. Sie können auch Digest-Benachrichtigungen senden, um die Benutzer über die nächsten Fälligkeitstermine von DLP-Incidents mit dem Schweregrad „Kritisch“, „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“ zu benachrichtigen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Pro Incident – Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Genehmigungen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Ablehnungsbenachrichtigung: Ablehnungsbenachrichtigung an anfordernde Person senden.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum: Senden Sie eine Benachrichtigung über das Fälligkeitsdatum des Incidents. Wenn dem Endanwender ein DLP-Incident zugewiesen wird und der Endanwender vor dem Fälligkeitsdatum keine Aktion ausgeführt hat, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Endanwender gesendet. Sie haben auch die Möglichkeit, den DLP-Incident an einen Manager, einen anwenderdefinierten Benutzer oder eine Benutzergruppe zu eskalieren, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort nicht eingehalten wurde.
      Hinweis:
      Benachrichtigungen über Fälligkeitstermine müssen in Form von Digest-Formularen vorliegen.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benutzerantwortbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Analysten über die von Anwendern pro Incident übermittelte Antwort.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Eskalationsbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Manager über Eskalationen pro Incident.
    • DLP-E-Mail-Vorlage – Benutzerbenachrichtigung pro Incident: Benachrichtigen Sie Benutzer über Zuweisungen pro Incident.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > DLP-Administration > E-Mail-Vorlagen.
    2. Klicken Sie auf Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular „DLP-E-Mail-Vorlage“.
      Feld Beschreibung
      Name Name der E-Mail-Vorlage.
      Aktiv Option, um anzugeben, ob die DLP-E-Mail-Vorlage aktiv ist. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, werden für diese E-Mail-Vorlage keine Benachrichtigungen gesendet.
      Kategorie Kategorie der E-Mail-Benachrichtigung. DLP unterstützt die folgenden Optionen:
      • Incident-Benachrichtigung an Endanwender: Wird gesendet, wenn die Incidents den Endanwendern zugewiesen werden.
      • Eskalationsbenachrichtigung an Manager: Wird gesendet, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort überschritten oder dem Manager manuell über das DLP-Vorgangsportal zugewiesen wird.
      • Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum: Wird gesendet, wenn das Fälligkeitsdatum der Antwort verletzt wird.
      • Benachrichtigung über Benutzerantwort an Analysten: Wird gesendet, wenn der Endanwender eine Aktion für den DLP-Incident ausführt.
      • Benachrichtigung über ausstehende Genehmigungen: Benachrichtigen Sie Genehmiger über ausstehende Elemente.
      • Genehmigungsbenachrichtigung an die anfordernde Person: Benachrichtigen Sie Anwender über die Genehmigung ihrer Anforderungen.
      • Benachrichtigung an anfordernde Person ablehnen: Benachrichtigen Sie Anwender über die Ablehnung ihrer Anforderungen.
      • Benachrichtigung an anfordernde Person abbrechen: Benachrichtigt Anwender über den Abbruch ihrer Anforderungen.
      Typ Option, um anzugeben, ob die E-Mail pro Incident oder als Digest gesendet wird.
      Hinweis:
      Wenn Sie „Benachrichtigung über Fälligkeitsdatum“ im Feld „Kategorie“ ausgewählt haben, können Sie nur Digests verwenden. Wählen Sie diese Option aus.
      Beschreibung Eindeutige Beschreibung für diese E-Mail-Vorlage.
      Ausführungsbefehl Priorität für E-Mail-Vorlagen. Dieses Feld gibt die Reihenfolge an, in der die E-Mail-Vorlagen ausgeführt werden, wenn zwei oder mehr E-Mail-Vorlagen die Auslösebedingungen gemeinsam verwenden.

      Die E-Mail-Vorlage mit der niedrigsten Nummer hat die höchste Priorität. Um die Reihenfolge der Vorgänge festzulegen, geben Sie einen Wert ein. Zum Beispiel 100, 200 oder eine beliebige andere Zahl. Der Standardwert ist 100.
      Vorlagenbedingung

      Optionen in den Vorlagenbedingungen, die auf der DLP-Incident-Tabelle basieren. Sie können jedes der Incident-Felder auswählen, um die Auslösebedingung für die E-Mail-Vorlage zu erstellen.

      Verwenden Sie die Listen und Felder des Bedingungsgenerators, um die Filter für die erste Zeile festzulegen.

      Um weitere Bedingungen hinzuzufügen, klicken Sie auf UND oder ODER.
      • Wenn AND ausgewählt ist, müssen alle Bedingungen erfüllt sein.
      • Wenn ODER ausgewählt ist, kann eine der beiden Bedingungen erfüllt werden.

      Um eine zweite Filterbedingung festzulegen, klicken Sie auf Neue Kriterien.

      Hinweis:
      Bei den Bedingungen im Bedingungsgenerator wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
      Zielanwender Zielbenutzer für die Vorlage, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Bei den Zielanwendern handelt es sich um:
      • Alle Empfänger: Sendet die E-Mail an Zielanwender.

      • Empfänger in der Gruppe: Senden Sie die E-Mail mithilfe der Filteroption nur an Empfänger innerhalb einer bestimmten Gruppe.

      • Empfänger, die den Kriterien entsprechen: Senden Sie die E-Mail an Zielanwender, die die Kriterien erfüllen. Sie können den Filter verwenden, um Zielbenutzer basierend auf den Bedingungen aufzuschlüsseln. Beispiel: Stadt.
      E-Mail-Vorlage Auswählbare E-Mail-Vorlage. Sie können die Variablen definieren, um vorhandene Inhalte wiederzuverwenden und der E-Mail-Benachrichtigung hinzuzufügen.

      Die Felder Kategorie und Typ bestimmen die Variablen, die zur Auswahl stehen. Angenommen, die E-Mail-Kategorie ist auf „Incident-Benachrichtigung“ festgelegt und der E-Mail-Typ ist ein Digest. Dann sind die Variablen für die Auswahl Digest-Felder, um die Häufung mehrerer DLP-Incidents zu ermöglichen.

      Hier ist ein Beispiel-HTML-Text für den E-Mail-Text jeder E-Mail-Vorlage:
      • Standardvorlage für Genehmigungsbenachrichtigung pro Incident: 
        Dear ${respondent.first_name},

Your request "${end_user_response}" on the incident ${number} has been approved.

- Date protection team
      • Benachrichtigung über Stornierung der Genehmigungsanforderung pro Incident
        Dear ${respondent.first_name},

Your request "${end_user_response}" on the DLP incident ${number} has been cancelled.

No action is required from you at this point. Data protection team will contact you for any further information required.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Fälligkeitsdatumsbenachrichtigung: 
        Dear ${target_user.name},

Following incidents require your response.

${due_days_table}

- Data protection team
      • Standardvorlage für Anwenderbenachrichtigungen pro Incident:
        Dear ${assigned_to.name},

DLP Incident ${number} is assigned to you.

Please review and submit your response.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benutzer-Incident-Benachrichtigung:
        Hello ${target_user.name},

You have ${total_number_of_incidents} incidents assigned to you currently that require your response. ${new_incidents_in_period} new incidents got assigned to you since the last email communication.

Nearest upcoming due date for responding to a critical incident is ${nearest_due_date_for_critical_severity_incidents}.

Please log in to the ${link_to_dlp_portal} and submit your response.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Eskalation – Digest: 
        Hi ${target_user.name},

The following data security incidents have been escalated to you due to lack of response from the assignees.

Please login to the incident response workspace to review the incidents and submit your response.

${overdue_table}

- Data protection team
      • Standardvorlage für Eskalation – Pro Incident: 
        Dear ${assigned_to.name},

Data security incident ${number} has been escalated to you.

Please review and submit your response or assign the incident back to the user.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über ausstehende Genehmigung: 
        Dear ${approver.first_name},

Your approval is required for a few requests on data security incidents.

Please login to the workspace here and review the requests.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benachrichtigung für ausstehende Genehmigung pro Incident: 
        Dear ${Approver},

Your approval is required for the incident ${number} requested by the user ${respondent.first_name} ${respondent.last_name}.

Please visit this here to approve or reject the request.

- Data Protection Team
      • Standardvorlage für Pro Incident-Ablehnungsbenachrichtigung: 
        Dear ${respondent.first_name} ${respondent.last_name},

This is to inform you that your request "${end_user_response}" for the DLP incident ${number} has been rejected.

Please review the incident here.

- Data protection team
      • Standardvorlage für Benutzerantwortbenachrichtigung pro Incident:
        Hi ${assigned_to.name},

This is to inform you that a response has been submitted for the DLP Incident ${number}.
      • Standardvorlage für Benachrichtigung über Abschluss der Anwenderantwort:
        Hello ${target_user.name},

This email is to inform you that users have submitted their response for ${new_incidents_in_period_user_response_completed} new incidents since the last email communication.

Please review the response for these incidents ${link_to_incidents_in_period_user_response_completed}.
      Das folgende Beispiel zeigt die DLP-E-Mail-Vorlage, bei der die Zielbenutzer als alle Empfänger definiert sind.
      Abbildung : 1. E-Mail-Vorlage
      Erstellen und verwalten Sie DLP-E-Mail-Vorlagen.

      Das folgende Beispiel zeigt eine E-Mail-Vorlage mit dem Betreff „User Incident Notification“ und der Variablen new_incidents_in_period. Der E-Mail-Text enthält mehrere Variablen, die aus der Spalte Variablen auswählen hinzugefügt werden.

      Abbildung : 2. E-Mail-Vorlagenvariablen
      E-Mail-Vorlage mit Feldern zur Auswahl von Variablen.
    4. Klicken Sie auf Absenden.

    Ergebnisse

    Der Endanwender erhält eine Digest-Benachrichtigungs-E-Mail mit allen ausgewählten Variablenfeldern in der Vorlage.