Résoudre automatiquement les réservations récurrentes

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 3 minutes de lecture

    • Lors d’une réservation récurrente, seule la disponibilité de la première occurrence est vérifiée. Il est possible qu’une occurrence future de la réunion rencontre des conflits. Pour éviter de tels conflits, lors de la planification d’une réservation récurrente, l’application Gestion des réservations du lieu de travail tente de résoudre automatiquement tous les conflits récurrents.

    Avant de commencer

    Les administrateurs peuvent choisir de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents au niveau du module Réservable.
    Remarque :
    Assurez-vous d’avoir activé les options Autoriser les réservations récurrentes et Résoudre automatiquement les conflits récurrents sur le formulaire Module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

    Si vous effectuez une mise à niveau à partir d’une Gestion des réservations du lieu de travail version précédente et si vous avez déjà mis à jour la mise en page du formulaire, vous devez modifier à nouveau la vue de formulaire pour afficher le champ Résoudre automatiquement les conflits récurrents .

    L’application tente de trouver automatiquement un espace alternatif pour les occurrences en conflit en se basant sur la logique suivante :
    • Lorsque des cartes d’étage sont disponibles, l’application essaie de trouver l’espace le plus proche de la même capacité, puis recherche un espace avec plus de capacité, et enfin, un espace avec une capacité inférieure.
    • Lorsqu’aucune carte d’étage n’est disponible, l’application recherche un autre espace dans la même zone ou au même étage.
    • Les espaces favoris sont prioritaires sur « l’emplacement » (dans la même zone ou à proximité).
    • L’application recherche un espace du même type.
    • L’application recherche un espace avec des services standards similaires.
    • L’employé est informé via la page Récapitulatif de la réservation et par e-mail lorsque l’application attribue un espace alternatif.
    Remarque :
    L’option d’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Workplace Reservation Management > Administration > Module réservable.
    2. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail > Effectuer une réservation.
    3. Créez une réservation.

      Pour en savoir plus sur la création d’une réservation, reportez-vous à la rubrique Créer une réservation.

      Par exemple, deux utilisateurs de l’espace de travail, Abel Tutor et Abel L, créent des réservations. Abel L crée une réservation pour le mardi 22/11 de 10h00 à 12h00 dans la salle A1-02-01.

    4. Sélectionnez Récurrent pour effectuer une réservation récurrente.
    5. Apportez les modifications requises et envoyez la réservation.
    6. Un autre utilisateur de l’espace de travail (Abel Tutor) effectue une réservation récurrente.
      Abel Tutor effectue la réservation pour la semaine du 21/11 au 25/11 de 09h00 à 15h pour le même espace (Salle A1-02-01). Pour plus d’informations, reportez-vous à l’étape 3.
    7. Après avoir soumis la réservation, notez que l’utilisateur (Abel Tutor) se voit maintenant attribuer un espace différent pour le mardi puisqu’il a déjà été réservé par Abel L à l’étape 3.

      Le nouvel espace est visible sur la page récapitulative de la réservation. Lorsque les occurrences de réservation conflictuelles sont résolues, l’application tente d’affecter un nouveau lieu de travail, une nouvelle date et une nouvelle heure dans le même module, ou un autre espace est affecté pour la date et l’heure existantes. Vous recevez également une notification par e-mail.

      L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.

      Remarque :
      Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement, son état est affiché dans la table Réservation et la colonne Sous-type de réservation est définie sur Exception.
    8. Si la propriété Résoudre automatiquement les conflits récurrents est définie sur faux ou n’est pas activée dans le module Réservable et que vous essayez d’effectuer une réservation (voir l’étape 3), des réservations conflictuelles se produisent si le même espace est réservé par un autre utilisateur de l’espace de travail.
      Dans ce cas, l’employé doit résoudre manuellement les conflits de réservation en trouvant un espace, une date et une heure alternatifs.
    9. Lors de l’affichage des détails d’une réservation conflictuelle, l’employé peut trouver un autre espace et une autre heure à l’aide de l’option Récurrences sur la page Résumé de la réservation.

      Page récapitulative de la réservation montrant les conflits de réservation et l’option pour trouver un autre espace disponible.

    10. Sélectionnez les options requises dans la liste déroulante Actions de la page Récapitulatif de la réservation :
      • Modifier l'occurrence de réservation
      • Annuler l'occurrence
      • Annuler la série
      • Partager la réservation
    11. Dans les notifications par e-mail que vous recevez, sélectionnez l’option Afficher les séries de réservation pour mettre à jour l’espace et l’heure d’une réservation conflictuelle.
    12. Recherchez un espace ou une heure disponible et créez une réservation.
    13. Soumettez la réservation.
      Si l’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée, la réservation récurrente conflictuelle dans une série est résolue et un espace disponible est affecté à l’utilisateur. Lorsque cette option n’est pas activée, les utilisateurs de l’espace de travail doivent mettre à jour manuellement l’heure et l’espace pour une réservation donnée.