Travailler sur une demande d’assistant d’espace

En tant que planificateur d’espace, répondez aux demandes d’assistance concernant l’espace du lieu de travail. Affichez le plan d’espace sélectionné de la demande et déployez-le en conséquence. Vous pouvez également affecter la demande à un autre groupe d’affectation ou à un utilisateur.

Avant de commencer

Vous devez disposer des éléments suivants :

• Centre des lieux de travail
• Gestion des tickets de lieu de travail
• Workplace Space Management
• Pour la vue cartographique d’étage, les cartes d’étage doivent être créées à l’aide Mappage intérieur des lieux de travail de Map Studio.

Rôle requis : sn_wsd_spcmgmt.space_planner

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsqu’une demande d’espace est soumise, un ticket du lieu de travail est créé dans l’application. Le Centre des lieux de travail tableau de bord Optimisation de l’espace vous permet d’afficher tous les tickets de lieu de travail liés à la demande d’espace au même endroit. En tant que planificateur d’espace, vous pouvez effectuer les actions suivantes sur une demande :

• Affichez les demandes d’espace soumises par les utilisateurs. Vous pouvez afficher une demande même si l’utilisateur n’a sélectionné aucune option. Ces tickets du lieu de travail sont définis avec l’état Travail en cours.
• Suivez le nombre total de demandes d’espace créées dans l’organisation à l’aide du tableau des mesures d’optimisation de l’espace. Vous pouvez également consulter la liste détaillée des demandes d’espace.
• Surveillez l’état d’une demande d’espace et traitez-la en conséquence.
• Affichez le plan d’espace sélectionné d’une demande d’espace et déployez-le.
• Affectez la demande d’espace à un autre groupe d’affectation ou à un utilisateur.
• Affichez le plan d’espace sur un plan de l’étage et visualisez les sièges avant le déploiement.
• Ajoutez des notes de travail à la demande. Les notes de travail ne s’affichent que pour le planificateur d’espace qui travaille sur cette demande.
• Ajoutez des commentaires sur la demande afin que l’utilisateur puisse afficher. Vous pouvez les informer de la progression ou les informer avec toute information dont ils ont besoin.

Pour plus d’informations sur la fonctionnalité, les vues et les états, reportez-vous à la section Approbations, états, actions et fonctionnalités clés des demandes d’espace.

Remarque :

Vous ne pouvez déployer qu’une demande d’espace dont l’état est Approuvé.

Procédure

1. Accédez à l’un des emplacements suivants :
   • Tout > Centre des lieux de travail > Centre des lieux de travail.
   • Tout > Planification du scénario > Mes plans des scénarios
   Vous pouvez également ouvrir Workplace Central à partir de directement Centre des employés . Accédez à la Espaces de travail > Centre des lieux de travail.
   Le tableau de bord Analyse du lieu de travail s’ouvre.
2. Dans le volet gauche, sélectionnez l’icône Optimisation de l’espace ( ).
   Le panneau de commandes d’optimisation de l’espace s’ouvre.
3. Pour ouvrir une demande d’espace, effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Dans la section Mesures de scénarios , sélectionnez Toutes les demandes d’espace.
   • Dans la section Demandes d’espace , sélectionnez Afficher tout.
   L’onglet Demandes d’espaces s’ouvre.
4. Facultatif : Appliquez des filtres et des options de tri sur la liste pour filtrer la demande.
5. Sélectionnez le ticket du lieu de travail de la demande d’espace sur laquelle vous souhaitez travailler.
   Le ticket du lieu de travail s’ouvre dans un onglet distinct et affiche divers détails de la demande. Pour plus d’informations sur les différentes options affichées dans la demande, reportez-vous à la section Approbations, états, actions et fonctionnalités clés des demandes d’espace.
6. Facultatif : Dans le panneau Ticket du lieu de travail , vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :
   • Pour affecter la demande d’espace à un autre groupe d’affectation, modifiez le champ Groupe d’affectation .
   • Pour affecter la demande d’espace à un autre utilisateur directement, spécifiez l’utilisateur dans le champ Affecté à .
   • Faites défiler pour afficher les détails de la demande et les variables fournies par le demandeur.
7. Dans le panneau Activité , vous pouvez effectuer l’une des actions suivantes :
   • Ajoutez des commentaires dans la section Commentaires et sélectionnez Publier des commentaires pour informer les utilisateurs de toute information.
   • Ajoutez des notes de travail dans la section Notes de travail et sélectionnez Publier des notes de travail (privées) pour informer les autres planificateurs d’espace qui travaillent sur la demande. Les notes de travail ne sont pas affichées pour le demandeur.
8. Sélectionnez l’onglet Plan d’espace pour afficher le plan d’espace sélectionné par le demandeur.

   Vous pouvez également afficher l’espace sur la carte en sélectionnant Afficher les espaces sur la carte.

   Avertissement :

   Vous pouvez afficher le plan d’espace uniquement si le demandeur sélectionne une option. Si le demandeur n’a sélectionné aucune option, l’onglet Plan de l’espace n’affiche aucune information.
9. Sélectionnez l’onglet Approbations pour afficher les détails de l’approbateur de la demande d’espace.
10. Sélectionnez le plan de déploiement d’espace pour afficher les détails de l’allocation d’espace, tels que le type de changement, la valeur actuelle et la valeur du scénario.
11. Sélectionnez l’onglet Carte de l’étage pour afficher le plan de l’espace sur une carte de l’étage.
    La légende de la couleur associée à chaque département s’affiche sur le panneau de droite.

    Remarque :

    Vous pouvez afficher la carte d’étage uniquement si une carte d’étage est configurée à l’étage duquel le plan d’espace est effectué. Assurez-vous d’avoir configuré Mappage d'intérieur votre configuration en tant que fournisseur de cartes pour afficher des cartes et d’avoir le module d’extension des composants Indoor Mapping. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser les propriétés de la carte.
12. Après avoir apporté des modifications, sélectionnez Enregistrer.
13. Pour déployer le plan d’espace, procédez comme suit :
    1. Sélectionnez l’onglet Plan de déploiement d’espace .
    2. Passez en revue le plan d’espace et les allocations si nécessaire.
    3. Cliquez sur Déployer.
    Le plan d’espace sélectionné dans la demande est déployé.

Résultats

Le plan d’espace est déployé pour la demande d’espace. L’état de la demande passe à Déploiement en cours jusqu’à ce que toutes les allocations d’espace soient implémentées. Pour chaque allocation, un ticket de lieu de travail est créé pour celle-ci. Lorsque le déploiement est en cours, les actions suivantes sont effectuées :

• Si un ticket du lieu de travail associé à une allocation échoue, c’est-à-dire si l’état a été défini sur Fermé incomplet. Dans ce cas, le déploiement échoue et l’état de la demande d’espace est défini sur Fermé incomplet. Vous pouvez ajouter des commentaires si vous souhaitez informer l’utilisateur des détails de l’échec.
• Si tous les tickets du lieu de travail associés aux allocations sont implémentés avec succès, c’est-à-dire qu’ils ont tous l’état défini sur Fermé terminé, le déploiement est réussi. Lorsque le déploiement réussit, la demande d’espace est définie sur Fermé terminé.

Concepts associés

• Administration des espaces basée sur une carte

Tâches associées

• Créer un scénario avec un bâtiment
• Créer un scénario à plusieurs bâtiments
• Examiner un scénario
• Publier un scénario
• Envoyer un scénario pour approbation
• Changer le propriétaire d’un scénario
• Déployer un scénario
• Afficher les détails du changement de scénario
• Créer une copie d’un scénario existant
• Créer un scénario et ajouter des espaces de quartier
• Afficher ou modifier les allocations d’espace d’un bâtiment