Ordre de priorité des travaux
La hiérarchisation du travail affecte automatiquement un niveau de priorité aux demandes d’achat, aux demandes d’approvisionnement et aux tickets d’approvisionnement afin que les spécialistes de l’approvisionnement puissent traiter les éléments les plus urgents en premier.
Lorsque les dossiers d’approvisionnement arrivent dans la file d’attente d’un spécialiste, ils n’ont pas de signal automatique indiquant quels articles sont les plus urgents. Sans hiérarchisation, une mise à jour mineure du catalogue et une renégociation d’un fournisseur à forte valeur ajoutée semblent identiques. La hiérarchisation du travail résout ce problème en évaluant chaque enregistrement par rapport à un ensemble de règles définies par l’administrateur et en lui attribuant un niveau de priorité avant qu’un spécialiste ne l’ouvre. Il en résulte une file d’attente de travail que les spécialistes peuvent trier et filtrer par priorité, avec les enregistrements les plus critiques en haut de la page.
La priorité est attribuée automatiquement. Les spécialistes et les demandeurs ne le définissent pas manuellement. Les administrateurs contrôlent les règles qui déterminent le mode de calcul de la priorité, via des tables de décision qu’ils configurent pour chaque type d’enregistrement. Pour plus d’informations sur la configuration de règles de table de décision pour affecter automatiquement la priorité aux demandes d’achat, aux demandes d’approvisionnement et aux tickets d’approvisionnement, reportez-vous à la section Configuration de la hiérarchisation du travail.
Niveaux de priorité
La priorisation des travaux utilise une échelle de priorité à cinq niveaux.
| Priorité | Valeur | Description |
|---|---|---|
| Critique | 1 | Urgence la plus élevée. Nécessite une attention immédiate. |
| Élevé | 2 | Urgence importante. Travaillez en amont des éléments de routine. |
| Modéré | 3 | Urgence standard. Chronologie de traitement normale. |
| Faible | 4 | Urgence moindre. Peut être différé lorsque des éléments de priorité élevée sont en attente. |
| Planification | 5 | Système par défaut. Affecté lorsqu’aucune règle configurée ne correspond à l’enregistrement. |
La priorité de planification n’est pas une valeur configurée par les administrateurs. Il s’agit de la solution de secours affectée à tout enregistrement auquel aucune règle ne correspond. Les administrateurs peuvent déployer progressivement la hiérarchisation du travail : les enregistrements pour lesquels aucune règle n’a encore été écrite reçoivent la priorité de planification et s’affichent en bas de la file d’attente.
Mécanisme de table de décision
Les règles de priorité sont définies dans des tables de décision, des ensembles structurés de règles si-alors où chaque ligne spécifie une ou plusieurs conditions et le niveau de priorité à attribuer lorsque ces conditions sont remplies. Les administrateurs configurent les règles. Le système les évalue automatiquement chaque fois qu’un enregistrement pertinent est créé ou mis à jour.
Il existe une table de décision par type d’enregistrement.
| Table de décision | Type d'enregistrement | Base d’évaluation par défaut |
|---|---|---|
| Priorité par défaut pour les demandes d’achat | Demandes d'achat | Montant total de la ligne (seuil financier) |
| Priorité par défaut pour les demandes d’approvisionnement | Demandes d'approvisionnement | Code du poste de propriétaire de l’entreprise (hiérarchie organisationnelle) |
| Priorité par défaut pour les tickets Procurement | Tickets Procurement | Aucune règle par défaut : les administrateurs définissent toutes les conditions |
Les tables de décision Demande d’achat et Demande d’approvisionnement incluent des exemples de règles fournis comme données de démonstration. Ces règles peuvent ne pas être chargées dans les instances de production et doivent être examinées avant utilisation. La table de décision du ticket d’approvisionnement est expédiée sans règles. Les administrateurs définissent toutes les conditions à partir de zéro.
Comment les éléments de ligne génèrent-ils la priorité ?
Les demandes d’achat, les demandes d’approvisionnement et les tickets d’approvisionnement peuvent contenir plusieurs éléments de ligne. La hiérarchisation du travail évalue chaque élément de ligne individuellement et affecte à l’enregistrement parent le résultat d’urgence le plus élevé trouvé sur toutes les lignes.
Un seul élément de ligne de priorité élevée fait passer l’ensemble de l’enregistrement parent à ce niveau de priorité. Par exemple, si une demande d’achat contient dix lignes et qu’une ligne a un montant total qui atteint le seuil Critique, l’ensemble de la demande se voit affecter une priorité critique, quelles que soient les neuf autres lignes.
Lorsque les spécialistes ouvrent un enregistrement à priorité élevée, ils doivent s’attendre à trouver au moins un élément de ligne qui répond à une condition de priorité élevée. D’autres lignes sur le même enregistrement peuvent être routinières.
Les lignes à l’état Annulé ou Fermé sont exclues de l’évaluation et ne contribuent pas à la priorité de l’enregistrement parent.
Calcul automatique de priorité
La priorité est calculée automatiquement en arrière-plan chaque fois qu’un enregistrement est créé ou mis à jour, et chaque fois que l’un de ses éléments de ligne est créé ou mis à jour. Le calcul s’exécute après la sauvegarde de l’enregistrement et n’affecte pas l’opération d’enregistrement. Le champ Priorité est mis à jour dans les instants qui suivent l’événement déclencheur.
La priorité n’est pas recalculée pour les enregistrements dans un état fermé ou rejeté. Une fois qu’un enregistrement atteint un état final, sa priorité est gelée à la valeur qu’elle détenait au moment de sa fermeture.
Lorsqu’un élément de ligne est modifié ; Par exemple, lorsqu’un montant de ligne est révisé, la priorité de l’enregistrement parent est recalculée automatiquement. Les spécialistes n’ont pas besoin d’actualiser ou de recalculer manuellement la priorité après avoir modifié une ligne.
Comportement de secours
Si un enregistrement est évalué et qu’aucune règle configurée ne correspond, l’enregistrement conserve sa priorité actuelle. Pour un enregistrement nouvellement créé, cela signifie qu’il conserve la valeur de priorité de planification que le système lui attribue lors de sa création.
Un enregistrement avec la priorité de planification indique qu’aucune règle ne correspondait, pas qu’un administrateur l’ait configuré comme planification. C’est un signal que l’enregistrement ne correspond pas aux règles actuellement définies. Lorsque la prochaine mise à jour de l’enregistrement ou de l’une de ses lignes déclenche un nouveau calcul, les règles sont à nouveau évaluées. Si une règle de correspondance a été ajoutée depuis la dernière évaluation, la priorité est mise à jour en conséquence.