Configurer la priorisation du travail pour les demandes d’approvisionnement

Configurez la table de décision Priorité par défaut pour les demandes d’approvisionnement afin d’affecter automatiquement des niveaux de priorité aux demandes d’approvisionnement en fonction de l’ancienneté organisationnelle du propriétaire de l’entreprise ou d’autres conditions définies par l’administrateur.

Avant de commencer

Avant de configurer la hiérarchisation du travail pour les demandes d’approvisionnement, vérifiez les points suivants :

• L’application Centre d'achat (sn_shop) est installée et active sur l’instance.
• Les niveaux de priorité suivants existent et sont actifs dans la liste de choix des priorités de l’instance : Critique, Élevé, Modéré, Faible et Planification.
• Des enregistrements de code de tâche existent dans l’instance et sont associés aux profils d’utilisateurs de la manière attendue.
• Le champ Propriétaire de l’entreprise est renseigné dans les enregistrements de demande d’approvisionnement. S’il est vide, aucun code de tâche ne peut être évalué et aucune règle ne correspond.

Rôle requis : sn_spend_psd.psd_admin ou admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

La table de décision Priorité par défaut pour les demandes d’approvisionnement contient les règles qui déterminent la priorité affectée aux demandes d’approvisionnement. Les exemples de règles par défaut évaluent le champ Propriétaire de l’entreprise dans la demande d’approvisionnement et affectent la priorité en fonction du code de tâche du propriétaire de l’entreprise.

Les règles d’exemple sont expédiées en tant que données de démonstration et ne sont probablement pas chargées dans votre instance de production. Même s’ils sont présents, ils référencent les enregistrements de code de tâche par des identificateurs internes spécifiques au jeu de données de démonstration. Ces identificateurs ne correspondent pas aux enregistrements de code de tâche de votre organisation et les règles ne produisent pas de résultats tant qu’elles ne sont pas reconfigurées avec les valeurs correctes de votre instance.

La règle de démonstration Propriétaire de l’entreprise est Directeur financier ou PDG est une exception : elle évalue directement la valeur de texte du champ de code de la tâche, ce qui le rend plus portable. Toutefois, elle ne produit des résultats que si les codes de tâche de votre organisation utilisent exactement ces valeurs de texte.

Si votre organisation n’utilise pas la hiérarchie des codes de tâches comme base pour la priorité d’approvisionnement, les conditions peuvent être entièrement remplacées. N’importe quel champ de l’enregistrement de la demande d’approvisionnement ou de la ligne d’achat est disponible en tant qu’entrée de condition.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Sourcing and Purchasing Automation > Tables de décision.
2. Dans la liste des tables de décision, sélectionnez Priorité par défaut pour les demandes d’approvisionnement.

   La table de décision s’ouvre en affichant l’en-tête de la table, deux colonnes d’entrée (Demande d’approvisionnement et Ligne d’achat) et la grille des règles.

3. Facultatif : Si des règles de démonstration sont présentes, passez en revue chaque règle et décidez de la conserver, de la modifier ou de la supprimer.

   Les règles de démonstration par défaut correspondent aux enregistrements de code de tâche par identificateur interne. Avant que ces règles ne produisent des résultats dans votre instance, vous devez remplacer les identificateurs de démonstration par les identificateurs corrects pour les enregistrements de code de tâche de votre organisation. Utilisez la recherche du champ de référence pour sélectionner les enregistrements de code de tâche corrects plutôt que de saisir des valeurs manuellement.

   Si les règles de démonstration ne reflètent pas les critères de hiérarchisation de votre organisation, supprimez-les ou désactivez-les et ajoutez des règles à partir de zéro.

4. Identifiez les enregistrements de code de tâche dans votre instance qui correspondent aux niveaux organisationnels que vous souhaitez prioriser.

   Accédez à la liste des codes de tâche dans votre instance et notez les enregistrements qui représentent chaque niveau de l’organisation, par exemple, les niveaux direction, contributeur individuel senior, gestionnaire et contributeur individuel. Vous sélectionnerez ces enregistrements lors de la configuration des conditions de règle.

5. Ajoutez une ligne de règle à la grille de règles.
6. Configurez la ligne de règle en sélectionnant chaque cellule et en fournissant les valeurs requises.
   • Pour définir une condition, sélectionnez la cellule opérateur et choisissez un opérateur, puis sélectionnez la cellule de valeur de condition et entrez une valeur. Pour établir une correspondance avec le code de tâche du propriétaire de l’entreprise, utilisez le champ de remontée pas à pas business_owner.job_code. Utilisez la recherche du champ de référence pour sélectionner les enregistrements de code de tâche corrects plutôt que de saisir des valeurs manuellement.
   • Pour définir le résultat, sélectionnez la cellule de valeur de résultat et choisissez le niveau de priorité à affecter lorsque la règle correspond.

   Pour en savoir plus sur l’utilisation des cellules, des conditions et des résultats d’une table de décision dans Studio de workflow, reportez-vous à la section Modify decision table rules in Workflow Studio.

7. Dans la colonne Classement , définissez la séquence d’évaluation de chaque règle.

   Pour modifier une valeur de classement, double-cliquez sur le nombre pour le modifier, saisissez une nouvelle valeur et appuyez sur Entrée. Placez les règles des niveaux d’urgence élevée à un nombre de rang inférieur afin qu’elles soient évaluées en premier.

8. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la règle.

   Répétez les étapes 5 à 8 pour chaque règle supplémentaire.

   Ensuite, vérifiez que les règles métier de recalcul de priorité sont actives pour les tables Demande d’approvisionnement et Ligne d’achat.

9. Accédez à la Définition du système > Règles métier et recherchez Recalculer la priorité à la mise à jour filtré par la table de demande d’approvisionnement et la table de ligne d’achat.

   Confirmez que les deux règles sont affichées.

10. Testez la configuration en créant ou en mettant à jour une demande d’approvisionnement lorsque le propriétaire de l’entreprise a un code de tâche qui correspond à l’une de vos règles configurées.

    Une fois la règle en arrière-plan exécutée, vérifiez que le champ Priorité de la demande d’approvisionnement reflète la valeur attendue. Testez également une demande d’approvisionnement dont le code de tâche de propriétaire de l’entreprise ne correspond à aucune règle et confirmez que sa priorité reste à Planification.

    Si une demande d’approvisionnement n’a pas de propriétaire d’entreprise, aucun code de tâche ne peut être évalué et l’enregistrement reçoit la priorité de planification.

Résultats

Les demandes d’approvisionnement se voient automatiquement affecter un niveau de priorité lorsqu’elles sont créées ou mises à jour. Les spécialistes de l’approvisionnement peuvent trier et filtrer leur file d’attente de travail par priorité pour traiter les demandes d’approvisionnement les plus urgentes en premier.