Types de tickets Procurement
Les types de ticket Procurement classent et acheminent les éléments de travail d’approvisionnement à l’équipe appropriée et peuvent bloquer le traitement des commandes ou de l’approvisionnement jusqu’à ce que la revue ou l’action requise soit terminée.
Ce que font les types de ticket Procurement
Chaque ticket d’approvisionnement dans Gestion des tickets d'approvisionnement (PCM) comporte un type de ticket qui détermine son objectif, l’équipe qui le gère et son effet sur le bon de commande ou l’activité d’approvisionnement associée. Lorsqu’un ticket est ouvert, le type de ticket contrôle si le processus de bon de commande ou d’approvisionnement peut avancer ou doit attendre que le ticket soit résolu.
Gestion des tickets d'approvisionnement fournit 13 types de tickets du système de base couvrant les modifications d’achat, les examens de conformité et les demandes d’assistance des employés. Chaque type de ticket suit un workflow défini, et certains sont gérés via des playbooks guidés qui guident les prestataires à travers les activités requises.
Catégories de types de tickets
Les 13 types de tickets du système de base se répartissent en trois catégories en fonction de la personne à l’origine et de leur utilité.
| Catégorie | Type de ticket | Objectif |
|---|---|---|
| Modification d'achat | Modifier un achat | Modifiez une demande d’achat ou un bon de commande existant, par exemple pour modifier la quantité, le prix ou la date de livraison. |
| Retourner un achat | Renvoyez les marchandises reçues au fournisseur. | |
| Remplacer un achat | Remplacez les marchandises endommagées, incorrectes ou défectueuses. | |
| Modifier un reçu | Corrigez un enregistrement de réception après réception des marchandises. | |
| Vérification de conformité | Revue du codage GL | Vérifiez et corrigez le codage de compte de comptabilité générale sur une ligne d’achat avant que la commande ne soit passée. |
| Revue de budget | Confirmez qu’il existe un budget suffisant pour l’achat. | |
| Examen du contrat | Passez en revue les contrats applicables avant l’achat. | |
| Envoyer l'accord de confidentialité pour signature | Envoyez un accord de confidentialité au fournisseur associé à l’achat. | |
| Examen de l'adresse de livraison | Vérifiez et approuvez l’adresse de livraison pour un achat avant que la commande ne soit traitée. | |
| Diligence raisonnable | Effectuez une évaluation de diligence raisonnable du fournisseur avant qu’un achat ne se poursuive. | |
| Demande d’assistance | Question | Posez une question générale sur l’approvisionnement ou demandez de l’aide à l’équipe d’approvisionnement. |
| Demander une carte d'entreprise | Demandez une carte d’achats d’entreprise pour les dépenses professionnelles. | |
| Demander une copie du contrat | Obtenez une copie d’un contrat de fournisseur existant pour référence. |
Fonctionnement
Lorsqu’un événement d’approvisionnement se produit, comme la soumission d’une demande d’achat, une action du centre d’achat ou une demande du catalogue d’un employé, le système crée un ticket d’approvisionnement sur la table sn_spend_psd_procurement_request et tamponne le type de ticket approprié.
- Un ticket est créé soit automatiquement par le système, soit manuellement par un utilisateur, avec un type de ticket spécifique qui détermine le workflow et le groupe d’affectation.
- Si le type de ticket est configuré pour bloquer le traitement, le bon de commande ou l’activité d’approvisionnement associée est mis en suspens jusqu’à la fermeture du ticket. Les tickets de vérification de conformité, tels que la revue de codage GL et la revue de budget, utilisent couramment ce comportement.
- Le groupe affecté travaille sur les activités requises. Pour les types de tickets pilotés par un playbook, un playbook guidé présente au prestataire des activités et des points de décision structurés.
- Lorsque le prestataire résout le ticket, tout marqueur bloquant est libéré et le bon de commande ou l’activité d’approvisionnement peut se poursuivre.
Blocage de commande et d’approvisionnement
- Commande dépendant du ticket : l’étape de bon de commande dans le workflow d’approvisionnement ne peut pas avancer tant que le ticket n’est pas fermé. Revue du codage GL, Revue de budget, Revue du contrat, Envoyer l’accord de confidentialité pour signature et Revue de l’adresse de livraison définissent tous ce marqueur par défaut.
- Approvisionnement dépendant du ticket : l’étape d’approvisionnement et de négociation ne peut pas avancer tant que le ticket n’est pas fermé. Revue de budget Définit ce marqueur par défaut.
Le blocage est appliqué par le cadre de travail des éléments de travail et des étapes de la Procurement Operations Platform. Lorsqu’un bon de commande ou une demande d’approvisionnement est consulté, le cadre de travail évalue si des tickets ouverts avec des marqueurs de blocage sont associés à cet enregistrement. Lorsqu’un ticket bloquant reste ouvert, l’étape pertinente, telle que l’étape Examiné pour les tickets dépendants de la commande ou l’étape Négocié pour les tickets dépendants de l’approvisionnement, s’affiche comme en cours avec le ticket ouvert affiché comme un élément de travail à résoudre. L’étape ne peut pas être terminée tant que le ticket est actif.
La mise en suspens se libère automatiquement. Lorsque le ticket bloquant est fermé, la prochaine fois que le bon de commande ou l’enregistrement d’approvisionnement est consulté, le cadre réévalue l’étape et la fait passer à l’état Terminé si aucun autre ticket bloquant ne reste ouvert.