Suivre les évaluations des risques à partir du playbook de diligence raisonnable

En tant que spécialistes de l’approvisionnement, utilisez le playbook de diligence raisonnable pour suivre les évaluations des risques des fournisseurs et effectuer les tâches associées.

Avant de commencer

Rôle requis : Spécialiste des achats

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lorsqu’une demande d’approvisionnement est ajoutée à un événement d’approvisionnement, dans l’état Qualification requise, un ticket de fournisseur de type diligence raisonnable est déclenché pour traiter les évaluations des risques. Vous pouvez choisir de fermer le ticket via le playbook s’il existe des demandes en double. En l’absence de doublons, une nouvelle diligence raisonnable est initiée via le playbook. Le même créateur d’enregistrement de gestion des risques liés aux tiers (TPRM) est utilisé ici. Vous êtes averti à chaque étape du workflow TPRM, telle que l’évaluation des risques inhérents, l’évaluation des risques de tiers, etc. Vous pouvez passer en revue l’évaluation des risques une fois la diligence raisonnable terminée. Maintenant, vous pouvez accepter ou rejeter l’évaluation des risques et prendre les mesures nécessaires en fonction de cette décision. Sélectionnez Marquer comme terminé pour fermer le ticket de diligence raisonnable.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Procurement Case Management > Espace de travail de Source-to-Pay.
2. Sélectionnez l’icône Liste (), puis sélectionnez Tout le travail > Tickets.
3. Sélectionnez le ticket d’approvisionnement de diligence raisonnable dans la liste pour un traitement ultérieur.
   L’onglet Playbook s’ouvre avec la section Affecter un ticket .
4. Effectuez les étapes des différentes étapes et activités du playbook Créer une demande de diligence raisonnable.

   Tableau 1. Étapes de la création d’un playbook de demande de diligence raisonnable

   Étape	Activité	Détails de l’activité
   Passer en revue le ticket	Affecter un ticket	Utilisez cette activité pour affecter le ticket à une autre personne ou conserver le ticket qui vous est affecté. Vous pouvez faire ce qui suit : Dans le champ de recherche Affecté à , recherchez et sélectionnez la personne à qui vous souhaitez affecter le ticket. Dans le champ Description brève , mettez à jour la description du ticket. Sélectionnez l’une des actions suivantes : Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications. Sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur le ticket.
   	Mettre à jour le ticket sur travail en cours	Cette activité met à jour le ticket sur Travail en cours et se termine automatiquement.
   Créer une demande	Passer en revue les détails du fournisseur	Passez en revue les détails du fournisseur et sélectionnez Continuer.
   	Rechercher les demandes de diligence raisonnable en doublon	Recherche les demandes de diligence raisonnable en doublon. S’il n’y a pas de demandes en double, sélectionnez Créer une nouvelle demande.
   	Créer une demande de diligence raisonnable	Demandez un devoir de diligence pour la gestion des risques liés aux tiers en sélectionnant l’une des options suivantes : Intégration d’un nouvel engagement Réévaluation d'un engagement existant Réévaluation d'un engagement existant pour le renouvellement du contrat Séparation d'un engagement avec diligence raisonnable Séparation d'un engagement sans diligence raisonnable Ajoutez toutes les pièces jointes pertinentes, si nécessaire, et sélectionnez Soumettre. Le tiers concerné, s’il est disponible, est automatiquement renseigné. Si le tiers n’est pas répertorié ici ou si des informations incomplètes sont fournies, saisissez les détails suivants : Informations sur le tiers Informations sur l'engagement Adresse du tiers Adresse de l'engagement Contact principal du tiers Contact principal pour l'engagement
   	Mettre à jour l’enregistrement PC avec le ticket DDR	Met à jour l’enregistrement du ticket d’approvisionnement avec le ticket de demande de diligence raisonnable. Un ticket de diligence raisonnable est créé pour le fournisseur. Ensuite, l’ID de l’enregistrement de ticket créé est renseigné dans le champ DDR connexe sous l’onglet Détails .
   	Attendre le démarrage du processus de risque	Attendez l’achèvement de l’évaluation des risques inhérents. À ce stade, l’équipe TPRM commence à intégrer le fournisseur associé au DDR créé.
   Évaluer le risque	Attendre l’évaluation des risques inhérents	Attendez l’achèvement de l’évaluation des risques inhérents. Ici, la personne chargée de répondre désignée remplit et soumet le questionnaire sur les risques inhérents, et l’équipe TPRM met à jour l’enregistrement INA et le définit sur l’état Fermé. Les détails de l’enregistrement INA sont fournis en parallèle dans le playbook.
   	Notifier le demandeur sur l’évaluation des risques inhérents	Une notification vous est envoyée avec l’information que l’évaluation des risques inhérents est maintenant terminée.
   	Attendre les évaluations des risques de tiers	Attendez l’achèvement des évaluations des risques de tiers. Ici, l’équipe TPRM commence la diligence raisonnable pour le fournisseur associé au DDR créé. Les détails des évaluations des risques de tiers pour le tiers et l’engagement sont fournis en parallèle dans le playbook.
   	Notifier le demandeur sur l’évaluation des risques de tiers	Une notification est envoyée au demandeur lorsque ces deux évaluations des risques sont terminées et à l’état Fermé.
   	Rechercher l'état du processus d'approbation de diligence raisonnable	Passez en revue l’état de l’ensemble du processus d’approbation de diligence raisonnable. À ce stade, l’équipe TPRM passe le DDR à l’état TPRM approuvé. Une notification vous est envoyée avec l’information que la demande de diligence raisonnable a été approuvée par l’équipe TPRM. Les évaluations des risques de toutes les évaluations ci-dessus sont maintenant affichées dans le playbook. Remarque : À tout moment au cours des activités TPRM ci-dessus, si l’enregistrement est rejeté, une notification vous est envoyée concernant ce rejet et le ticket est déplacé vers Fermé rejeté.
   	Notifiez le demandeur que la demande a été approuvée.	Le demandeur est informé lorsque la demande DD est approuvée par l’équipe TPRM.
   Passer en revue l'évaluation des risques	Accepter ou rejeter l'évaluation des risques	Effectuez l'une des actions suivantes : Sélectionnez Rejeter l’évaluation des risques, notifiez le demandeur que la demande a été rejetée et marquez le ticket comme rejeté. Sélectionnez Accepter l’évaluation des risques, notifier le fournisseur et marquer le ticket comme terminé.
   Fermer le ticket	Obtenir l'e-mail du contact fournisseur à partir de l'enregistrement DDR	Obtient l’ID d’e-mail du contact du fournisseur à partir de l’enregistrement de la demande de diligence raisonnable.
   	Notifier le fournisseur	Utilisez cette activité pour envoyer un e-mail au fournisseur au sujet de l’état de la demande de diligence raisonnable. Un brouillon d’e-mail apparaît avec des données pré-remplies dans le champ Objet . Le corps de l’e-mail est pré-renseigné avec le texte pertinent. Sélectionnez l’une des actions suivantes : Envoyer un e-mail : envoie l’e-mail instantanément. Ignorer : ignore cette activité et passe à l’activité suivante.
   	Terminer le ticket	Utilisez cette activité pour ajouter des notes de travail et fermer le ticket. Effectuez les actions suivantes : Dans le champ Work notes (Notes de travail ), ajoutez des commentaires sur le ticket. Dans le champ Notes de fermeture , ajoutez des commentaires de fermeture. Sélectionnez Terminer le ticket.
   	Mettre à jour le ticket sur terminé	Met à jour le ticket sur Fermé terminé.