Créez un scénario avec un bâtiment. Ajoutez, mettez à jour ou supprimez des allocations d’espace avant de publier et de déployer un scénario. Gérez et mettez à jour vos scénarios à l’aide des onglets Plan de la pile et Composant de la carte d’étage.
Avant de commencer
Assurez-vous que les modules d’extension suivants sont installés :
Pour une administration basée sur des cartes à l’aide de cartes d’étage, assurez-vous d’avoir installé Mappage d'intérieur.
Cœur du lieu de travail
Centre des lieux de travail
Workplace Stack Plan
Composants Prestation de services de lieu de travail
Gestion des tickets de lieu de travail
Workplace Space Management
Important :
Vous pouvez afficher les espaces en fonction de leurs entités de lieu de travail uniquement pour un bâtiment. Vous ne pouvez pas créer ou afficher un scénario basé sur les entités du lieu de travail.
Rôle requis : sn_wsd_spcmgmt.space_planner, sn_wsd_spcmgmt.scenario_reader (lecture seule ; pour afficher un scénario)
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Procédure
Accédez à l’un des emplacements suivants :
Tout > Centre des lieux de travail > Centre des lieux de travail.
Tout > Planification du scénario > Mes plans des scénarios
Vous pouvez également ouvrir Workplace Central à partir de directement Centre des employés . Accédez à la Espaces de travail > Centre des lieux de travail.
Le tableau de bord Analyse du lieu de travail s’ouvre.
Sélectionnez l’icône Optimisation de l’espace ( icône Optimisation de ).
Le panneau de commandes d’optimisation de l’espace s’ouvre.
Créez un scénario en sélectionnant Créer un scénario à partir de l’une des options suivantes.
Chemin d'accès
Action
À partir de la section de liste Scénarios
Sélectionnez Créer un scénario.
À partir de la section Bâtiments
Sélectionnez un bâtiment pour créer un scénario.
Dans le panneau Pile, sélectionnez Créer un scénario.
Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 1. Créer un nouveau scénario
Champ
Description
Détails du scénario
Nom du scénario
Nom du scénario
Propriétaire du scénario
Nom ou ID du propriétaire du scénario. Il s’agit d’un champ en lecture seule et renseigné automatiquement.
Une fois le scénario créé et les changements d’allocation publiés, vous pouvez affecter ce scénario à un autre membre de l’équipe. Un scénario peut avoir plusieurs propriétaires.
Emplacements
Nom de l’emplacement. Le bâtiment que vous filtrez et ajoutez à l’aide des critères de sélection d’espace s’affiche ici.
Grouper par
Option permettant de sélectionner et de regrouper un scénario en fonction du type d’allocation . Les types d’allocation sont définis dans la propriété système (sys_properties.list) [sn_wsd_core.ALLOCATION_TYPE].
Département
Centre de coûts
Quartier
Si Quartier est sélectionné comme option de regroupement par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Grouper par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
Entité du lieu de travail
Remarque :
La création d’un scénario basé sur les entités du lieu de travail est prise en charge à partir de la Workplace Space Management version 1.15.0. Pour les versions antérieures, vous pouvez affecter des espaces aux entités du lieu de travail à l’aide de la carte d’étage. Pour plus d'informations, voir Modifier ou afficher les espaces d’un bâtiment en fonction des entités du lieu de travail
Critères de sélection de l’espace
Option permettant d’appliquer un filtre et de sélectionner des emplacements pour un scénario.
Sélectionner un champ : sélectionnez un campus, un bâtiment ou un étage selon vos besoins. Par exemple : Bâtiment est B1A2.
Vous pouvez sélectionner et ajouter plusieurs bâtiments à l’aide des critères de sélection d’espace.
Sélectionner un opérateur : sélectionnez des opérateurs Etou selon vos besoins.
Saisir une valeur : option permettant de fournir la valeur du champ sélectionné. Par exemple, si vous sélectionnez Bâtiment, saisissez la valeur comme nom du bâtiment (Bâtiment A).
Les noms d’emplacement sont affichés en fonction des conditions de filtre. Sélectionnez l’icône d’actualisation ( . ) pour afficher les résultats correspondant aux conditions de filtre.
Sélectionnez Enregistrer.
La page Tous les scénarios s’affiche avec une liste de scénarios. Le scénario enregistré passe à l’état En cours de traitement . Un scénario dans cet état ne peut pas être ouvert. Le scénario nouvellement créé prend un certain temps à être traité et les mises à jour passent à l’état Brouillon . Vous ne pouvez ouvrir et afficher un scénario que lorsqu’il passe à l’état Brouillon .
Sélectionnez et ouvrez le scénario lorsqu’il passe à l’état Brouillon .
Par défaut, le scénario s’ouvre dans l’onglet Plan de pile.
Le plan de pile s’ouvre en mode de scénario. En mode scénario, vous pouvez modifier et apporter des changements et planifier vos allocations d’espace et d’utilisateurs pour un scénario.
Le plan de pile affiche tous les étages du bâtiment sélectionné verticalement (axe Y) et la capacité de l’étage horizontalement (axe X). Chaque barre affiche le nom du département, du centre de coûts ou du quartier, ainsi que le nombre d’espaces affectés à un type d’allocation dans un étage.
Les panneaux Détails de l’espace affichent l’option Modifier et les options Afficher pour un bâtiment, un étage ou un bar sélectionné
Sélectionnez les options d’affichage :
Modifier le scénario : vous ne pouvez modifier un scénario qu’à l’aide de cette option. Cette option n’est disponible que lorsque vous sélectionnez un scénario dans la page Optimisation de l’espace. Il n’est pas disponible lorsque vous sélectionnez un bâtiment dans la page Optimisation de l’espace.
Afficher le scénario : affichez les détails du scénario (espaces non affectés, espaces alloués et détails d’affectation d’utilisateur) pour un bâtiment, un étage ou un bar sélectionné.
Sélectionnez Modifier le scénario.
Tableau 2. Modifier le scénario
Champ
Description
Grouper par
Option permettant d’allouer des espaces en fonction du type d’allocation (département, centre de coûts, entité du lieu de travail et quartier). L’option Grouper par est basée sur la propriété système Type d’allocation [sn_wsd_core.ALLOCATION_TYPE].
Par exemple, si vous sélectionnez Quartier dans l’option Grouper par lors de la création d’un scénario, vous pouvez modifier les quartiers dans l’onglet Plan de pile.
Remarque :
Si Quartier est sélectionné comme option de regroupement par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Grouper par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
La création ou l’affichage d’un scénario basé sur les entités du lieu de travail est pris en charge à partir de la Workplace Space Management version 1.15.0. Pour les versions antérieures, vous pouvez afficher les espaces en fonction de leurs entités de lieu de travail sur la carte d’étage. Pour plus d'informations, voir Modifier ou afficher les espaces d’un bâtiment en fonction des entités du lieu de travail
Étage
Option permettant de sélectionner un étage dans la liste. Par exemple, Étage 2 pour estimer le nombre d’espaces, le rapport de capacité et la capacité totale d’un étage dans un scénario.
Affectation
Option permettant d’afficher le taux d’affectation, le nombre d’utilisateurs, les utilisateurs affectés et les utilisateurs non affectés.
Les détails des affectations ne s’affichent que lorsque vous sélectionnez une barre à un étage dans le plan de pile. Si vous sélectionnez l’étage entier, les détails de l’affectation ne sont pas affichés.
Nombre d’espaces
Option permettant d’augmenter ou de diminuer les allocations d’espace.
Modifiez et mettez à jour le nombre d’espaces si nécessaire, puis sélectionnez Appliquer.
L’attribution de l’espace se fait sur la base de la proximité. Lorsque vous affectez ou allouez des espaces dans un scénario, l’application alloue les espaces en fonction du calcul de proximité ou calcule le centroïde pour ce quartier et affecte des espaces aux utilisateurs proches d’un centroïde (groupe, département ou centre de coûts). Lorsque vous supprimez des espaces, les espaces les plus éloignés du centroïde sont supprimés.
.
Affecter à
Sélectionnez une barre sur le plan de pile pour voir les espaces non alloués et alloués disponibles pour un scénario.
Sélectionnez une option d’étage ou de presse-papiers dans la liste et déplacez les utilisateurs d’un étage à l’autre ou garez-les temporairement sur le presse-papiers. Une tâche de ticket de déplacement est lancée pour les utilisateurs avec de nouvelles allocations d’espace. Déployez ou publiez votre scénario et affichez les détails de la tâche de ticket dans l’onglet Plan de déploiement d’espace .
Sélectionnez un étage auquel affecter des utilisateurs à de nouveaux espaces. Par exemple, de l’étage 3 à l’étage 4. Sélectionnez Appliquer.
Pour afficher un scénario, sélectionnez Afficher le scénario.
Sélectionnez un étage, un bâtiment ou un espace pour afficher l’allocation et les détails de l’allocation. En fonction de votre sélection, les KPI d’un espace, d’un étage ou d’un bâtiment s’affichent.
Tableau 3. Afficher le scénario
Champ
Description
Afficher le scénario
Vous pouvez sélectionner l’une des vues suivantes parmi les options du scénario.
Type d'affectation
Centre de coûts
Département
Quartier
État de l'occupation
Fonction de l'espace
État de l'espace
Type d'espace
Entité du lieu de travail
Vous pouvez également sélectionner l’entité du lieu de travail que vous souhaitez utiliser pour le scénario.
Si Quartier est sélectionné comme option Afficher par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Afficher par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
Affectation
Les détails des affectations ne s’affichent que lorsque vous sélectionnez une barre sur le plan de pile. Si vous sélectionnez l’étage entier, les détails de l’affectation ne sont pas affichés. Vous pouvez afficher les détails suivants dans la section Affectation :
Profils affectés. Nombre de profils de lieu de travail affectés au scénario de quartier.
Taux d’affectation d’utilisateurs par espace
Espaces non affectés disponibles dans un quartier.
Bâtiment
Option permettant de sélectionner et d’afficher le nom du bâtiment et les KPI pour le nombre d’espaces de bâtiment, le taux de capacité et la capacité totale.
Étage
Option permettant de sélectionner et d’afficher le nom de l’étage et les KPI pour le nombre de surfaces au sol, le taux de capacité et la capacité totale
Espace
Option permettant de sélectionner et d’afficher le nom de l’étage et les KPI pour le nombre d’espaces, le taux de capacité et la capacité totale
Planifier l’allocation et les changements d’affectation dans un scénario.
Mettez à jour les changements d’affectation et d’allocation dans le plan de la pile ou la carte de l’étage pour un bâtiment, un étage ou un espace sélectionné. Implémentez l’une des actions suivantes :
Action
Description
Afficher les détails d’un étage
Dans l’onglet Floor map (Carte d’étage), sélectionnez un bâtiment et un étage dans la liste.
Sélectionnez une barre ou un espace sur la carte du sol pour afficher les détails de l’allocation des espaces.
Sélectionnez l’icône Plus d’informations (Figure 1. Icône Plus d’informations) en regard de chaque champ pour afficher la description.
Afficher les espaces dans une catégorisation différente
Dans l’onglet Floor map (Carte d’étage), sélectionnez un bâtiment et un étage dans la liste.
Dans le panneau Afficher le scénario, sélectionnez Département, Quartier, Centre de coûts, Type d’espace, Type d’affectation, État de l’espace.
Affichez les KPI d’un étage en termes de nombre total d’espaces, de rapport entre la capacité totale et le nombre d’espaces, de nombre d’utilisateurs pouvant être affectés aux espaces, et ainsi de suite.
Affichez les KPI d’affectation sous forme de profils affectés à un étage, de taux d’affectation et d’espaces non affectés.
Allocations totales pour un département, un centre de coûts ou un quartier.
Déplacer un département/centre de coûts vers un autre étage
Sélectionnez la barre du département/du centre de coûts et effectuez l’une des actions suivantes :
Faites glisser la barre et déposez-la à l’étage où vous souhaitez vous déplacer.
Dans le panneau de droite, sous la section Département/Centre de coûts, procédez comme suit :
Dans le champ Affecter à , sélectionnez l’étage à l’endroit où vous souhaitez déplacer le bar.
Sélectionnez Appliquer.
La barre du département/centre de coûts est déplacée.
Remarque :
Un déplacement de barre n’est réussi que si l’étage où vous avez déplacé la barre a un nombre égal ou supérieur d’espaces non alloués. Par exemple, si la barre contient 25 espaces et que l’étage où vous souhaitez déplacer le bar a 24 espaces non alloués, le déplacement ne peut pas être effectué.
Augmenter/diminuer le nombre d’espaces d’un département/centre de coûts
Dans le champ Nombre d’espaces , saisissez le nombre d’espaces que vous souhaitez avoir pour un département/centre de coûts.
Par exemple, si vous souhaitez réduire les espaces, c’est-à-dire si vous souhaitez réduire le nombre de barres actuelles, 50, de 10 espaces, saisissez la valeur 50-10=40 espaces.
Sélectionnez Appliquer.
Déplacer un département/centre de coûts vers un espace temporaire
Sélectionnez la barre que vous souhaitez déplacer temporairement.
Faites glisser le pointeur vers le presse-papiers en haut du plan de pile.
La barre est placée temporairement dans le presse-papiers jusqu’à ce que vous finalisiez un étage.
Zoom sur le plan
Utilisez les options Zoom avant ou Zoom arrière situées sur le plan.
Fusionner un département/centre de coûts situé à différents étages en un seul étage.
Vérifiez s’il existe des espaces non alloués à l’étage pour ajouter des espaces supplémentaires.
Si nécessaire, ajustez le département/centre de coûts existant d’un étage pour accueillir un autre département/centre de coûts en effectuant l’une des options ci-dessus.
Après avoir finalisé, fusionnez la barre.
Sélectionnez l’onglet Carte d’étage pour afficher les changements apportés au plan de la pile sur une carte d’étage.
La vue de carte d’étage vous permet d’afficher clairement l’allocation d’espace d’un département/centre de coûts et les affectations d’utilisateurs que vous avez effectuées dans la vue de plan de pile sur une carte d’étage.
Avertissement :
Assurez-vous d’avoir configuré Mappage d'intérieur votre fournisseur de cartes pour afficher les cartes. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser les propriétés de la carte.
Sélectionnez Enregistrer pour mettre à jour les modifications apportées au plan de pile.
Sélectionnez l’onglet Carte d’étage pour mettre à jour les changements d’allocation et d’affectation à l’aide de la carte d’étage.
La carte d’étage d’un département, d’un centre de coûts, d’un quartier ou d’une entité de lieu de travail sélectionné s’affiche. Implémentez l’une des actions suivantes sur la carte d’étage.
Action
Description
Agrandir la carte
Utilisez les options de zoom ( ) sur la carte.
Afficher la carte d’un étage et d’un bâtiment différents
Sélectionnez un bâtiment et un étage dans les options de liste Bâtiment et Étage .
Afficher les détails d’un espace
Sélectionnez l’espace sur la carte. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs espaces sur la carte.
Pour sélectionner un espace, effectuez l’une des opérations suivantes :
Sélectionnez un espace et utilisez la touche Maj sur votre clavier pour effectuer d’autres sélections.
Appuyez sur la touche Maj du clavier et tracez un cercle autour des espaces que vous souhaitez afficher.
Les espaces sont sélectionnés. Les détails des espaces sélectionnés sont affichés sur le panneau de droite sous la section Détails de l’espace. Des détails tels que le nombre d’espaces, le taux de capacité, la capacité totale, les détails liés à l’affectation et les légendes de couleurs liées au département sont affichés.
Si Quartier est sélectionné comme option Afficher par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Afficher par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
Modifiez, supprimez ou ajoutez une allocation à un espace.
Sélectionnez un ou plusieurs espaces que vous souhaitez modifier, supprimer ou ajouter.
Dans le panneau de droite, sélectionnez Modifier les espaces.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Allocation.
Dans le champ Allocation , sélectionnez l’une des options suivantes :
Changer l’allocation : sélectionnez cette option pour modifier l’allocation.
Ajouter une allocation : sélectionnez cette option pour ajouter une allocation.
Supprimer l’allocation : sélectionnez cette option pour supprimer l’allocation.
Dans le champ Type d’allocation , sélectionnez l’allocation que vous souhaitez effectuer.
Remarque :
Ce champ s’affiche uniquement si vous sélectionnez Modifier l’allocation ou Ajouter une allocation. Le nom du champ dépend de la sélection que vous avez effectuée dans le champ Grouper par lors de la création du scénario.
Sélectionnez Appliquer.
Les allocations sont modifiées.
Changez l’affectation d’un espace, tel que permanent, en espace flexible ou supprimez l’affectation.
Sélectionnez les espaces pour lesquels vous souhaitez modifier l’affectation.
Dans le panneau Modifier le scénario, sélectionnez Actions.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Type d’affectation.
Dans le champ Type d’affectation , sélectionnez le type d’affectation que vous souhaitez effectuer.
Sélectionnez Appliquer.
Le type d’affectation est changé.
Remarque :
Si Quartier est sélectionné comme option de regroupement par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Grouper par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
Affectez un utilisateur à un espace.
Sélectionnez l’espace.
Remarque :
Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul espace à affecter à un utilisateur.
Dans le panneau Modifier le scénario, sélectionnez Actions.
Dans la liste déroulante, sélectionnez Affectation d’utilisateur.
Dans le champ Affectation d’utilisateur , sélectionnez l’utilisateur que vous souhaitez affecter.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs utilisateurs.
Sélectionnez Appliquer.
Supprimez un utilisateur affecté à un espace.
Sélectionnez un espace.
Remarque :
Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul espace pour supprimer un utilisateur.
Dans le panneau Modifier le scénario, faites défiler jusqu’à la section Affectation.
Une liste des utilisateurs affectés à l’espace s’affiche.
Supprimez un utilisateur en sélectionnant l’icône Supprimer l’affectation (icône
L’utilisateur est supprimé.
Remarque :
Si Quartier est sélectionné comme option de regroupement par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Grouper par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
Ajustez l’affichage de l’affectation d’utilisateur et du type d’affectation sur la carte.
Sur le panneau de droite, sélectionnez l’icône Paramètres de la carte (icône
En fonction des changements que vous souhaitez apporter, activez ou désactivez l’une des options suivantes :
Affecté à : option permettant d’afficher le nombre d’utilisateurs affectés à un espace.
Type d’affectation : option permettant d’afficher le type d’affectation, c’est-à-dire flexible ou permanent.
Remarque :
Si Quartier est sélectionné comme option de regroupement par, seules les affectations qui ont le type d’affectation Quartier sont applicables. Pour toute autre option Grouper par, les affectations qui ont le type d’affectation Emplacement sont applicables.
).
Le panneau de commandes d’optimisation de l’espace s’ouvre.
. ) pour afficher les résultats correspondant aux conditions de filtre.
) sur la carte.
