Créer une réservation de plusieurs jours

Les utilisateurs de l’espace de travail peuvent désormais réserver un espace couvrant plusieurs jours. Les employés peuvent réserver un espace qui s’étend sur plusieurs jours.

Avant de commencer

Les réservations de plusieurs jours peuvent être effectuées lorsque la valeur de la propriété Nombre maximal de jours pour le module réservable de plusieurs jours est définie dans la configuration du module réservable. La valeur par défaut de cette propriété est définie sur 1. Si la valeur Nombre maximal de jours pour la propriété sur plusieurs jours est définie sur 1, elle sera considérée comme une réservation d’un jour et la réservation de plusieurs jours ne sera pas autorisée. Si le nombre maximal de jours pour une valeur de plusieurs jours est supérieur à 1, l’option Réservation toute la journée ou un jour est désactivée sur le portail de réservation.

Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

Cette propriété dépend de la valeur Nombre maximum de jours dans le futur . Si la valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieure à Nombre maximal de jours dans la propriété future Module réservable, l’application affichera une erreur de validation et ne créera pas de réservation de plusieurs jours.

Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

Procédure

1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail > Effectuer une réservation.
   Cette option est également disponible dans la liste déroulante Réservation située dans le volet supérieur droit de la page d’accueil.

   Pour en savoir plus sur la création d’une réservation, reportez-vous à la rubrique Créer une réservation.

2. Sélectionnez un module réservable, par exemple : Bureaux.

   Les chemins de réservation sont activés dans le module réservable et définissent les critères de recherche disponibles.

   • Bureaux
   • Salles
   • Bureaux avec une surface
   • Les salles de réunion nécessitent une approbation
   • Salles de réunion
   • Bureaux avec une équipe
3. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez l’un des chemins réservables :

   La réservation de plusieurs jours est prise en charge pour tous les chemins réservables. Par exemple, les chemins réservables suivants peuvent être activés pour un module réservable sélectionné.

   • Tout parcourir
   • Explorer à proximité d'une personne

     Pourconsulter la section Considérations relatives à la recherche d’une personne, reportez-vous à la section Créer une réservation.

   • Parcourir par zone
   • Parcourir par quartier
   • Parcourir tous les espaces

   Par exemple, sélectionnez Tout parcourir.

4. Saisissez les informations suivantes :
   • Bâtiment : nom du bâtiment.

     Par exemple : Bâtiment A, siège social de Lawson, Santa Clara.

   • (Facultatif) Étage : étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur de réservation peut indiquer par module si un employé peut rechercher un étage.
   • De : Date de début de votre réservation. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné. Lorsque vous sélectionnez plusieurs jours, les dates de début et de fin, l’heure et la durée sont visibles.

     Par exemple : 16 juin 2023 9h00.

     L’info-bulle indique le nombre de jours pendant lesquels un espace peut être réservé. Par exemple, lorsque la valeur Nombre maximum de jours dans le futur est de 180 jours, l’info-bulle affiche le message suivant : « Cet espace est réservable jusqu’à 180 jours à l’avance et jusqu’à 7 jours au total ». Ici, 7 jours est la valeur définie en Nombre maximal de jours pour la propriété du module réservable de plusieurs jours.

     Remarque :

     Si votre sélection pour une réservation de plusieurs jours dépasse la valeur spécifiée dans Nombre maximal de jours dans le futur ou Nombre maximal de jours pour plusieurs jours, les messagesd’erreur pertinents sont affichés. Vous devez saisir la valeur correcte qui se situe dans la plage spécifiée et procéder à votre réservation.

     Si la valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est définie sur 1, seule une réservation d’un jour est autorisée.

   • À : Date de fin de votre réservation. Sélectionnez une heure à laquelle vous arrêtez d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné. Si vous sélectionnez une heure qui n’est pas autorisée ou qui est configurée sur le module Réservable, vous en êtes informé.

     Par exemple : 19 juin 2023 17h00.

   • Toute la journée:
     Remarque :

     Une réservation d’un jour ou toute la journée peut être effectuée si la valeur Nombre maximal de jours pour le module réservable de plusieurs jours est définie sur 1. Si le nombre maximal de jours pour une valeur de plusieurs jours est supérieur à 1, l’option Toute la journée est désactivée sur le portail de réservation et la réservation d’un jour ne peut pas être effectuée.
   • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.

     Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation.

     L’application valide la disponibilité lors de la création d’une réservation en série. Pour chaque jour de la série, une réservation de plusieurs jours est créée. En cas de collision ou de conflit d’une réservation, l’application tente de trouver un autre espace si la propriété Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée sur le module réservable. Pour les occurrences de réservation qui ne peuvent pas être planifiées ou lorsqu’un espace disponible n’a pas pu être trouvé, la réservation sera dans un état conflictuel et l’employé doit la gérer manuellement. Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

5. Sélectionnez Ajouter un autre bâtiment.
   Réservez plusieurs éléments de lieu de travail dans plusieurs emplacements et bâtiments appartenant au même quartier.

   Les bâtiments peuvent appartenir à différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une seule réservation.

   Remarque :

   Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans la configuration du module réservable.

   Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations multi-bâtiments.

6. Cliquez sur Rechercher.
   Les éléments du lieu de travail qui correspondent aux critères de recherche et qui sont disponibles pour réservation sont affichés. Par défaut, lorsque vous cliquez sur Rechercher, la première carte de bâtiment s’affiche comme sélectionnée et les espaces disponibles dans ce bâtiment sont affichés.

   Remarque :

   Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
7. La vue de la carte affiche tous les espaces disponibles.
   Remarque :

   Vous pouvez basculer entre l’onglet Carte et l’onglet Calendrier pour examiner les chronologies de réservation et la disponibilité des éléments du lieu de travail.

   (Facultatif) Pour marquer un emplacement comme favori, cliquez sur la vue Carte ou Calendrier , cliquez sur l’icône Favori (icône Favori).

8. Cliquez sur Vue cartographique, sélectionnez un espace, puis sélectionnez Ajouter pour ajouter l’espace.

   La vue cartographique affiche les espaces disponibles et réservés.

   • Si votre organisation utilise des cartes d’étage, affichez les cartes d’étage à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur en tant que fournisseur de carte.

     .
     • Sélectionnez un campus sur la vue de carte.
     • Sélectionnez un étage dans la liste déroulante.
     • Zoom avant pour sélectionner un bâtiment et un emplacement

       Les noms des bâtiments sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Bâtiments.

9. Pour une recherche de réservation sur plusieurs jours, la vue Calendrier affiche les espaces disponibles dans une vue journalière.

   La vue de calendrier affiche les espaces disponibles et indisponibles.

   

   • Cliquez sur le chevron pour accéder au jour suivant et au jour précédent.
   • Dans le cas d’une réservation d’un jour, des blocs d’une heure sont utilisés pour afficher l’échelle de temps d’une journée.
10. Cliquez sur Ajouter.
11. Sélectionnez un ou plusieurs espaces.
12. Sélectionnez Suivant.
13. Renseignez les champs du formulaire.

    Tableau 1. Formulaire Détails de la réservation

    Champ	Description
    Objet de la réservation	Objet de votre réunion.
    Rendre privé tous les détails de l'espace	Option permettant de rendre tous les espaces sélectionnés privés. Remarque : L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité d’emplacement du ou des espaces sélectionnés. Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également spécifier vos préférences de confidentialité pour chaque espace individuellement, en utilisant Marquer les détails de l’espace comme privé sous chaque espace sur le formulaire.
    Rendre privé les détails de l'espace	Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé. Remarque : L’option s’affiche en fonction de la configuration de confidentialité de l’espace.
    Rendre le sujet privé	Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
    Réserver ces éléments ensemble pour la même personne	Option permettant de réserver tous les lieux de travail pour le même utilisateur. Cette option s’affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments de lieu de travail à réserver.
    Ajouter un lien vers la réunion virtuelle	Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation. Remarque : (Applicable uniquement à Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion tout en synchronisant l’événement avec un fournisseur de calendrier.
    Cette réservation est destinée à	Si vous demandez une réservation au nom de quelqu’un d’autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous demandez une réservation pour vous-même.
    Nombre de participants	Nombre de personnes attendues à la réunion.
    Ajouter des notes	Option permettant d’ajouter une note de réunion à une réservation à l’aide de l’éditeur de texte enrichi. Les notes peuvent être partagées avec les invités de la réunion. Les utilisateurs peuvent également copier et coller du texte dans l’éditeur. Le message peut contenir un maximum de 65 000 caractères. La note est enregistrée dans l’enregistrement de réservation. Les employés peuvent mettre à jour la note si nécessaire. Les invités reçoivent une notification lorsqu’une note est ajoutée ou mise à jour. La page de récapitulatif de la réservation affiche le résumé de la note de réunion. Cette option n’est disponible que si vous avez sélectionné l’option Autoriser le message de réservation sur la configuration du widget Réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
    Ajouter des invités à cette réservation
    Remarque : cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail. Cette option n'apparaît pas si l'option Nombre de participants s'affiche pour l'emplacement du lieu de travail.
    Inviter des collègues	Employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
    Inviter un visiteur externe	Option permettant d'inviter un visiteur externe. Remarque : cette option s'affiche uniquement si l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail est installée. Les détails du visiteur sont automatiquement consignés dans l'application Gestion des visiteurs du lieu de travail, permettant ainsi au personnel d'accueil d'effectuer des tâches liées aux visiteurs. Si vous avez déjà enregistré le visiteur, procédez comme suit : Sélectionnez Visiteur précédent. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur. Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et modifier tous les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription. Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit : Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur. Sélectionnez le type de visiteur. Si l'invité est un invité spécial, activez VIP. Saisissez le prénom du visiteur. Saisissez le nom de famille du visiteur. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur. Saisissez le titre du visiteur. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur. Ajoutez le visiteur en cliquant sur Enregistrer et ajouter.
    Ajouter des services supplémentaires	Cliquez sur la liste déroulante Ajouter des services supplémentairespour sélectionner un service que vous souhaitez ajouter à votre réservation actuelle. Remarque : L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour une réservation récurrente. Lorsque les employés sélectionnent des emplacements multi-bâtiments, de nouveaux services s’affichent pour les espaces sélectionnés afin qu’ils puissent ajouter les services. Par exemple : si vous avez sélectionné l’aménagement de l’espace comme service supplémentaire, sélectionnez les éléments suivants : Dans la boîte de dialogue Ajouter un aménagement d’espace , sélectionnez un service dans la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez Disposition de la chaise. Sélectionnez les options de disposition de la chaise : Style salle de classe Style salle de banquets Style théâtre Sélectionnez le nombre de sièges. Ajoutez des commentaires supplémentaires pour l’élément de service. Cliquez sur Ajouter. Un nouveau ticket est créé lorsqu’une réservation ou des services sont mis à jour. Une référence est ajoutée à l’ancien et au nouveau service. L’application tente de conserver les services. Si, lors de la mise à jour d’une réservation, l’espace ou l’emplacement n’est pas modifié, les services sont visibles et les employés peuvent mettre à jour la réservation après avoir modifié la date et l’heure. Si l’espace ou l’emplacement est modifié lors de la mise à jour d’une réservation, l’application tente de proposer les services disponibles et applicables à un nouvel emplacement. Les employés doivent sélectionner les services suggérés et les ajouter à leur réservation lors de sa mise à jour. Si vous ajoutez un espace lors de la mise à jour d’une réservation, vous devez ajouter les services manuellement. Remarque : Si vous ajoutez un élément de service, un nouveau ticket est créé. Si vous mettez à jour la date, l’heure ou l’emplacement de réservation et mettez à jour les services en les conservant ou en les supprimant, une référence est ajoutée au nouveau service (ticket de remplacement pour) sur le nouvel enregistrement de ticket, et une référence est également ajoutée à l’ancien service. Un résumé est ajouté au nouveau ticket pour les éléments qui sont ajoutés, mis à jour ou supprimés. Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets sur le lieu de travail.
    Modifier <nom des services>	Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les services. La boîte de dialogue Mettre à jour <nom des services> s’affiche. Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour les services.
    Supprimer <nom des services>	Cliquez sur Supprimer pour supprimer les services d’une réservation. Un message de confirmation s’affiche pour confirmer si vous souhaitez supprimer les services d’une réservation.

14. Après avoir vérifié les services, les employés peuvent sélectionner une date, une heure et un espace modifiés pour mettre à jour les détails de la réservation.

    Sur la page Détails de la réservation , sélectionnez Modifier la date, l’heure ou le lieu pour mettre à jour une réservation.

    Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin. Pour en savoir plus sur la modification d’une réservation, reportez-vous à la section Partager, modifier ou annuler une réservation. Si l’élément ne nécessite aucune approbation, l’élément du lieu de travail sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page Récapitulatif de la réservation. L’état de la demande est mis à jour et prend la valeur Confirmé.

15. Lorsque vous mettez à jour une réservation, la page des détails de la réservation affiche l’option Conserver les services supplémentaires pour conserver les services de l’emplacement et de la réservation précédents.
    Pour plus d’informations sur la façon de conserver les services, reportez-vous à la section Créer une réservation.
16. Cliquez sur Soumettre la réservation.
17. Cliquez sur Récapitulatif de la réservation pour accéder à la page Récapitulatif de la réservation.

    En cas de réservation de plusieurs jours, la page Récapitulatif de la réservation affiche la durée de fin de la réservation.

    

18. Cliquez sur Ma réservation pour accéder à la page Mes réservations .
19. Consultez et suivez l’évolution de l’état de votre réservation à l’aide de la page Mes réservations.

    

    • Confirmé : État indiquant que la réservation pour le bâtiment sélectionné est confirmée.
      Remarque :

      L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
    • En conflit : État indiquant que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Les employés doivent trouver manuellement un autre espace, une autre date et une autre heure. Utilisez le champ Actions de la page Récapitulatif de la réservation pour modifier l’occurrence de réservation, Annuler l’occurrence. Annuler la série ou partager la réservation.
      Remarque :

      Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne des sous-types de réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

      Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

20. La page Récapitulatif de la réservation affiche les espaces réservés et leur état, ainsi que la durée de la réservation dans le cas d’une réservation de plusieurs jours.

    Les employés sont informés dans le ticket s’ils consultent une réservation de plusieurs jours.

21. L’onglet Actions de la page Résumé de la réservation affiche les options suivantes :
    • Partager une réservation : procédez comme suit pour partager une réservation :
      1. Sélectionner Actions > Partager la réservation.
      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Cliquez sur Envoyer.

         Les détails de la réservation sont partagés une fois que l’état de la réservation est Confirmé. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, l’application vous demandera si vous souhaitez envoyer une mise à jour par e-mail aux utilisateurs avec lesquels vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

    • Mettre à jour les détails de la réservation
    • Annuler la réservation : pour modifier ou annuler vos réservations, reportez-vous à la section Partager, modifier ou annuler une réservation.
22. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément du lieu de travail que vous avez réservé nécessite l’enregistrement et le départ.

    Si un employé enregistre sa réservation, la réservation complète est enregistrée. L’administrateur peut indiquer si un enregistrement est autorisé lorsqu’une réservation est encore active sur cet espace.

    Remarque :

    Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes précédant l’heure de début de la réservation, la réservation est annulée. Vous recevrez un e-mail concernant l'annulation. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.
23. Cliquez sur Valider pour libérer une réservation.

    Si un employé vérifie sa réservation, la date et l’heure de fin sont mises à jour et l’espace est à nouveau disponible.

    Départ dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas validée dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation, vous recevez un rappel par e-mail pour valider la réservation. L’option de paiement est également disponible sur la page Mes réservations.
24. Une notification par e-mail contenant les détails de votre réservation est envoyée et la réservation est mise à jour avec vos modifications.

    Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, la notification par e-mail contient les détails de la réservation de plusieurs jours ainsi que le nombre de jours et d’heures pour lesquels un espace est réservé. Pour plus d’informations sur le partage d’une réservation, reportez-vous à la section Créer une réservation.

    

Résultats

Que faire ensuite

Passez en revue les détails de votre réservation sur la page Récapitulatif de la réservation.

1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
4. Cliquez sur Envoyer
5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

   

   Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagée :

   • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
   • Accédez à la Tout > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
   • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
     • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

       Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) est comprise dans le nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates préremplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

       

       • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

         Si ce chemin d’accès n’est pas disponible, le chemin d’accès Parcourir tout est utilisé.

       • Tous les champs sont pré-remplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
       • En cas de réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est dans le passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans l’heure de réservation, la date actuelle est sélectionnée. En cas de réservation de plusieurs jours, tenez compte des points suivants :

         • Date/heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
         • Date/heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

         Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, reportez-vous à la section Créer une réservation de plusieurs jours.

       Remarque :

       Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée est supérieur à la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable n’affiche pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionner une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin.
     • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système crée une réservation avec les mêmes date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle est considérée comme la date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
       Remarque :

       Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable et crée une réservation.

       

• 1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
  2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager la réservation.
  3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
  4. Cliquez sur Envoyer
  5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

     

  6. Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagée :
     • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
     • Accédez à la Tout > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
     • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
       • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

         Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) est comprise dans le nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates préremplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

         • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

           Si ce chemin d’accès n’est pas disponible, le chemin d’accès Parcourir tout est utilisé.

         • Tous les champs sont pré-remplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
         • En cas de réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est dans le passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans l’heure de réservation, la date actuelle est sélectionnée. En cas de réservation de plusieurs jours, tenez compte des points suivants :

           • Date/heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
           • Date/heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

           Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, reportez-vous à la section Créer une réservation de plusieurs jours.

         Remarque :

         Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée est supérieur à la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien Parcourir tous les espaces cliquable n’affiche pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionner une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin.
       • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système crée une réservation avec les mêmes date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle est considérée comme la date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
         Remarque :

         Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable et crée une réservation.

         

  Les détails de la réservation sont partagés une fois que l’état de la réservation est Confirmé. Si vous modifiez les détails de la réservation après le partage, l’application vous demandera si vous souhaitez envoyer une mise à jour par e-mail aux utilisateurs avec lesquels vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

• Pour modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
• Pour télécharger un iCalendar, consultez Télécharger un iCalendar pour une réservation.
• Pour afficher, ajouter ou supprimer des invités de la réservation, procédez comme suit :
  1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.

     Les détails de l’invité, son nom, son adresse e-mail, son emplacement affecté et les états d’acceptation des invitations s’affichent.

  2. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
     1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
     2. Sélectionner Actions > Affecter à.

        Vous pouvez également sélectionner l’icône Actions ( ) en regard des détails de l’invité.

     3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
     4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.
  3. Ajoutez ou supprimez un invité.
     1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
     2. Sur la page des détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation .
     3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
     4. Supprimez un invité en cliquant sur l’icône de suppression (icône en regard de son nom.
     5. Cliquez sur l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
  Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :

  • Lorsqu'une réservation est créée, ils reçoivent une notification par e-mail indiquant qu'ils sont invités à la réservation.
  • Lorsqu'une réservation est annulée ou mise à jour.
  • Lorsqu’un invité ou un visiteur est supprimé de la réservation, il reçoit une notification par e-mail indiquant que l’invitation a été annulée pour lui.
  Remarque :

  Si les notifications push sont activées dans votre organisation et que vous avez l’application Prestation de services de lieu de travail pour mobile , vous recevrez des notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile. Pour plus d’informations sur les notifications push liées aux réservations, reportez-vous à la section Notifications push mobiles pour les réservations du lieu de travail.

  Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours à l’aide de la page Détails de l’espace, reportez-vous à la section Définir un emplacement comme favori à l’aide de la page Détails de l’espace.

Tâches associées

• Créer une réservation
• Créer une réservation pour plusieurs éléments du lieu de travail
• Créer des réservations multi-bâtiments
• Créer des réservations de quartier
• Créer une réservation avec une réservation partagée
• Créer une réservation comprenant un lien vers la réunion virtuelle
• Créer une réservation d'équipe
• Créer une réservation de groupe
• Partager, modifier ou annuler une réservation
• Réserver un lieu de travail à l'aide du widget Réservation rapide
• Télécharger un iCalendar pour une réservation
• Définir un emplacement comme favori à l’aide de la page Détails de l’espace
• Résoudre automatiquement les réservations récurrentes