Explorer Gestion des réservations du lieu de travail

L'application ServiceNow® Gestion des réservations du lieu de travail permet aux employés de réserver plus facilement des salles de réunion, des salles de conférence, des bureaux et d'autres services du lieu de travail pouvant être réservés, à partir de Service Portal.

Figure 1. Présentation de Workplace Reservation Management

En tant qu'administrateur, vous pouvez accéder à l'intégralité de l'application et effectuer toutes les actions de l'application Gestion des réservations du lieu de travail.

Configurer un module de réservation

En tant qu'administrateur Gestion des réservations du lieu de travail, vous pouvez :

• Configurer le widget Réservations pour afficher différents types d'éléments réservables que les employés peuvent réserver.
• Configurer un large éventail de services standard disponibles avec les éléments réservables.
• Configurer des modules réservables pour regrouper des types d'éléments réservables similaires. Activez/désactivez un module pour contrôler sa disponibilité à la réservation pour les employés.
• Indiquer si une approbation est requise. Cette action déclenche une demande d'approbation lorsqu'un employé tente de réserver un élément réservable du module réservable.
• Activer la réservation basée sur les équipes dans un module réservable. Un employé peut effectuer une réservation pour l'équipe pour un élément du lieu de travail de ce module réservable.
• Activez la réservation de groupe dans un module réservable. Un employé ou un responsable peut réserver plusieurs lieux pour différents employés dans une seule réservation de groupe.
• Activez la génération iCalendar afin que les employés puissent ajouter la réservation à leur calendrier.
• Permettez aux employés d'inviter des participants, tels que des collègues ou des visiteurs externes.
• Configurez les fournisseurs de réunion virtuelle pour permettre aux employés de partager un lien de réunion virtuelle avec leur réservation.
• Activer la réservation de plusieurs bâtiments.
• Activez Parcourir par quartier.

Créer des réservations

Gestion des réservations du lieu de travail permet aux utilisateurs d'effectuer les actions suivantes :

• Choisir parmi une liste d'éléments du lieu de travail disponibles.
• Effectuer une réservation pour une journée ou quelques heures.
• Créer une réservation unique ou des réservations récurrentes.
• Résolvez automatiquement les conflits de réservations récurrentes.
• Ajouter plusieurs bâtiments à une seule réservation.
• Affichez les détails des éléments du lieu de travail, tels que la capacité, l’emplacement, la disposition et les services disponibles.
• Affichez la disponibilité d’un élément du lieu de travail pour une journée à l’aide de la vue Calendrier.
• Créer une réservation pour soi ou pour le compte de quelqu'un d'autre.
• Afficher, mettre à jour ou annuler vos réservations ou les réservations créées pour d'autres personnes.
• Spécifier, lors de la réservation d'une salle pour une réunion, le type de réunion sur privé pour les réunions confidentielles.
• Demander des services supplémentaires lors d'une réservation, tels que la mise à disposition de nourritures et boissons ou de papeteries.
• Réserver plusieurs emplacements du lieu de travail dans une seule réservation.
• Réserver un lieu de travail près d'un collègue.
• Partagez les détails de votre réservation avec d’autres personnes.
• Créer une réservation de groupe et affectez des lieux de travail à différents employés dans une seule réservation.
• Télécharger l'iCalendar pour télécharger les détails de la réservation et enregistrez-le dans votre calendrier.
• Définissez un lieu de travail comme favori. L’espace favori s’affiche en premier lorsque vous recherchez des lieux de travail pour effectuer une réservation.
• Créez un lien de réunion virtuelle de la réservation pour permettre aux invités en dehors du bureau de rejoindre la réunion.
• Invitez des participants tels que des collègues ou même des travailleurs externes à assister à une réunion.
• Définissez les préférences de confidentialité d’emplacement au niveau d’une organisation ou d’un bâtiment.

Gérer les réservations

En tant que gestionnaire Gestion des réservations du lieu de travail, vous pouvez :

• Gérer les réservations créées par les employés. Vous pouvez afficher, mettre à jour et approuver ou rejeter les réservations créées par les employés en fonction des lignes directrices de votre organisation.
• Générer des rapports permettant de suivre les demandes de réservation au fil du temps.
• Ajouter des objectifs réservables à un élément du lieu de travail.
• Affecter des espaces voisins à une zone.
• Affecter des espaces à une zone
• Affecter des espaces à un quartier

Le diagramme suivant explique le cheminement d'une réservation :

Figure 2. Workflow de réservation

Planificateur d'événements

Dans l’espace de Centre des lieux de travail travail, le planificateur d’événements de réservation du lieu de travail vous permet de suivre les réservations de votre organisation à partir d’un seul espace de travail. Dans le planificateur d’événements, à l’aide d’une vue Calendrier, vous pouvez afficher les détails de la réservation, optimiser les réservations en les faisant glisser et gérer plusieurs réservations de lieu de travail à la fois. Vous pouvez accéder au tableau de bord du planificateur d’événements avec les rôles Planificateur de réservation et Visionneur de réservation. Le planificateur d’événements vous fournit une vue de calendrier de toutes les réservations demandées par les employés ainsi que des réservations que vous avez demandées. Vous pouvez accéder au planificateur d’événements à la fois en tant que planificateur de réservation et visionneur de réservation. En tant que planificateur de réservations, vous pouvez gérer les réservations au nom des employés.

Pour plus d'informations, référez-vous à Planificateur d'événements.