Opérations de comptes fournisseurs Glossaire
Découvrez les termes et concepts utilisés dans Opérations de comptes fournisseurs (APO).
Les termes du glossaire sont regroupés par ordre alphabétique.
A
Numéro de compte
Numéro de compte bancaire du fournisseur pour le traitement des paiements. Affiché lors de la capture des détails de la facture à partir de documents.
Comptes fournisseurs
Processus de gestion et de paiement des factures des fournisseurs.
Agent de comptes fournisseurs
Rôle d’utilisateur (sn_ap_cm.agent) qui gère les tickets de demande des fournisseurs ou des employés dans l’espace de travail Source-to-Pay.
Traitement de facture des comptes fournisseurs
Application qui identifie les doublons de factures, fait correspondre les factures aux bons de commande et aux reçus de marchandises, active la gestion de l’approbation des factures et assure la gestion des exceptions de factures.
Accounts Payable Operations (APO, Opérations de comptes fournisseurs)
Application ServiceNow qui permet le traitement automatisé des factures, la gestion des tickets et le traitement des demandes des fournisseurs, de l’ingestion des factures à l’approbation et au paiement.
Intégration de Accounts Payable Operations à Intelligence documentaire
Application (com.sn_ap_ic) qui capture automatiquement les données des factures entrantes à l’aide des fonctionnalités d’Intelligence documentaire pour réduire les efforts de saisie manuelle des données.
Spécialiste des comptes fournisseurs
Rôle d’utilisateur (sn_ap_apm.accounts_payable_specialist) qui traite les factures, résout les exceptions et gère les tickets de facturation dans l’espace de travail Source-to-Pay.
Numéro de l’acheminement ACH
Numéro d’acheminement de la chambre de compensation automatisée utilisé pour les transferts de paiements électroniques aux fournisseurs. Capturé lors de l’ingestion de facture.
Workflow d'approbation
Séquence des étapes requises pour approuver une facture.
Advanced Work Assignment for (Affectation de travail avancée) pour Opérations de comptes fournisseurs
Application qui affecte automatiquement des éléments de travail aux agents en fonction de leurs disponibilités, de leurs capacités et de leurs compétences pour résoudre des tickets de factures dans Opérations de comptes fournisseurs.
Espace de travail d'agent
Suite d’outils qui fournit aux agents, gestionnaires de tickets, professionnels des services d’assistance et gestionnaires un accès rapide à ce dont ils ont besoin pour répondre aux questions des clients et résoudre leurs problèmes. Il s’agit de l’interface unifiée dans laquelle les équipes de comptes fournisseurs gèrent leurs opérations quotidiennes.
Agents IA
Les agents IA sont des travailleurs numériques autonomes qui utilisent des LLM, des outils et des workflows pour accomplir des tâches au sein ITSMRH des utilisateurs et CSM pour leur compte. Ils peuvent raisonner, planifier et agir de manière indépendante ou collaborative. Vous pouvez les créer et les gérer à l’aide Studio d'agents IA et les orchestrer dans Agent Orchestrateur IA. Ces agents sont intégrés dans Now Assist des panneaux Agent virtuel et des workflows personnalisés.
L’agent IA est un travailleur virtuel qui effectue des tâches spécifiques en exploitant des outils tels que le workflow, la compétence, le script, la ServiceNow AI Platform base de connaissances, et autres.
Règles d'affectation
Directives qui déterminent la façon dont les éléments de travail sont affectés.
Facture AR
Un enregistrement de facture de comptes clients représentant les montants dus par les clients. Également appelée « facture » dans le système.
Ligne de facture AR
Éléments de ligne individuels dans une facture de comptes clients, représentant des biens ou services spécifiques facturés.
En attente d’infos internes
État du ticket indiquant que la résolution est en attente, car des informations supplémentaires sont nécessaires de la part des équipes internes.
En attente d’informations sur le demandeur
État du ticket indiquant que le ticket est en attente d’informations supplémentaires de la part de la personne qui a soumis la demande.
B
Propriétaire de l'entreprise
Personne responsable de l’approbation de la facture ou de la gestion des exceptions ; Doit être valide et actif, et correspondre au bon de commande si la facture est de type bon de commande.
C
ticket
Enregistrement utilisé pour suivre et gérer un problème, une demande ou un incident spécifique d’un client. Il est couramment utilisé pour résoudre les problèmes via les systèmes d’assistance clientèle et d’assistance.
Note de crédit
Type de facture émise lorsqu’il y a une réduction ou une compensation du montant payable au fournisseur ; peut être de type bon de commande ou sans bon de commande et doit contenir la facture d’origine, le numéro de facture d’origine ou la référence du bon de commande.
Répartition des coûts
Processus d’identification et d’allocation des coûts de ligne de facture entre différents centres de coûts ou comptes généraux pour une analyse des coûts et un traitement des factures précis.
Centre de coûts
Unité commerciale ou service auquel les coûts de facturation sont attribués ; Utilisé dans les enregistrements d’allocation des coûts pour le suivi des dépenses et la génération de rapports.
cXML
Code XML commercial : l’un des formats pris en charge pour l’ingestion de factures via l’API.
D
Capture de données
Le processus de collecte et de numérisation des données de factures.
Intelligence documentaire
ServiceNow® Outil alimenté par l’IA pour extraire les données des factures.
Sécurité des données
Mesures visant à protéger les informations sensibles au sein du système.
Lignes de distribution
Enregistrements d’allocation individuels au sein d’un ensemble de distribution qui spécifient les pourcentages ou les montants à répartir entre les centres de coûts ou les comptes du grand livre.
Ensemble de distribution
Collection de règles et de modèles prédéfinis conçus pour automatiser l’allocation des coûts des lignes de facture entre les centres de coûts et les comptes GL, éliminant ainsi le fractionnement manuel des coûts.
Détection de factures en double
Processus automatisé qui identifie les factures qui ont peut-être déjà été soumises pour éviter que la même facture ne soit payée deux fois.
E
Systèmes de planification des ressources de l’entreprise
Systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP) utilisés pour la gestion des processus business.
ERP
Plan de ressource de l’entreprise : système externe intégré à APO pour la publication des factures et le traitement des paiements.
Cadre de travail de l’intégration ERP
Cadre permettant à APO de publier des factures sur des systèmes ERP externes et de suivre les erreurs d’intégration lorsque la publication échoue en raison de problèmes de données ou de connectivité.
Source ERP
Référence du système ERP externe qui garantit un approvisionnement en données cohérent pour les champs de facture tels que le bon de commande, l’entité juridique et le fournisseur afin d’éviter les erreurs d’intégration.
Moteur d’exception
Composant système automatisé qui identifie les écarts dans les factures pendant le traitement et crée des enregistrements d’exceptions de facture à des fins d’examen et de résolution.
Gestion des exceptions
Gérer et résoudre les problèmes qui surviennent pendant le Opérations de comptes fournisseurs traitement des factures.
Tâche de surveillance des exceptions
Tâche planifiée s’exécutant toutes les cinq minutes, par défaut, pour vérifier automatiquement les exceptions des factures ; peut être activé ou exécuté manuellement.
Tâche d'exception
Tâche créée pour résoudre des exceptions de facture spécifiques ; peut être créé automatiquement par le système (par exemple, tâches de réception) ou manuellement par les spécialistes des comptes fournisseurs.
Fiabilité d’extraction
Score de niveau de fiabilité attribué par Intelligence documentaire lors de l’extraction de données à partir de documents de factures ; Détermine si un examen manuel est nécessaire.
G
GL
Acronyme de Grand Livre.
Ⅰ
Tables intermédiaires entrantes dans APO
Tables temporaires qui stockent les données de factures reçues de systèmes externes avant la transformation et la création des enregistrements de factures primaires dans APO.
Ticket de demande
Type de ticket soumis par des employés ou des fournisseurs pour des questions liées aux factures, y compris les demandes de paiement, les demandes de factures, les demandes de paiement accélérées, les problèmes de modalités de paiement et l’aide à la saisie des factures.
Erreur d'intégration
Enregistrement des tâches d’erreur généré par le système Problèmes d’intégration lorsque les factures ne sont pas comptabilisées dans les systèmes ERP en raison d’une mauvaise connectivité, de données manquantes ou de délais d’expiration du système.
Enregistrement d’interaction
Enregistrement généré automatiquement enregistrant toute demande d’assistance d’un fournisseur ou d’un employé par e-mail, chat ou téléphone ; Peut être associé à des tickets existants ou utilisé pour créer de nouveaux tickets.
Approbation de facture
Processus de vérification et d’autorisation de paiement d’une facture.
Automatisation des factures
Catégorie de ticket pour les tickets de traitement automatisé des factures créés lorsque les factures sont ingérées via Intelligence documentaire ou l’API.
Ticket de facture
Enregistrement de ticket créé pour gérer les demandes liées aux factures ou les activités de traitement, avec des catégories telles que la demande et l’automatisation des factures.
Exception de facture
Problèmes identifiés lors du traitement de la facture qui nécessitent une résolution.
Ingestion de facture
Processus de réception et d’entrée des factures dans le système.
API d’ingestion de facture
Interface de programmation d’application qui permet l’ingestion de factures AP en masse à partir de systèmes externes (facturation des fournisseurs, réseaux d’acheteurs, solutions OCR) prenant en charge les formats cXML, JSON et XML.
Ligne de facture
Élément de ligne individuel sur une facture représentant des biens ou des services spécifiques achetés ; Comprend des détails sur la quantité, le prix unitaire, le montant et la répartition des coûts.
Mappage de lignes de factures
Processus de mise en correspondance des lignes de facture avec les lignes de bon de commande correspondantes à l’aide d’un moteur basé sur des règles ou de Now Assist pour un mappage automatisé ou assisté par l’IA.
Traitement de facture
Le traitement de bout en bout des factures, de la réception au paiement.
Ticket de traitement de facture
Ticket avec la catégorie « Automatisation des factures » et la sous-catégorie « Traitement des factures » créées lors de l’ingestion des factures ; Suit la facture tout au long du cycle de vie de traitement.
Restructuration de la table de factures dans APO
Changement d’architecture où la table de factures (sn_shop_invoice) étend la table de factures de base (sn_fin_base_invoice) pour améliorer la structure et l’extensibilité des données.
ITAM
Acronyme de IT Asset Management.
Intégration ITAM
Intégration entre Gestion des actifs IT et APO qui améliore la gestion des exceptions pour les factures de bons de commande pilotées par ITAM en validant les quantités reçues par rapport aux bordereaux de réception.
L
Compte général
Compte financier sur lequel les coûts des factures sont comptabilisés ; Utilisé dans l’allocation des coûts pour répartir les dépenses entre différentes catégories comptables.
Entité juridique
Champ obligatoire sur les factures représentant l’entité commerciale responsable du paiement ; utilisé dans le mappage de l’entité juridique du fournisseur et la détermination de la source ERP.
N
Compréhension du langage naturel (NLU)
Capacité d’IA intégrée au chatbot Agent virtuel pour aider les fournisseurs à analyser, comprendre et accéder aux rubriques appropriées pour les demandes liées aux factures et aux demandes.
NLU
Acronyme de Compréhension du langage naturel.
Facture sans bon de commande
Facture soumise sans référence à un bon de commande ; Nécessite le codage et la validation manuels des détails du fournisseur, de l’entité juridique et de la répartition des coûts.
O
Reconnaissance optique de caractères (OCR)
Technologie qui convertit les documents contractuels ou PDF numérisés en texte consultable et modifiable dans ServiceNow.
Table intermédiaire sortante dans APO
Table où les factures approuvées sont publiées avant transmission aux systèmes ERP externes pour le traitement des paiements.
P
Playbook
Représentation visuelle du workflow montrant les étapes de traitement des factures étape par étape, y compris la validation, la vérification des doublons, la correspondance, la validation des exceptions, l’approbation et le traitement des paiements.
Facture de bon de commande
Facture créée par rapport à un bon de commande ; fait l’objet d’une correspondance de bons de commande pour vérifier les quantités, les prix et les montants par rapport au bon de commande initial.
Correspondance de bon de commande
Processus de comparaison de l’en-tête de facture et des détails de la ligne avec les informations de bon de commande correspondantes afin d’identifier les écarts avant approbation.
PSM
Acronyme de Procurement Service Management.
Bon de commande
Document délivré par un acheteur à un vendeur, détaillant les articles ou services à acheter.
R
Tâche de réception
Tâche créée par APO en cas d’exception de réception de marchandises insuffisantes et que PSM est installé ; Affecté au destinataire sur la ligne de bon de commande pour la confirmation de réception des marchandises.
Bordereau de réception
Document généré dans ITAM lorsque la réception des marchandises est terminée ; utilisé pour valider les quantités reçues pendant le traitement des factures pour les bons de commande pilotés par ITAM.
Moteur basé sur des règles
Système automatisé qui mappe les lignes de facture avec les lignes de bon de commande à l’aide de champs tels que prix unitaire, prix unitaire livré, description exacte, montant exact et arrondir le montant.
S
Tables intermédiaires
Tables de base de données temporaires stockant les données des factures pendant le processus d’ingestion et de transformation avant la création des enregistrements finaux des factures ; Inclut les tables entrantes et sortantes.
Fournisseur
Fournisseur ou fournisseur de services soumettant des factures pour paiement ; doit être validé et mappé à l’entité juridique dans la table de mappage de l’entité juridique du fournisseur.
Portail de collaboration des fournisseurs
Application de portail permettant aux fournisseurs de vérifier l’état des factures, de créer des tickets de demande, de soumettre de nouvelles factures, de résoudre des tâches et d’interagir avec des spécialistes de la comptabilité fournisseurs par le biais de la messagerie instantanée et d’agents virtuels.
Mappage de l'entité juridique du fournisseur
Table (sn_fin_supplier_detail) stockant les relations entre les fournisseurs et les entités juridiques, y compris les attributs de paiement et de comptabilisation en suspens qui peuvent déclencher des exceptions de facture.
Gestion des fournisseurs
Processus de gestion des relations et des transactions avec les fournisseurs
Taxe du fournisseur
Montant de la taxe fournie par le fournisseur sur la facture ; Comparaison avec l’impôt calculé par le système pour identifier les écarts d’impôt excédentaires/inférieurs.
Espace de travail de Source-to-Pay
Espace de travail où les spécialistes et les administrateurs des comptes fournisseurs créent des tickets, gèrent les factures, résolvent les exceptions et gèrent les intégrations avec d’autres applications.
Taxe du système
Montant de la taxe calculé par le système APO en fonction du type de taxe et du montant de la ligne de facture ; Comparaison avec la taxe fournisseur pour validation.
T
Calcul de la taxe
Processus de calcul de la taxe finale pour les factures en fonction du type de taxe (taxe indirecte ou retenue à la source) et comparaison de la taxe fournie par le fournisseur à la taxe calculée par le système.
Ligne de taxe
Enregistrement fiscal individuel ajouté à la ligne de facture spécifiant le type de taxe, le montant de la taxe du fournisseur, le montant de la taxe du système et le montant final de la taxe après la résolution de l’écart.
Type de taxe
Classification de la taxe en tant que taxe indirecte (ajoutée au montant de la facture) ou retenue à la source (soustraite du montant de la facture) pour un calcul correct de la taxe.
Type de tolérance
Type spécifique de tolérance, y compris la tolérance de montant de ligne, la tolérance de quantité de ligne, la tolérance de prix unitaire de ligne, la tolérance de montant de surfacturation et l’écart supérieur/inférieur au montant de la taxe.
Règles de tolérance
Une limite qui est fixée sur les factures afin de déterminer les écarts acceptables avant qu’elles ne nécessitent un examen plus approfondi.
Processus de transformation
Processus Intelligence documentaire qui importe les données de factures à partir des tables intermédiaires, valide les champs obligatoires et crée des enregistrements de factures à l’état Brouillon.
U
Demande universelle
Point d’entrée centralisé permettant aux titulaires de factures, aux fournisseurs et aux clients de soumettre des demandes de tickets généraux, simplifiant ainsi le processus de demandes via Centre des employés ou le portail des fournisseurs.
UR
Acronyme de Demande universelle.
V
Agent virtuel
Assistant piloté par l’IA pour traiter les demandes et les requêtes courantes.
Flux de Virtual Agent
Rubriques de conversation de chatbot prédéfinies, notamment Vérifier l’état de la facture, Assistance de l’agent actif, Vérifier l’état de la demande, Créer une nouvelle question et Enquête avant messagerie instantanée.
W
workflow
Flux de processus automatisé gérant la progression des factures à travers différentes étapes, de l’ingestion à la validation, en passant par la mise en correspondance, la gestion des exceptions et l’approbation jusqu’au paiement.
Élément de travail
Enregistrement de tâches ou d’interactions représentant les demandes des clients qui doivent être affectées et traitées ; acheminées via les files d’attente d’Advanced Work Assignment (Affectation de travail avancée).
File d’attente des éléments de travail
Une zone de stockage pour les éléments de travail en attente d’affectation à des agents.