Utiliser le portail de la réception

  • Rversion finale: Australia
  • Mis à jour 11 mars 2026
  • 3 minutes de lecture

    • Utilisez le portail du réceptionniste pour gérer l’activité des visiteurs sur votre lieu de travail.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_visitor.staff

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Libre-service > Centre des employés.
    2. Sur le Centre des employés portail, sélectionnez Centre d'assistance > Services du lieu de travail.
    3. Dans Services du lieu de travail, sélectionnez Gérer le bureau du réceptionniste.
      La page du portail du réceptionniste s’ouvre sur un tableau de bord des visites du jour.
    4. Facultatif : Changez l’emplacement du portail à partir de la liste des emplacements sous l’étiquette d’en-tête Visiteurs .
      Les emplacements de la liste sont extraits du profil du lieu de travail du réceptionniste. L’emplacement du lieu de travail principal est sélectionné par défaut.
    5. Effectuez l’une des actions suivantes en fonction de vos préférences.
      ActionÉtapes
      Afficher les détails du visiteur Sélectionnez un visiteur pour afficher ses détails dans le panneau de détails.

      Vous pouvez également rechercher le visiteur à l’aide du nom, de l’adresse e-mail ou de l’hôte du visiteur.

      Les détails suivants s’affichent sur le panneau :

      • Nom du visiteur
      • E-mail du visiteur
      • Pré-vérification de l’état des tâches
      • Informations sur l’hôte telles que le nom et l’adresse e-mail de l’hôte
      • Détails de la visite tels que la date, l’heure, le lieu et l’objectif
      Remarque :
      Vous pouvez définir la visibilité du panneau de détails comme persistante en sélectionnant l’icône Développer le panneau de détails (icône Développer le panneau de détails).
      Afficher les autres états des visiteurs
      1. Sur le portail du réceptionniste, développez la colonne Autres .
      2. Sélectionnez l’icône des filtres, puis sélectionnez les états que vous souhaitez inclure dans la colonne.
        • Annulé
        • Terminé
        • Disparu
        • Absent
      Sélectionner plusieurs visiteurs Utilisez la touche Commande ou Ctrl pour sélectionner plusieurs visiteurs.

      Vous pouvez effectuer des actions telles que l’enregistrement, le départ ou l’impression de badges pour tous les visiteurs sélectionnés.
      Terminer les tâches de pré-vérification
      1. Sélectionnez un visiteur dans la colonne Attendu.

        Le visiteur doit avoir le statut En attente de pré-vérification .

      2. Dans le panneau de détails, sélectionnez Tâches ouvertes.
      3. Assurez-vous que le visiteur effectue les tâches suivantes.
        • Détails du visiteur : renseignez les détails du visiteur.

          Le prénom et le nom de famille sont requis.

        • Documents des visiteurs : téléchargez ou prenez une photo du visiteur et de sa pièce d’identité.
        • Signer les politiques : assurez-vous que le visiteur lit et accepte les politiques.

          Le visiteur peut avoir à fournir une signature basée sur la configuration définie par l’administrateur.
      Enregistrer un visiteur
      1. Sélectionnez des visiteurs dans la colonne Attendu.
      2. Vérifiez que le visiteur a terminé ses tâches de pré-enregistrement.

        Si la pré-vérification n’est pas terminée, le visiteur peut effectuer ses tâches sur le portail.

      3. Sur la carte de visiteur ou le panneau de détails, sélectionnez Enregistrement.

        Vous pouvez également faire glisser la carte de visiteur dans la colonne des visiteurs enregistrés.

      Vous pouvez annuler un enregistrement en sélectionnant Annuler l’enregistrement dans le menu contextuel du panneau de détails.
      Démarrer une pause
      1. Sélectionnez des visiteurs dans la colonne Enregistré.
      2. Dans le panneau de détails, dans le menu contextuel, sélectionnez Démarrer la pause.

      Les visiteurs qui sont en pause sont affichés dans la colonne Checked-out.
      Terminer une pause
      1. Sélectionnez les visiteurs qui sont en pause dans la colonne Vérifié.
      2. Dans le panneau Détails, dans le menu contextuel, sélectionnez Terminer la pause.

      Les visiteurs qui terminent leur pause sont déplacés vers la colonne d’enregistrement.
      Imprimer les badges des visiteurs
      1. Sélectionnez des visiteurs dans la colonne Enregistré.
      2. Dans le panneau de détails, sélectionnez Imprimer le badge.

        Un badge contenant les détails du visiteur s’affiche dans un nouvel onglet de navigateur.

      3. Imprimez le badge à l’aide des options d’impression de votre navigateur Web.
      Départ d’un visiteur
      1. Sélectionnez le visiteur dans la colonne Date d’entrée.
      2. Sur la carte de visiteur ou le panneau de détails, sélectionnez Contrôler.

        Vous pouvez également faire glisser la carte visiteur dans la colonne Visiteurs extraits.
      Créer une visite
      1. Sélectionnez Créer une visite.
      2. Renseignez les champs du formulaire Nouvelle visite.

        Pour obtenir une description des valeurs de champ, consultez la rubrique Formulaire Nouvelle visite.

      3. Sélectionnez Créer une visite.
      4. Ajouter des visiteurs internes ou externes.

        Pour plus d’informations sur l’ajout de visiteurs, reportez-vous à la section Ajout de visiteurs.

      5. Sélectionnez Confirmer.