Gestion des réservations d’espace de travail pour les employés
Réservez des zones ou des espaces disponibles pour vos employés et examinez les demandes de réservation en attente des employés afin Cœur du lieu de travail de vérifier les mesures de distanciation physique lorsqu’ils retournent sur le lieu de travail. Une fois que vous avez effectué les réservations, les employés sont informés des emplacements auxquels ils ont accès. Le Prestation de services de lieu de travail propose également des options de réservation de lieu de travail plus avancées dans l’application Gestion des réservations du lieu de travail .
Création de réservations d’espace de travail pour les employés
- Réservation d’espaces de travail
En tant que gestionnaire d’espaces de travail, vous pouvez effectuer des réservations pour les employés pour les zones des étages de vos immeubles de bureaux. Lorsque les employés retournent au bureau, ils peuvent travailler à partir de n’importe quel espace de la zone réservée. Le nombre de réservations d’employés que vous pouvez effectuer pour une zone de votre lieu de travail dépend de la capacité définie pour cette zone. Si le champ Capacité d’une zone est défini sur 0 ou laissé vide, il n’est pas possible d’effectuer de réservation pour cette zone.
- Création d’une réservation d’espace unique
- À l’aide des équipes que vous avez définies, vous pouvez créer une réservation d’espace pour un employé pour une journée ou plusieurs jours.
- Création de réservations d’espace en bloc
Vous pouvez générer en une seule action des réservations pour plusieurs employés qui sont affectés à une équipe pour une plage de dates spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour créer des réservations pour les employés d’un département spécifique qui seraient tous affectés à la même équipe.
- Enregistrements de réservation enfants pour les réservations d’espace des employés
Lorsque vous réservez un lieu de travail pour un employé, la réservation génère des enregistrements de réservation enfants pour chaque jour ouvrable applicable de la période spécifiée. Les jours applicables sont déterminés par le calendrier d’équipe que vous sélectionnez pour cette réservation. La réservation que vous avez initialement créée fait office d’enregistrement de réservation parent.
Si une réservation enfant entre en conflit avec une réservation existante pour un jour de la période spécifiée, la réservation enfant n’est pas créée pour ce jour. Vous pouvez créer manuellement une réservation pour un autre lieu de travail pour ce jour-là.
Par exemple, supposons que vous ayez créé une réservation pour le lieu de travail 2CN1612 pour Mark Andrews dans l’équipe de l’après-midi du 06-01-2020 au 06-10-2020. Huit enregistrements de réservation d’enfants pour Mark Andrews pour le lieu de travail 2CN1612 seraient créés pour chaque jour ouvrable entre le 06-01-2020 et le 06-10-2020. Toutefois, si une réservation pour 2CN1612 le 06-08-2020 existe pour une autre employée, Jane Doe, la réservation enfant pour Mark Andrews le 06-08-2020 n’est pas créée. Vous pouvez créer manuellement une réservation pour Mark Andrews pour un autre lieu de travail pour le 06-08-2020.
Si vous mettez à jour les détails d’une réservation parente ultérieurement, toutes ses réservations enfants, à l’exception de celles dont la date est passée, sont mises à jour en conséquence.
Travailler avec les demandes de réservation d’espace des employés
Une fois qu’un employé a demandé un lieu de travail pour une plage de dates donnée et que le gestionnaire a approuvé la demande, l’application vérifie la disponibilité de l’espace demandé. Si le lieu de travail n’est pas disponible pendant un ou tous les jours de la période spécifiée, la demande passe à l’état En attente. En tant que gestionnaire d’espaces de travail, vous pouvez examiner ces demandes de réservation en attente et allouer un autre espace de travail à l’employé pour terminer la demande.