Gerenciar propostas de concessão usando o playbook de propostas de concessões

Você pode usar o playbook de propostas de concessões para revisar as informações fornecidas pelo candidato junto com outros documentos relevantes. Criar e atribuir tarefas de revisão de mérito, alocar orçamentos e propor financiamento.

Nota:

Verifique se o Gestão de concessões proposta, que é separada de Serviços digitais para setor público A aplicação principal, foi instalada e configurada. Para obter instruções, consulte Instalar Gestão de concessões para Serviços digitais para setor público.

O fluxo de trabalho de proposta de concessões fornece um processo estruturado para gerenciar propostas de concessão a partir do envio para a fase de pré-concessão. Começa com a admissão de propostas, em que os candidatos enviam os formulários obrigatórios e a qualificação é verificada. A fase de revisão e avaliação envolve triagem inicial, avaliações técnicas e pontuação para determinar recomendações de financiamento. Depois que as seleções são feitas, as agências prosseguem com as decisões e notificações de prêmio . Por padrão, as fases a seguir estão disponíveis no Gestão de concessões em Espaço configurável do CSM.

• Admissão
• Tela
• Avaliação
• Decisão

Fases em um playbook de proposta de concessões

A experiência do playbook de propostas de concessões começa com a fase de admissão. Esta fase é a fase do playbook padrão para um novo caso de solicitação de programa de concessão. Use esta fase do playbook para coletar informações importantes sobre o candidato, o projeto, o orçamento e o financiamento solicitado e outros documentos relevantes para o projeto. Você também pode solicitar informações adicionais sobre o projeto proposto ou outros dados relacionados à conformidade do candidato.

O playbook continua com a fase Tela. Nesta fase, como gerente do programa de subvenções ou diretor do programa de subvenções, você pode revisar os detalhes da proposta e os documentos necessários da proposta. Depois de verificar os documentos, você pode atribuir a proposta a si mesmo e rejeitar a proposta ou movê-la para a fase Avaliação.

O playbook continua com a fase Avaliação. Nesta fase, o gerente do programa de concessões seleciona um grupo de revisão e cria tarefas de revisão de mérito para cada pessoa no grupo. O gerente do programa de concessões rastreia as revisões na proposta, monitorando o estado, o sinalizador de pontuação e o tempo restante para concluir a tarefa de revisão. Quando a revisão de mérito é concluída e a proposta de concessões é pontuada e classificada, a atividade de revisão de mérito é concluída automaticamente e avança para Criar proposta de financiamento atividade. As informações de financiamento são atualizadas com base nas entradas e envios pelos revisores de mérito. As propostas de concessão são comparadas, os orçamentos são alocados e o gerente do programa de subvenções envia propostas de financiamento ao diretor do programa de subvenções para aprovação posterior ou recusa a proposta junto com os motivos. O status das propostas é atualizado para refletir as decisões do diretor do programa de subsídios e os candidatos são notificados sobre o resultado.

A fase final é a fase Decisão. Nesta fase, você pode criar documentos de resultados que são usados para compor cartas que informam os candidatos sobre os resultados, com opções de modelo para Prêmio, Rejeitado (não qualificado) e Rejeitado (Recusado). O candidato pode optar por confirmar o prêmio ou recusá-lo. O resultado é registrado e o caso é encerrado.

Conclua a fase de admissão em Gestão de concessões

Conclua a fase de admissão como sua primeira etapa no gerenciamento de uma proposta de concessão usando Gestão de concessões.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Nesta fase, um candidato inicia um caso para uma proposta no âmbito de um Programa de Concessão específico. Cada programa é configurado pelo gerente do programa de concessão, que define um conjunto de regras de qualificação. Os candidatos devem responder a essas perguntas como parte do processo de candidatura.

Procedimento

1. No Portal de gestão de concessões, navegue até Exibir oportunidades > Tudoe selecione o programa de concessões ao qual o candidato deseja se candidatar.
2. Selecione Inscreva-se agora .
3. Responda às perguntas de qualificação para confirmar a qualificação do candidato.

   Se o candidato não for qualificado, uma mensagem informando "Você pode não ser qualificado" será exibida. Os candidatos têm a opção de revisar e atualizar suas respostas.

4. Selecione Iniciar aplicação para criar um caso para a proposta de concessões.
5. Insira os detalhes do candidato e da organização que está enviando a proposta e selecione Marcar como concluído .
6. Opcional: Adicione um representante autorizado para atuar como signatário da sua organização.

   O contato comercial pode adicionar um contato existente por no Individual campo. Os contatos comerciais existentes só poderão ser adicionados se já estiverem associados à empresa/organização. Você pode criar novos contatos adicionando seus detalhes no formulário. Isso criará um novo contato comercial, que pode ser aprovado por um administrador em uma fase posterior da aplicação. Você pode adicionar vários representantes à aplicação ou deixar esta seção em branco.

7. Insira as informações da proposta e selecione Marcar como concluído .

   Campo	Descrição
   Título do projeto	Insira o título do projeto proposto.
   Resumo do Projeto	Forneça um resumo do resumo do projeto.
   Data de início do financiamento proposto	Selecione a data de início pretendida para financiamento na entrada de calendário.
   Data de término do financiamento proposto	Selecione a data de término prevista para o período de financiamento. Esta data deve ser cronologicamente posterior à data de início.

8. Adicione pelo menos um objetivo do projeto.
   Uma narrativa detalhada pode ser inserida no texto ou fornecida por meio de um carregamento de arquivo.
9. Criar um produto final.
10. Adicione a equipe principal necessária à aplicação.
11. Forneça informações sobre o orçamento que será usado para seu projeto, incluindo alocações e documentos relevantes.
    Insira o orçamento total necessário no campo Total do orçamento solicitado. O valor inserido não pode exceder o limite definido pelo gerente do programa de concessão. Aloque orçamento para cada categoria em Totais de orçamento cumulativo. A soma dos valores da categoria deve corresponder ao orçamento total solicitado. Quando os valores cumulativos da categoria corresponderem ao orçamento total solicitado, o orçamento total alocado aparecerá em verde.
12. Carregue todos os outros documentos necessários.
13. Carregue cartas de intenção, memorandos de entendimento ou outros documentos relevantes que demonstrem parcerias ou colaborações para o seu projeto.
14. Adicione anexos opcionais para fornecer contexto adicional do projeto proposto, como anexos, imagens e dados estendidos.
    Você pode deixar esta seção em branco.
15. Revise a aplicação em sua totalidade e corrija todos os erros antes de enviar a aplicação.
    Você pode editar qualquer informação de atividades anteriores selecionando no ícone de lápis ao lado de cada atividade. Você pode exportar os detalhes da aplicação para um formato PDF usando Exportação botão.
16. Encerre a proposta de concessões.
    A assinatura do candidato pode ser digitada ou desenhada. Os termos e condições também podem ser modificados e ajustados.
17. Selecione Enviar para roteá-lo para o agente e movê-lo para Triagem fase.
    O caso é movido para Revisão e Admissão a fase está marcada como concluída.

Conclua a fase de tela em Gestão de concessões

Conclua a fase Tela como sua segunda etapa no gerenciamento de uma proposta de concessão usando Gestão de concessões.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Nesta fase, como gerente do programa de subvenções ou diretor do programa de subvenções, você pode revisar os detalhes da proposta e os documentos necessários da proposta. Depois de verificar os documentos, você pode atribuir a proposta a si mesmo e rejeitar a proposta ou movê-la para a fase Avaliação. Os detalhes do caso inseridos pelo constituinte na fase de admissão são exibidos para o agente em uma exibição acordeão para uma experiência de revisão abrangente.

Procedimento

1. Revise as informações coletadas durante a fase de admissão e confirme se as informações estão completas e corretas.

   Se o agente estiver selecionando o caso em uma fila não atribuída, ele verá a opção para Atribuir a mim , que atualizará o estado do caso Novo . Triagem . Se o caso for atribuído automaticamente, eles verão a opção para Marcar como concluído .

2. Corrija todos os erros antes de enviar a aplicação e selecione Marcar como concluído .
   Selecione o ícone de lápis para navegar de volta para uma atividade da fase de admissão que precisa ser corrigida. Se a proposta precisar ser rejeitada, selecione Rejeitar aplicação para atualizar o estado do caso Novo . Triagem com falha Movendo-o diretamente para Decisão.
3. Revise os resultados da triagem de qualificação e selecione Marcar como concluído se não houver mudanças a serem feitas.
   Com base nas respostas fornecidas, o sistema determina se o candidato atende aos critérios de qualificação e os classifica como qualificado ou não qualificado. Os resultados são consolidados e exibidos nesta etapa para que o agente revise.
4. Revise a lista de contatos inserida em Adicionar representantes autorizados atividade.
   A lista de contatos só será exibida se o contato ainda não existir no sistema e uma solicitação de aprovação de contato for encaminhada para o administrador, que pode aceitar ou rejeitar por meio de Gestão de concessões espaço. O caso continua depois que o administrador responde à solicitação. Esta atividade será ignorada automaticamente se não houver novos contatos para aprovar. Para obter informações sobre como aprovar uma solicitação de registro de contato, consulte Aprove o registro de um novo contato comercial ou organização no Portal de gestão de concessões.
5. Opcional: Se a solicitação de aprovação for rejeitada, você poderá revisar o motivo por trás da rejeição e:
   • Selecione para fechar o caso Rejeitar aplicação movendo o estado do caso para Falha na triagem e a fase para Decisão . O estado da tarefa de caso da atividade Aprovar novos contatos é movido para Encerrado .
   • Faça mudanças e solicite novas aprovações. Edições podem ser feitas no Adicionar representante autorizado e a nova solicitação de aprovação serão enviadas.
6. Opcional: Se a solicitação de aprovação for aprovada, selecione Marcar como concluído , para fechar a tarefa do caso, ou Rejeitar aplicação para rejeitar a aplicação e fechar o caso.
7. Revise e verifique os arquivos e a documentação de suporte anexados à aplicação.
   Aqui, você pode sinalizar documentos para verificação adicional, solicitar documentos adicionais ou encerrar o caso movendo-o diretamente para Decisão.
8. Selecione Marcar como concluído depois que todos os documentos forem verificados e todos os documentos sinalizados forem resolvidos.
9. Selecione Mover para Avaliação quando a triagem estiver concluída.

Resultado

Agora, o caso é movido para Avaliação fase.

Conclua a fase Avaliação

Conclua a fase Avaliação como sua terceira etapa no gerenciamento de uma proposta de concessão usando Gestão de concessões.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

A avaliação consiste em duas tarefas: Conduzir revisões de mérito e criar proposta de financiamento. Na fase de avaliação, o gerente do programa de subsídios supervisiona, rastreia e gerencia as revisões em toda a proposta.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Espaço configurável do Customer Service Management.
2. Navegar até Listas > Propostas de concessão e selecione Minhas propostas de concessão .
3. Selecione a proposta de concessão e navegue até Avaliação .
4. Em Conduzir revisões de mérito tarefa, selecione o grupo de revisores no menu suspenso e selecione Criar tarefas .
   Uma tarefa de revisão é criada para cada um dos revisores do grupo de revisão selecionado. Os grupos de revisores são criados pelo gerente do programa de concessões durante a fase de configuração de concessão.
5. Revise ou edite os revisores e selecione Atualizar tarefas de revisão .
   O gerente do programa de concessões pode editar o grupo de revisores a qualquer momento antes que qualquer tarefa de revisão seja concluída.
6. Atribua as tarefas de revisão e notifique os revisores selecionados selecionando as tarefas de revisão e selecione Tarefas de versão .
   O estado das tarefas de revisão selecionadas agora está Em andamento e os revisores recebem notificações no Portal de serviços do revisor.
7. Revise e gerencie as tarefas de revisão de mérito nas propostas de concessão selecionando Exibir todos os revisores deste programa E alterne para a exibição do espaço selecionando o ícone Detalhes do registro .
8. Mova todas as tarefas de revisão selecionadas de volta para o estado Rascunho selecionando Estado de redefinição .
   Se algum dos revisores do grupo recusar a revisão, o gerente do programa de concessões será notificado e poderá cancelar essa revisão e mover a tarefa de revisão para a próxima fase. Como alternativa, o gerente do programa de concessões atribui um novo grupo de revisão, que reinicia o processo de revisão.

   Quando todas as tarefas de revisão estiverem concluídas, o playbook avançará automaticamente para Criar recomendação de financiamento tarefa.

   O gerente do programa de concessões pode rastrear o andamento do status do financiamento e exibir o orçamento solicitado, o orçamento alocado e a classificação com base na pontuação da revisão de mérito.
9. Em Criar proposta de financiamento revise e gerencie as propostas de financiamento selecionando Exibir proposta de financiamento .
   Todas as propostas pontuadas aparecem em Proposta de financiamento junto com as classificações e os detalhes do orçamento.
10. Na lista de propostas pontuadas, selecione uma ou mais propostas para executar uma destas ações:
    • Recusar financiamento e forneça um motivo selecionando Recusar .
    • Exiba a página Proposta de financiamento da qual você pode alocar orçamento, enviar as propostas e notificar o diretor do programa de subsídios para aprovação adicional selecionando Adicionar à proposta
11. Como diretor do programa de subsídios, exiba as propostas de financiamento no Espaço configurável do CSM navegando até Lista > Minhas Aprovações.
12. Na lista de propostas de financiamento disponíveis, na qualidade de diretor do programa de subvenções, selecione uma ou mais propostas para realizar uma das seguintes ações:
    • Recusar financiamento e forneça um motivo selecionando Rejeitar .
    • Conceda a concessão selecionando Aprovar .

Resultado

Quando o diretor do programa de subsídios aprova a proposta de financiamento, a fase de avaliação é concluída e a proposta de concessão avança para a fase de decisão.

Conclua a fase Decisão em Gestão de concessões

Conclua a fase Decisão como sua última etapa no gerenciamento de uma proposta de concessão usando Gestão de concessões.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

A decisão consiste em duas tarefas: Criar documentos de resultados e Resultado de registro. Na fase Decisão, o gerente do programa de concessões cria cartas ou modelos de documento que são usados para informar os candidatos sobre o status da proposta e os candidatos podem exibir seus resultados e confirmar ou recusar a concessão concedida.

Procedimento

1. Navegar até Tudo > Espaço configurável do Customer Service Management.
2. Navegar até Listas > Propostas de concessão e selecione Minhas propostas de concessão .
3. Selecione a proposta de concessão e navegue até Decisão .
4. Em Criar carta de resultados tarefa, selecione Carta de resultados e insira os detalhes, como datas, prazo de resposta e o motivo da decisão.
   As cartas de resultados selecionadas pelo gerente do programa de concessões durante a fase de configuração são atualizadas e prontas para envio.
5. Atualize o resumo da revisão de mérito selecionando Resumo da revisão de mérito guia.
   Somente se uma proposta for recusada ou concedida, o Resumo da revisão de mérito está disponível.
6. Atualize os modelos de documento selecionados selecionando Atualizar documento .
7. Selecione Marcar como concluído .
   As letras de resultados são criadas e concluídas e o playbook avança automaticamente para Resultado do registro tarefa. A proposta de concessão passa do estado Rascunho para o estado Pronto para liberação.
8. Em Resultado do registro tarefa, exiba a lista de todas as propostas para o programa de concessão junto com os números de tarefa para cada um dos registros de proposta de concessão no Avisos de resultado selecionando exibir registro do programa .
9. Selecione Resultados da versão .
   Você só poderá liberar os resultados se todas as propostas de concessão estiverem no estado Pronto para liberação. As tarefas são movidas do estado Pronto para liberação para o estado Encerrado e um e-mail é acionado para o candidato sobre os resultados. O candidato pode exibir os resultados fazendo login no portal do candidato e confirmando ou recusando o prêmio antes do prazo.

   Em Resultado do registro , o código de resolução é preenchido automaticamente com base no status do prêmio, como:

   • Não qualificado
   • Recusado por agência
   • Nenhuma resposta do candidato
   • Subsídio reconhecido
   • Gratificação recusada pelo candidato

   O resultado da proposta de concessão é registrado e encerrado.
10. Insira as anotações de resolução e selecione Fechar .