Gestion des emplacements du lieu de travail

Outre les fonctionnalités d’administration de l’espace fournies par Cœur du lieu de travail, l’application vous permet de configurer des paramètres exclusifs liés à l’espace Workplace Space Management .

Pour créer des enregistrements d’emplacement de lieu de travail pour les bâtiments, les étages, les zones et les espaces que vous pouvez utiliser Cœur du lieu de travail ou Workplace Space Management. Pour ajouter des enregistrements du lieu de travail à l’aide de , reportez-vous à Cœur du lieu de travail la section Créer des enregistrements pour les données de votre lieu de travail.

Workplace Space Management fournit plus d’options pour les fonctionnalités liées au lieu de travail aux enregistrements d’emplacement du lieu de travail. Vous pouvez utiliser l’application Workplace Space Management pour afficher les formulaires d’emplacement du lieu de travail dans la vue Gestion des espaces.

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles dans la vue Gestion des espaces sur le formulaire d’emplacement du lieu de travail :

Détails de la mesure

Spécifiez les détails de mesure de l’emplacement du lieu de travail, tels que l’emplacement, la taille et l’unité de mesure. Pour les bâtiments, les étages et les surfaces, vous pouvez également spécifier la taille totale et la taille utilisable pour planifier l’infrastructure et d’autres activités de maintenance. Pour plus d'informations, consultez Calculer les propriétés du fichier CAD pour extraire l’espace ou la surface de la pièce.

Allocation

Allouez ou affectez un centre de coûts, un département ou une entité du lieu de travail à des emplacements du lieu de travail pour suivre les emplacements et effectuer des activités liées au lieu de travail.

Régénérer l’allocation vers les emplacements enfants

Affectez automatiquement le type d’allocation de l’emplacement parent aux emplacements enfants. Spécifiez la façon dont vous souhaitez implémenter la fonctionnalité de réévaluation dans le champ Réévaluation . Vous pouvez suivre la progression du processus de réévaluation dans le champ État de réaction .

La fonctionnalité de réévaluation dépend des conditions suivantes :

• Si l’emplacement enfant dispose d’une allocation existante, l’allocation de l’emplacement enfant est remplacée ou non remplacée en fonction de l’option Réévaluation spécifiée dans l’emplacement parent.
• L’accessibilité des espaces affectés avec une allocation varie selon que la configuration du profil du lieu de travail de l’utilisateur et la configuration du type d’espace correspondent. Pour plus d'informations, consultez Allocation : types, paramètre et impact.

Facilité d’utilisation de l’espace

Spécifiez si un type d’espace est utilisable. Si un type d’espace est utilisable, les espaces affectés à ce type d’espace sont inclus dans les activités liées à la réservation et dans le calcul de la taille utilisable de l’emplacement parent. Si un type d’espace n’est pas défini comme utilisable, les espaces affectés à ce type ne sont pas inclus dans les activités liées à la réservation ou dans le calcul de la taille utilisable de l’emplacement parent.

Espaces flexibles ou permanents

Configurez un espace en tant qu’espace flexible ou permanent. Cette fonctionnalité s’applique uniquement aux espaces de type Espace de travail/bureau. Si vous configurez un espace comme flexible, il est disponible à la réservation sur le portail de réservation. Si vous configurez un espace comme permanent, il n’est pas possible de le réserver sur le portail de réservation.

Afficher les anomalies causées dans un profil de lieu de travail

Vous pouvez afficher le motif des anomalies dans un profil de lieu de travail. Les anomalies dans les profils du lieu de travail sont dues à une incompatibilité dans le centre de coûts, le département ou le type d’affectation entre l’utilisateur et l’emplacement du lieu de travail. Pour plus d'informations, consultez Types d’anomalie d’affectation d’emplacement du lieu de travail.

• Ajouter un campus
  Un Prestation de services de lieu de travail campus contient des bâtiments, des étages, des zones ou des espaces.
• Ajouter un bâtiment à l’aide de Workplace Space Management
  Créez un enregistrement pour chaque bâtiment faisant partie de votre organisation. Spécifiez à quelle région, site et fuseau horaire le bâtiment appartient-il.
• Ajouter un étage à l’aide de Workplace Space Management
  Créez un enregistrement pour chaque étage d’un bâtiment. Spécifiez les détails de mesure de l’étage, tels que la taille totale et la taille utilisable.
• Ajouter une zone à l’aide de Workplace Space Management
  Créez un enregistrement pour chaque zone située à un étage.
• Ajouter une salle à l’aide de Workplace Space Management
  Créez un enregistrement pour chaque pièce située dans une zone ou un étage. Spécifiez la taille de la salle. Affectez la salle à un centre de coûts ou à un département.
• Ajouter un espace à l’aide de Workplace Space Management
  Créez un enregistrement d’espace pour chaque espace de travail situé à un étage. Spécifiez le type d’espace et la taille de l’espace.
• Allouer un centre de coûts, un département ou une entité sur le lieu de travail
  Affectez un centre de coûts, un département ou une entité du lieu de travail à un emplacement de lieu de travail. Gérez les consommations d’espace, les dépenses, les affectations de lieu de travail et les réservations en fonction d’un centre de coûts des employés, d’un service ou d’une entité du lieu de travail.
• Configurer un espace de travail ou un bureau comme flexible ou permanent
  Définissez si un espace est flexible ou permanent. Sur le portail de réservation, la disponibilité d’un espace pour un profil d’utilisateur dépend de son type d’affectation.
• Mettre à jour les détails de mesure d’un emplacement de lieu de travail
  Spécifiez la taille d’un emplacement. Si l’emplacement est une zone, un étage ou un bâtiment, vous pouvez mettre à jour ou recalculer la taille totale et utilisable.
• Modifier l’état d’un emplacement de lieu de travail
  Changez la disponibilité d’un emplacement de lieu de travail sur Actif, Futur, Temporaire ou Retiré. La disponibilité d’un emplacement de lieu de travail pour toute activité liée au lieu de travail est déterminée en fonction de l’état défini.
• Configurer un type BOMA
  Définissez un type BOMA à l’aide duquel vous pouvez classer un espace en fonction de sa norme BOMA.
• Mapper un type d’espace avec le type BOMA
  À l’aide Workplace Space Management de , mappez un type d’espace que vous avez créé à l’aide d’un Cœur du lieu de travail type BOMA.
• Créer une règle pour la personne effectuant des recommandations sur l’espace
  Définissez une règle pour la personne effectuant des recommandations sur l’espace, à l’aide de laquelle les espaces admissibles doivent être calculés lorsqu’un utilisateur émet une demande d’assistance relative à l’espace Espace de travail du Portail de services. Vous devez disposer du module d’extension Centre des lieux de travail.
• Émettre une demande d’assistance relative à l’espace
  Soumettez une demande de service du lieu de travail pour obtenir des recommandations d’allocation d’espace à l’aide du Espace de travail du Portail de services. L’assistance Prestation de services de lieu de travail d’espace vous fournit les meilleures options de plan d’allocation d’espace en fonction de la quantité d’espace et du département que vous spécifiez. Vous pouvez sélectionner l’allocation la plus appropriée ou aucune. En fonction de votre sélection, le planificateur d’espace déploie le plan à utiliser.
• Créer une configuration d’affichage par
  Créez une configuration pour filtrer la vue du planificateur de scénarios ou de la vue d’ensemble du bâtiment.
• Examen des changements d’allocation
  Passez en revue les changements d’allocation dans la table Suivi des changements de type d’allocation d’espace pour planifier les changements de vos scénarios.