Criar uma notificação por e-mail

Criar uma notificação por e-mail envolve especificar quando enviá-la, quem a recebe, o que ela contém e se ela pode ser entregue em um resumo por e-mail.

Antes de Iniciar

Função necessária: administrador

Considere os seguintes itens ao criar ou atualizar uma notificação:

• Os destinatários da notificação devem ser usuários ativos e ter um endereço de e-mail válido definido.

  ServiceNow usuários ou membros de grupos devem ser definidos como usuários ativos na tabela Usuário [sys_user]. Eles também devem ter um endereço de e-mail válido definido para o canal primário (dispositivo) na tabela Dispositivo de notificação [cmn_notif_device]. Se os usuários não tiverem um perfil ativo e um endereço de e-mail válido, eles não receberão notificações.

• Os destinatários da notificação devem ter as preferências de notificação apropriadas habilitadas.

  Se a notificação puder ser assinada, cada ServiceNow usuário ou membro do grupo deverá ter a notificação e os canais (dispositivos) para a notificação habilitados em suas preferências de notificação. Os administradores podem representar usuários para revisar e configurar suas preferências de notificação.

• Para que sua notificação por e-mail também seja enviada como uma notificação por SMS, os destinatários devem assinar a notificação em um canal SMS. Para obter mais informações sobre como criar um canal de SMS, consulte Criar canais de notificação.
• Depois de criar ou atualizar a notificação, use a opção Visualizar Notificação para analisá-la. Por exemplo, você pode testar links que pode ter adicionado e verificar os destinatários da notificação. Para obter detalhes, consulte Visualizar notificações por e-mail.

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Use as seguintes guias no formulário Notificação para configurar uma notificação por e-mail:

• Quando enviar — Condições necessárias para enviar a notificação.
• Quem receberá : os destinatários da notificação.
• O que conterá : conteúdo da notificação.
• Qual será o conteúdo do resumo: o conteúdo do resumo do e-mail se a notificação puder ser entregue em um resumo.

Nota:

Se você não vir todos os campos no formulário, alterne para a exibição Avançado.

Assista ao vídeo para saber mais sobre as ações que a instância pode realizar em resposta a mensagens de usuários e mostra como criar ou modificar notificações por e-mail para usuários.

Procedimento

1. Navegar até Todos > Notificação do Sistema > E-mail > Notificações.
2. Clique em Nova.
3. Preencha os campos na parte superior do formulário de notificação, conforme apropriado.

   Campo	Descrição
   Nome	Insira um nome exclusivo para a notificação por e-mail. Nomes descritivos ajudam a identificar a finalidade da notificação por e-mail. Por exemplo, Incidente aberto e não atribuído.
   Tabela	Selecione a tabela de banco de dados à qual vincular a notificação, por exemplo, Incidente [incidente]. Importante: Não selecione a tabela Tarefa [task]. Esta tabela serve para estender outras tabelas. Não há suporte para notificações executadas diretamente na tabela de tarefas. Nota: Somente tabelas e exibições de banco de dados que estão no mesmo escopo da aplicação aparecem na lista.
   Tipo	Selecione o tipo de notificação que você está criando: E-MAIL ou Convite de reunião.
   Ativo	Marque a caixa de seleção para habilitar a notificação por e-mail.
   Categoria	Selecione a categoria à qual esta notificação pertence. Uma categoria identifica e agrupa as notificações relacionadas. Esta notificação, se ativa e sujeito a assinatura, será listada na Categoria selecionada nas preferências de notificação de cada usuário (guiaNotificações na janela Configurações do sistema). Nota: Não deixe a categoria como Sem categoria, pois os usuários podem não conseguir encontrar a notificação em sua lista de notificações. Se você precisar de uma nova categoria, consulte Criar categorias de notificação.
   Permitir resumo	Marque a caixa de seleção se um resumo de e-mail for criado para a notificação. Se selecionado, a guia O que o Resumo conterá será exibida para criar o conteúdo do resumo.
   Descrição	Digite uma descrição para esta notificação.

4. Preencha os campos na guia Quando enviar.
   Nota:

   Se o mesmo gatilho gerar várias notificações, o sistema enviará apenas uma notificação. O sistema considera todas as outras notificações, mesmo que tenham um assunto e corpo diferentes, como duplicatas. A regra de negócio Ignorar duplicados controla esta funcionalidade.

   Campo	Descrição
   Enviar quando	Selecione sob qual condição a notificação é enviada: Quando um registro é inserido ou atualizado Quando um evento específico é acionado Quando etapa de notificação no Flow Designer
   Ponderação	[Obrigatório] Defina um valor numérico para a prioridade de notificação em relação a notificações duplicadas. As notificações que têm a mesma tabela de destino e destinatários serão consideradas duplicatas se os pesos forem diferentes. Se os pesos forem iguais, uma avaliação adicional será feita para verificar se o assunto e o corpo (excluindo a marca d'água) são iguais para se qualificar como notificação duplicada. Quando há notificações duplicadas, o sistema envia somente a notificação com o peso mais alto. Todas as outras notificações são movidas da Caixa de saída para a caixa de correio Ignorada. O valor padrão 0 faz com que o sistema sempre envie a notificação (supondo que as condições sejam atendidas). Por exemplo, suponha que um agente da central de serviços adicione um comentário a um incidente e, logo em seguida, o feche. Por padrão, essas ações acionam as notificações de Incidente comentado e de Incidente encerrado. No entanto, ambas as notificações são da tabela Incidente e também notificam o solicitante do incidente. O sistema envia somente a notificação com o peso mais alto, que neste caso é a notificação de Incidente encerrado. Nota: O trabalho programado do Remetente de SMTP determina a frequência de envio de e-mail. Por padrão, este trabalho é executado a cada minuto.
   Condições	Use o construtor de condição para selecionar as condições sob as quais esta notificação é enviada. Por exemplo, selecione Prioridade > maior que > 3 - Moderado para enviar a notificação somente para incidentes de prioridade alta e crítica.
   Inseridos	Marque a caixa de seleção para habilitar a notificação por e-mail quando um registro for inserido. Este campo aparece quando você define o campo Enviar quando como Registro inserido ou atualizado.
   Atualizado em	Marque a caixa de seleção para habilitar a notificação por e-mail quando um registro for atualizado. Este campo aparece quando você define o campo Enviar quando como Registro inserido ou atualizado.
   Nome do evento	Selecione o evento que aciona esta notificação. Este campo aparece quando você define o campo Enviar quando o evento é acionado.
   Condição avançada	Crie um script para executar determinadas ações, como enviar uma notificação com base no registro de e-mail atual, alterar valores de campo ou alterar propriedades do sistema. O script de condição avançada deve retornar verdadeiro ou definir uma variável de resposta global como verdadeiro para enviar a notificação. O script de condição avançada usa as seguintes variáveis globais: current: Contém o registro atual da tabela à qual a notificação está vinculada. event: contém o evento que acionou a notificação. Nota: O campo Condição avançada é avaliado, além de outras condições definidas na notificação. A condição e a condição avançada devem ser avaliadas como verdadeiras para enviar a notificação.

5. Preencha os campos na guia Quem receberá.

   O exemplo a seguir mostra a exibição padrão da guia. A exibição avançada contém campos adicionais (consulte a tabela).

   Dica:

   Considere limitar a lista de destinatários de qualquer notificação a 1.000 usuários. Por padrão, se uma notificação tiver mais de 100 destinatários pretendidos, o sistema criará várias mensagens de notificação com até 100 destinatários cada. Se você quiser mudar o limite do destinatário, defina a propriedade do sistema glide.email.smtp.max_recipients.

   Campo	Descrição
   Usuários	Selecione os usuários que você deseja que recebam a notificação por e-mail. Você pode pesquisar usuários com o ícone de pesquisa de referência ou adicionar manualmente seus endereços de e-mail. Esta lista de usuários é estática.
   Usuários/grupos em campos	Selecione campos do registro de destino que fazem referência às tabelas Usuário [sys_user] ou Grupo [sys_user_group]. O sistema envia a notificação para usuários ou grupos em cada campo selecionado. Por exemplo, se uma notificação usar a tabela Incidente [incidente], você poderá selecionar o campo Aberto por para enviar a notificação aos usuários ou grupos que abriram o incidente. Esta lista de usuários ou grupos é variável e depende dos valores do registro de tarefa associado. Você também pode selecionar um campo que inclui uma cadeia de caracteres de endereço de e-mail para enviar uma notificação para esse endereço. Nota: Você pode fazer referência com pontos para valores em campos de referência clicando no sinal de mais no seletor de campo e selecionando o campo relacionado. Se você endereçar a notificação para um usuário com um registro inativo na tabela Usuário [sys_user], o sistema não enviará a notificação para esse usuário.
   Grupos	Selecione os grupos que você deseja receber a notificação por e-mail. Você pode pesquisar grupos com o ícone de pesquisa de referência ou inserindo manualmente o nome do grupo. Esta lista de grupos é estática. Nota: Os membros do grupo receberão notificações individuais somente se Incluir membros estiver selecionado no registro do grupo.
   Excluir delegações	Selecione esta opção para impedir que a instância envie notificações por e-mail para delegados dos usuários e membros dos grupos selecionados.
   Enviar ao criador do evento	Marque esta caixa de seleção para enviar a notificação para a pessoa que executou a ação que iniciou o processo de notificação se a pessoa também for um destinatário. Se o criador do evento não for especificado em um dos campos de destinatário, o criador do evento não receberá uma notificação, independentemente da configuração neste campo. Para novas notificações, esta opção é selecionada por padrão. Se você quiser saber por que pode não estar recebendo determinadas notificações por e-mail, consulte a publicação do blog Solução de problemas de notificações por e-mail - Enviar para o criador de eventos por um ServiceNow Engenheiro de suporte técnico no ServiceNow Community.
   O parâmetro 1 do evento contém destinatário	Marque esta caixa de seleção se o parâmetro de evento 1 contiver um ou mais destinatários de notificação (em uma lista separada por vírgulas). Este campo fica visível somente quando o campo Enviar quando estiver definido como Evento for acionado.
   O parâmetro 2 do evento contém destinatário	Marque esta caixa de seleção se o parâmetro de evento 2 contiver um ou mais destinatários de notificação (em uma lista separada por vírgulas). Este campo fica visível somente quando o campo Enviar quando estiver definido como Evento for acionado.
   Sujeito à assinatura	Marque esta caixa de seleção para permitir que todos os usuários assinem esta notificação. Para obter mais informações, consulte Notificações baseadas em assinatura. Nota: Se o registro contiver dados confidenciais ou protegidos, considere restringir a lista de destinatários somente aos usuários e grupos que normalmente têm acesso a ela e não habilitar a opção Sujeito à assinatura. Você também pode configurar o conteúdo da notificação para que os dados privados ou confidenciais não sejam expostos. Por exemplo, você pode inserir um link de volta para o registro associado, para que os detalhes não sejam divulgados na notificação.

   O sistema não exclui destinatários com base em controles de acesso. Os destinatários podem receber e-mails sobre registros que eles normalmente não podem acessar na interface do usuário. Por exemplo, os solicitantes podem receber e-mails sobre incidentes e solicitações de catálogo abertas em seu nome, embora normalmente não tenham acesso a esses registros. Se uma notificação incluir detalhes de registro, verifique se todos os destinatários precisam desses detalhes.

   Nota:

   Por padrão, o sistema não envia notificações por e-mail para si mesmo. Por exemplo, uma notificação por e-mail de [e-mail] não é enviada para [e-mail]. O sistema evita esse comportamento para evitar o loop.
6. Preencha os campos na guia O que conterá.
   O exemplo a seguir mostra a exibição padrão da guia. A exibição avançada contém campos adicionais (consulte a tabela).

   Campo	Descrição
   Modelo de e-mail	Se você quiser reutilizar o conteúdo existente, selecione um modelo de e-mail para adicionar conteúdo à notificação por e-mail. Você só pode selecionar um modelo de e-mail que atenda a uma das seguintes condições: compartilha o mesmo escopo e tabela que a notificação compartilha o mesmo escopo, mas não tem uma tabela especificada compartilha a mesma tabela e está no escopo global
   Assunto	Insira a linha de assunto da mensagem de e-mail. O assunto pode incluir variáveis da coluna Selecionar variáveis. Se estiver vazio, o sistema usará o valor de Assunto do modelo de e-mail. Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo. Se os destinatários assinarem a notificação por e-mail em um canal SMS, o sistema enviará o assunto da notificação por e-mail como uma mensagem SMS. Para enviar uma mensagem SMS diferente, preencha o campo SMS alternativo no formulário de modelo de e-mail ou no formulário de notificação por e-mail.
   Mensagem HTML	Insira o conteúdo da mensagem de notificação por e-mail. A mensagem pode incluir variáveis da coluna Selecionar variáveis. As variáveis são mapeadas para nomes de coluna disponíveis na tabela de notificação, suas tabelas primárias e tabelas de referência. Use variáveis para incluir valores de um registro na tabela, como uma descrição resumida do incidente ou comentários e anotações de trabalho. O campo Mensagem HTML ficará visível somente se você definir o tipo de conteúdo como HTML e texto simples ou somente HTML. Se estiver vazio, o sistema usará o valor de Mensagem HTML do Modelode e-mail. Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo. Para evitar a adição de elementos <p> e <div> extras às suas notificações por e-mail, consulte a publicação do blog Espaçamento de linha extra com marcadores de parágrafo no cliente de e-mail por um funcionário ServiceNow no ServiceNow Community.
   Alternativa de SMS	Insira a mensagem de notificação a ser enviada para um dispositivo SMS. A mensagem SMS alternativa é limitada a 140 caracteres. Se estiver vazio, o sistema usará o valor alternativo de SMS do modelo de e-mail. Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo. Se você não preencher o campo Alternativo de SMS neste formulário ou no modelo de e-mail, o sistema usará o assunto da notificação por e-mail como a mensagem SMS.
   Importância	Defina a importância da mensagem de e-mail como baixa ou alta.
   Tipo de conteúdo	Selecione o tipo de conteúdo para a notificação por e-mail: HTML e texto simples Apenas HTML Somente texto simples Por padrão, somente HTML está habilitado.
   Incluir anexos	Marque esta caixa de seleção para enviar todos os anexos do registro-gatilho como anexos de e-mail.
   Omitir marca d'água	Use esta caixa de seleção para aplicar ou remover a marca d'água anexada a cada e-mail. Se o e-mail não contiver uma marca d'água, o sistema revisará as condições das ações de entrada para criar ou atualizar registros de tarefa. Para obter mais informações e uma maneira alternativa de ocultar marcas d'água, consulte Marcas d'água em e-mails de notificação.
   Texto da Mensagem	Insira a mensagem de notificação a ser enviada em texto sem formatação. Este campo aparece quando você define o tipo de conteúdo como HTML e texto sem formatação ou Somente textosem formatação. Se estiver vazio, o sistema usará o valor de Texto da mensagem do Modelo de e-mail. Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
   De	Insira o endereço de e-mail que você deseja que a notificação por e-mail use no campo De. Por exemplo, [e-mail]. O e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação aparecerá perto do campo. A mudança deste endereço pode exigir uma configuração de e-mail avançada, como habilitar o encaminhamentode e-mail , por exemplo, ao usar registros SPF (Sender Policy Framework) para detecção de spam.
   Responder para	Insira o endereço de e-mail que você deseja que as pessoas usem ao responder à notificação por e-mail. Por exemplo, [e-mail]. O e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação aparecerá perto do campo. Você não pode adicionar mais de um endereço de e-mail neste campo. Alterar este endereço requer uma configuração de e-mail avançada, como habilitar o encaminhamento de e-mail.
   Apenas mensagem por push	Selecione esta opção para enviar esta notificação somente como uma notificação por push para um dispositivo móvel. O recurso Notificação por push deve estar ativo.
   Mensagens por push	Associe uma ou mais mensagens por push a esta notificação. O recurso Notificação por push deve estar ativo. Nota: A mensagem por push e a notificação devem ser para a mesma tabela.

7. Se você marcou a caixa de seleção Permitirresumo, preencha os campos na guia O que o resumo conterá para criar o conteúdo de resumo de e-mail para a notificação.
   O exemplo a seguir mostra a exibição padrão da guia. A exibição avançada contém campos adicionais (consulte a tabela).

   Campo	Descrição
   Modelo de Resumo	Se você quiser reutilizar o conteúdo existente, como cabeçalhos ou rodapés, selecione um modelo de e-mail para adicionar conteúdo ao resumo do e-mail.
   Assunto de Resumo	Insira a linha de assunto do resumo do e-mail. O assunto pode incluir variáveis da coluna Selecionar variáveis. Se estiver vazio, o sistema usará o valor de Assunto do modelo de e-mail. Se você inserir um valor neste campo, ele substituirá o valor do modelo.
   HTML de Resumo	Insira o conteúdo recorrente para o resumo de e-mail. O conteúdo de resumo pode incluir variáveis da coluna Selecionar variáveis. As variáveis são mapeadas para nomes de coluna disponíveis na tabela de notificação, suas tabelas primárias e tabelas de referência. Use variáveis para incluir valores de um registro na tabela, como uma descrição resumida do incidente ou comentários e anotações de trabalho. Para evitar a adição de elementos <p> e <div> extras ao seu resumo de e-mail, consulte a publicação do blog Espaçamento de linha extra com marcadores de parágrafo no cliente de e-mail por um funcionário ServiceNow no ServiceNow Community.
   Separador de Resumo (HTML)	Use a linha para separar cada item resumido no resumo.
   Resumo de	Insira o endereço de e-mail a ser usado no campo De do resumo de e-mail. Por exemplo, [e-mail]. O endereço de e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação aparecerá perto do campo. Alterar este endereço requer uma configuração de e-mail avançada, como habilitar o encaminhamento de e-mail.
   Resposta Resumida a	Insira o endereço de e-mail que você deseja que as pessoas usem ao responder ao resumo por e-mail. Por exemplo, [e-mail]. O e-mail deve estar em um formato válido, caso contrário, uma mensagem de notificação aparecerá perto do campo. Alterar este endereço requer uma configuração de e-mail avançada, como habilitar o encaminhamento de e-mail.
   Texto de Resumo	Insira o conteúdo recorrente do resumo do e-mail a ser enviado em texto sem formatação. Este campo aparece quando você define o tipo de conteúdo como HTML e texto sem formatação ou Somente textosem formatação.
   Separador de Resumo (texto)	[Opcional] Use o caractere de traço como uma linha para separar cada item resumido no resumo. Este campo aparece quando você define o tipo de conteúdo como HTML e texto sem formatação ou Somente textosem formatação.

   Quando você salva ou atualiza a notificação, a opção de Resumode e-mail está disponível para a notificação nas configurações de notificação dos usuários.
8. Quando terminar de criar a notificação, clique em Enviar.Ou, se terminar de modificar a notificação, clique em Atualizar.

O que Fazer Depois

Use a opção Visualizar notificação para verificar sua notificação. Por exemplo, você pode ver:

• Como os campos Assunto e Mensagem são exibidos.
• Quais usuários receberão ou não a notificação, incluindo os motivos pelos quais os usuários não a receberão.

• Converter notificações por e-mail legadas em HTML avançado
  Por padrão, novas notificações por e-mail são criadas no formato HTML avançado. Mas você também pode converter notificações legadas em HTML avançado.
• Controlar a visibilidade dos registros de e-mail gerados por notificações
  Defina condições que restrinjam o acesso de leitura a registros de e-mail de destino que contenham informações confidenciais.
• Condições avançadas para notificações por e-mail
  Use uma condição avançada para enviar uma notificação com base no registro de e-mail atual, na mudança de valores de campo ou nas propriedades do sistema.
• Editar conteúdo HTML em uma notificação por e-mail
  Para obter controle adicional sobre o conteúdo de uma notificação por e-mail, você pode editar o HTML subjacente.
• Anexos de documento em uma notificação por e-mail
  Você pode anexar documentos e relatórios a notificações por e-mail por meio de script ou vinculação ao SYS ID do registro.
• Quebras de linha em notificações por e-mail e HTML avançado
  O HTML avançado fornece controle adicional sobre quebras de linha em suas notificações por e-mail e modelos.
• Visualizar notificações por e-mail
  Você pode visualizar a aparência das notificações antes de realmente habilitar a instância para enviá-las.
• Fuso horário para notificações por e-mail
  Uma propriedade do sistema controla o fuso horário que a instância usa para o carimbo de data e hora de uma mensagem.
• Especificar endereços de e-mail de saída alternativos para notificações
  Por padrão, o sistema envia todas as notificações por e-mail de saída do endereço de e-mail padrão da instância, mas você pode especificar um endereço alternativo.
• Especificar um endereço de e-mail de saída para um idioma específico
  Você pode especificar um endereço de e-mail diferente para cada idioma compatível com sua instância.
• Variáveis de notificação
  Use variáveis de notificação para exibir informações dinâmicas no corpo de uma notificação, como um valor de campo, um link para um registro ou um link para preferências do sistema.
• Links para registros em notificações por e-mail
  Adicionar o parâmetro ${URI} a um corpo de e-mail de saída ou modelo cria um link para um registro específico.
• Cancelamento de assinatura de e-mail
  Os administradores podem adicionar links de cancelamento de assinatura às notificações para que os usuários possam parar de receber mensagens de e-mail específicas.
• Script para notificações por e-mail
  Os scripts de e-mail permitem scripts semelhantes a regras de negócios em uma mensagem de e-mail de saída.
• Notificações por e-mail de linha de base
  O sistema de linha de base fornece várias notificações por e-mail.
• Exemplo de notificação: notificar um grupo de atribuição de atualizações para incidentes de prioridade 1
  Notifique os usuários por e-mail quando houver atualizações para incidentes de alta prioridade.
• Exemplo de notificação: notificar designados da tarefa
  Notifique os usuários que estão atribuídos a um registro de tarefa [task].

Conceitos relacionados

• Modelos de e-mail
• Layouts de e-mail
• Retenção de e-mail
• Marcas d'água em e-mails de notificação
• Resumos de e-mail
• Domain Separation e Notifications
• Perguntas frequentes por e-mail e e-mails de notificação de solução de problemas

Tarefas relacionadas

• Criar categorias de notificação
• Analisar um thread de e-mail