Programe o e-mail de informações do projeto

Agende o e-mail de informações do projeto para priorizar e acompanhar as mudanças mais importantes no projeto em Espaço de projetos.

Antes de Iniciar

A habilidade de geração de informações do projeto é ativada por padrão. Para obter mais informações sobre como ativar a habilidade se ela não for ativada automaticamente ou se você quiser mudar a configuração da habilidade, consulte Configurar Now Assist Recursos do administrador.

Função necessária: It_project_manager

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Ao usar a habilidade de geração de informações do projeto, você pode gerar informações concisas do projeto. As informações do projeto são compartilhadas por e-mail. Os gerentes de projeto podem monitorar elementos-chave, como projeto, tarefa de projeto, marco, atribuição de recursos, RIDAC, e financeiro. Eles também podem priorizar seus projetos e decidir a cadência de recebimento desses e-mails de informações do projeto.

Quando um projeto é criado no estado Trabalho em andamento, a habilidade de geração de informações do projeto é habilitada automaticamente. Isso garante que os projetos comecem a gerar informações no início da fase de execução sem exigir configuração manual. Além disso, todos os projetos existentes no estado Trabalho em andamento são habilitados automaticamente para informações de projeto baseadas em e-mail.

Procedimento

1. Navegar até Espaços > Espaço de projetos e abra qualquer projeto.
2. Na página de planejamento, selecione o ícone Mais ações ( ) e selecione Configure informações do projeto .

   No cartão de habilidade de geração de informações do projeto, selecione Editar para modificar as condições de e-mail. Na tela de configuração de informações do projeto, selecione Alternar escopo e, em seguida, selecione Editar condições . Os administradores podem controlar a geração de informações por meio da configuração de nível de administrador. Para obter mais informações sobre configurações, consulte Configurar Now Assist Recursos do administrador. No modal Condição de e-mail, os administradores podem definir quais projetos devem gerar informações e acionar notificações por e-mail, fornecendo flexibilidade sobre quando e para quais informações de projetos são enviadas.

3. No modal Configurar informações do projeto, na etapa Escolher tópicos, selecione Próximo .
   Você pode selecionar ou desmarcar o projeto, tarefa do projeto, marco, atribuição de recursos, RIDAC, e cartão financeiro para personalizar quais informações são exibidas no e-mail de informações do projeto.
4. Na etapa Personalizar conteúdo, adicione seus requisitos e selecione Próximo .
   Você pode definir seu tom, estilo de escrita e entidades prioritárias. Por exemplo, identifique os riscos deste projeto. Forneça um resumo formal em marcadores.
5. Em Definir etapa de frequência, selecione Cadência Como Semanal, Bi-semanalmente, ou Mensalmente de acordo com sua exigência.
6. Selecione Neste dia , como dias para semanalmente ou quinzenalmente ou datas para cadência mensal.
7. Selecione Usuários da lista.
   • O gerente de projeto é definido automaticamente como o destinatário de e-mail padrão do projeto.
   • Você pode selecionar um ou vários usuários. Somente usuários com a função sn_ppm_read ou com acesso de leitura ou exibição às informações do projeto aparecem para seleção na lista Usuários.
   • Quando um e-mail é enviado aos destinatários, o gerente de projeto é colocado na lista Para, enquanto todos os outros destinatários são incluídos na lista Cc.
   • Para projetos confidenciais, os destinatários devem ser incluídos na lista de usuários autorizados a exibir o projeto.
8. Opcional: Selecione Enviar visualização para gerar e enviar uma visualização do e-mail de informações instantaneamente.
   Ao selecionar Enviar visualização, você recebe informações do projeto instantaneamente e também recebe informações com base na cadência selecionada. O e-mail iria para os destinatários selecionados junto com o gerente de projetos.
9. Selecione Programação para agendar e-mail de informações para o projeto.
   Nota:

   Como as informações nesses campos são geradas por IA, é uma boa ideia revisar o texto e garantir que ele seja preciso.

   Esta habilidade gera e envia automaticamente e-mails de informações do projeto com base nos dados e na atividade do projeto. Esses e-mails fornecem uma visão consolidada da integridade do projeto, incluindo variação de cronograma, RIDAC (riscos, problemas, decisões, e solicitações de mudança), recursos, marcos, projetos, tarefas do projeto e informações financeiras. Os itens do projeto são agrupados automaticamente em categorias do RIDAC e classificados por nível de impacto: Alto, médio ou baixo, enquanto as informações financeiras destacam possíveis riscos e variações. Essa entrega automatizada de informações ajuda as partes interessadas a se manterem informadas sobre a integridade, os riscos e o status financeiro do projeto sem esforço manual de geração de relatórios.

   Esta habilidade gera informações e envia-as por e-mail para o gerente de projetos e outras partes interessadas com base na cadência. Por exemplo, quando um recurso é alocado em excesso, o gerente de projeto recebe um alerta sem precisar revisá-lo manualmente. Ao agendar o e-mail, os gerentes podem escolher ou desmarcar os tópicos desejados, personalizar as informações com suas próprias instruções de prompt, adicionar mais partes interessadas e escolher se desejam agendar o e-mail ou enviar uma visualização instantânea.

   Você pode pausar o e-mail selecionando Pause a cadência caixa de seleção.

Agende um e-mail de informações do projeto

Vamos supor que você selecionou uma cadência semanal e escolheu Segunda-feira (que cai em 2025-07-07). Após adicionar destinatários:

• Se você selecionar Programação , As informações do projeto são enviadas por e-mail para você e para os destinatários semanalmente às segundas-feiras, a partir de 2025-07-07 e continuam até que o projeto fique inativo.
• Se você selecionar Enviar visualização , você receberá um e-mail de informações iniciais imediatamente e também receberá informações de acordo com a cadência e o dia selecionados.