Utilisation de types de documents avec des modèles de documents RH

Les types de documents limitent les choix de documents admissibles en fonction du service RH. Pour les organisations qui gèrent de grandes quantités de documents, les types de documents aident à catégoriser et facilitent la recherche de documents.

Important :

À partir de la Zurich version, HR Document Templates est en cours de préparation pour une future dépréciation. Elle sera masquée et ne sera plus activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

Utilisez Modèles de documents qui fournit la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives relatives à la migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

Pour plus d’informations sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs lettres de vérification des emplois précédents, selon que l'employé est à temps plein, à temps partiel ou intérimaire. Les critères RH d'un service RH déterminent le type de lettre à envoyer.

Lorsqu'un ticket RH est créé pour un service RH, il vérifie :

• Le modèle de ticket RH correspondant au service RH
• Le type de document correspondant au modèle de ticket RH
• Les critères RH

La vérification de ces informations permet de restreindre la recherche pour obtenir la lettre correcte ou de remplir automatiquement la lettre qui convient.

Configuration des types de documents

Pour utiliser cette fonctionnalité :

• Ajoutez un type de document à vos modèles de documents.
• Ajoutez le type de document à un modèle de ticket RH. Dans l’environnement classique du modèle RH, vous pouvez ajouter un modèle PDF spécifique, mais vous ne pouvez pas spécifier un type de document. L'ajout d'un modèle PDF spécifique permet de renseigner automatiquement le formulaire de ticket RH, mais cela manque de souplesse lorsque vous traitez plusieurs documents.
• Ajoutez le modèle de ticket RH à un service RH.
• Ajoutez des critères RH au service RH.
  • L'utilisation de critères RH vous procure une grande flexibilité pour choisir ou remplir automatiquement un document pour un service RH.
  • Lors de la définition de conditions telles que la sensibilité à la casse ou les valeurs nulles, consultez API GlideFilter : champ d’application, global.

Fonctionnement

Lorsqu'un ticket RH est créé à partir d'un service RH :

Le modèle de ticket RH recherche un type de document pour déterminer quel Modèle de document ou Modèle de document PDF appliquer à un ticket. Il tente de placer automatiquement un modèle de document sur un ticket RH :

• En vérifiant si des documents sont associés au type de document.
• Si un seul document est associé au type de document et que les critères RH sont vides, placez ce document sur le formulaire Ticket RH.
• Si le modèle de document contient des critères RH, vérifiez si la Personne sur le formulaire Ticket RH correspond aux critères. Si oui, placez le modèle de document sur le formulaire Ticket RH.
• S'il existe plusieurs modèles de documents pour le type de document, vérifiez les Critères RH. Lorsqu'un seul document correspond, remplissez le modèle de document sur le formulaire Ticket RH. Lorsque plusieurs documents correspondent, ne renseignez pas les documents, mais répertoriez les documents dans la liste Type de document du formulaire de ticket RH .
• Lorsque les critères RH ne sont disponibles sur aucun modèle de document, répertoriez les documents dans la liste Type de document du formulaire de ticket RH .
  Remarque :

  Le service RH et les modèles de documents RH comportent des critères RH. Sur les services RH, les critères RH limitent les services admissibles pour un employé. Par exemple, vous pouvez fournir des services 401(k) à des employés américains, mais pas à des employés d'autres nationalités. Sur les modèles de documents RH, les critères RH limitent les employés à qui s'adresse le document. Par exemple, lorsque vous avez des lettres de vérification des emplois précédents destinées à des employés américains et d'autres nationalités, utilisez les critères RH pour déterminer le document qui s'applique.