Configurer Gestion des requêtes juridiques

Configurez les données de base pour fournir des services de demande juridique aux employés qui peuvent les utiliser afin de soumettre des demandes au département juridique.

Vue d'ensemble de la configuration

1. Domaines d'activité

   Définissez les domaines d'activité propres à des branches du droit, comme la propriété intellectuelle, la confidentialité ou la conformité. Associez des catégories aux domaines d'activité et affectez un utilisateur du département juridique en tant que responsable du domaine d'activité.

2. Catégories de catalogue

   Créez des catégories de catalogue pour regrouper les services juridiques que les employés peuvent utiliser afin de rechercher une demande de service juridique spécifique sur Portail de services juridiques.

3. Créateurs d'enregistrements

   Créez des créateurs d'enregistrement afin de définir les formulaires d'admission pour les services de demande juridique. Ces créateurs d'enregistrement sont disponibles dans le catalogue Legal Operations de Portail de services juridiques. Les employés peuvent les utiliser pour soumettre des demandes de service juridique.

4. Système de stockage externe

   Configurez un système de stockage externe pour stocker les documents joints aux demandes et questions juridiques . L’intégration à un système de stockage externe permet aux organisations de disposer d’une politique centralisée de gestion et de conservation de la documentation.

5. Modèles de réponses

   Configurez un modèle de réponse avec un message réutilisable que les prestataires juridiques peuvent utiliser pour envoyer aux utilisateurs des messages rapides et cohérents par le biais de notes de travail, de commentaires, d’e-mails ou de conversations de messagerie instantanée.

   Chaque modèle de réponse est associé à une table et peut être configuré pour inclure des variables de champ de cette table. Vous pouvez utiliser un générateur de conditions pour spécifier les conditions qu’une demande juridique ou une question juridique doit remplir pour que le modèle puisse être utilisé via les canaux configurés. Par exemple, vous pouvez définir une condition pour activer les modèles de réponses uniquement pour les demandes juridiques de type expertise digitale.

   En outre, pour les modèles de réponses de messagerie instantanée, vous pouvez spécifier un nom court qui peut être utilisé comme raccourci avec la commande à barre oblique pour présenter rapidement le message de réponse à un utilisateur.

6. Notifications par e-mail Créez ou modifiez des notifications par e-mail qui sont envoyées lorsque des événements spécifiques se produisent. Voici quelques déclencheurs d’événements possibles : Lorsqu’une demande est affectée à un membre du département juridique, une demande est fermée ou annulée, ou un message est publié pour obtenir des informations supplémentaires.

   De nouveaux modèles de notification par e-mail sont disponibles pour les applications à Prestation de services juridiques partir de la Gestion des requêtes juridiques version 4.2.2 lorsque vous avez également installé.Centre des employés Vous pouvez les différencier de ceux existants à l'aide du préfixe EC: inclus dans leur nom.

   • Ces notifications par e-mail sont actives par défaut pour les nouvelles installations de la version 5.0 et des Gestion des requêtes juridiques versions ultérieures.
   • Ces notifications par e-mail sont inactives par défaut lorsque vous effectuez une mise à niveau à partir d’une version antérieure à la Gestion des requêtes juridiques version 5.0. Vous devez les activer manuellement tout en désactivant les notifications existantes.
     Pour activer les notifications par e-mail en fonction des applications installées, l’administrateur peut exécuter les scripts suivants :

     • Activer le modèle d’e-mail EC pour la demande juridique : active les notifications par e-mail pour Gestion des requêtes juridiques.
     • Activer le modèle d’e-mail EC pour la question LG : active les notifications par e-mail pour Gestion des questions juridiques.
     • Activer le modèle d’e-mail EC Contrats LG : active les notifications par e-mail pour Legal Simple Contracts.
     • Activer le modèle d’e-mail EC pour le conflit d’intérêts juridique : active les notifications par e-mail pour Legal Conflict of Interest.
     • Activer le modèle d’e-mail EC pour l’action LG : active les notifications par e-mail pour Legal Stock Pre-Clearance.
     Remarque :

     Les liens dans les nouvelles notifications par e-mail dirigent vers Centre des employés ou Centre de conseil juridique en fonction du rôle de l'utilisateur :

     • Pour les demandeurs, le lien dans l’e-mail ouvre la page Ticket standard dans le Centre des employés portail.
     • Pour les prestataires juridiques, le lien dans l’e-mail ouvre le formulaire d’enregistrement dans le Centre de conseil juridique.
7. Dispositions juridiques d'une demande ou d'une question juridique

   Ajoutez la table Disposition juridique [sn_lg_ops_legal_disposition], qui stocke les dispositions provenant de demandes juridiques et de questions juridiques, telles qu'une liste connexe d'un formulaire Demande juridique ou Question juridique. Pour plus d’informations sur l’ajout d’une liste connexe dans un formulaire, voir Ajouter une liste connexe à un formulaire.

• Installer Gestion des requêtes juridiques
  Vous devez disposer du rôle admin pour installer l'application Gestion des requêtes juridiques (sn_lg_ops). L'application inclut des données de démonstration et installe les applications et modules d'extension ServiceNow® Store associés, le cas échéant.
• Configurer une table de domaine d'activité
  Configurez une table de domaine d'activité afin de pouvoir utiliser les champs issus de tables de demandes et de questions juridiques à inclure dans la section Listes de Centre de conseil juridique.
• Créer ou modifier une catégorie de catalogue juridique
  Créez ou modifiez une catégorie de catalogue pour organiser vos éléments de catalogue juridique en groupes logiques dans le catalogue Legal Operations.
• Créer ou modifier un domaine d'activité
  Créez ou modifiez des domaines d'activité pour des branches spécifiques du droit, comme la propriété intellectuelle, la confidentialité ou la conformité.
• Affectation de la demande juridique
  Les demandes juridiques peuvent être affectées automatiquement via des règles d’affectation ou Affectation de travail avancée. Vous pouvez également utiliser Intelligence prédictive pour prédire le groupe d’affectation.
• Configurer le nombre d’enregistrements à afficher dans les suggestions de recherche
  En tant qu’administrateur, configurez la propriété système sn_lg_cf_workspace.workspace_typeahead_list_count pour spécifier le nombre d’enregistrements qui apparaissent dans la liste de suggestions d’une recherche de suggestion automatique dans les demandes juridiques.
• Gestion des créateurs d’enregistrements pour les services juridiques
  Un créateur d'enregistrement vous permet de configurer un formulaire d'admission juridique contenant les champs qu'un demandeur doit remplir et de créer une demande juridique.
• Configurez un système de stockage externe pour les demandes et questions juridiques.
  Configurez un système de stockage externe pour stocker les documents joints aux demandes et questions juridiques.
• Créer ou modifier un modèle de réponse pour les services juridiques
  Créez ou modifiez un modèle de réponse avec un message réutilisable que les prestataires juridiques peuvent utiliser pour envoyer des messages rapides et cohérents aux utilisateurs. Ils peuvent utiliser ces messages réutilisables dans les demandes ou formulaires de questions juridiques qui leur sont affectés, ainsi que dans les sessions de messagerie instantanée ou les e-mails.
• Configurer une action pour les services juridiques sur la page Ticket standard
  Ajoutez ou modifiez une action et sa fonctionnalité sur la page Ticket standard pour une demande juridique.
• Activer et configurer Recherche IA dans Portail de services juridiques
  L’application ServiceNow® Recherche IA fournit un moteur de recherche moderne et grand public pour le Portail de services juridiques.
• Déléguer des fonctions juridiques et des approbations
  Les prestataires juridiques peuvent déléguer leurs fonctions juridiques à d'autres utilisateurs lorsqu'ils ne sont pas disponibles. Le délégué obtient le même niveau d'accès que les prestataires juridiques pour travailler sur leurs demandes juridiques, leurs questions juridiques, leurs tâches de questions juridiques et leurs approbations.