Utiliser une demande de contrat autre qu’un libre-service

Utilisez Gestion des contrats Pro ypour soumettre des demandes de contrat non libre-service pour révision de contrats basés sur des modèles tiers.

Fonctionnalités

Les demandes de contrat hors libre-service incluent les fonctionnalités suivantes :

• Capacité à soumettre un document de tiers pour révision.
• Capacité à charger plusieurs contrats et documents justificatifs pour examen.
• Obtenez des commentaires et des commentaires des experts internes sur les documents contractuels.
• Intégrations de signature électronique avec Adobe Sign et DocuSign.
• Référentiel des contrats contenant les métadonnées des documents contractuels signés.

Workflow de demande de contrats sans libre-service

Un workflow pour une demande de contrat non libre-service peut se dérouler comme suit :

1. Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Initier une demande de contrat.
2. Une demande de contrat est créée à l’état Brouillon.
3. Le demandeur de contrat charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classifie.
4. L’exécutant du contrat affiche le document contractuel joint à la demande de contrat.
5. Si nécessaire, l’exécutant reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
6. Si un examen ou un retour d’expert est requis de la part des équipes internes, l’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
   1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
      Remarque :

      Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs s’il existe une autre tâche active.
   2. La tâche de révision est affectée à l’examinateur de contrat
   3. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
   4. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
   5. Le réviseur de contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
   6. L’examinateur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
   7. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
      • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
      • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
7. L’exécutant du contrat télécharge le contrat révisé dans la demande de contrat.
8. L’exécutant du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé aux contacts tiers.
9. Le prestataire de contrat affiche les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

   Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’examinateurs.

10. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
11. S’il existe plusieurs documents contractuels, l’exécutant prépare les signatures en spécifiant l’ordre. S’il y a une signature électronique, le prestataire ajoute les champs requis et envoie le document contractuel pour signature.
12. Les signataires examinent le document contractuel.
    • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
    • Si des modifications sont requises, la signature est refusée et l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
13. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.

• Modifier une demande de contrat hors libre-service
  En tant que demandeur, modifiez la demande de contrat pour mettre à jour les détails de la demande ou remplacez le document contractuel joint par une version mise à jour.
• Travailler sur une demande d’examen de contrat hors libre-service
  Examiner et réviser un document contractuel hors libre-service. En tant que collaborateur sur la demande, vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour vérifier les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande de contrat.
• Ajouter des documents contractuels à une demande de contrat hors libre-service
  En tant qu’utilisateur de contrat ou personne pour laquelle le contrat a été demandé, ajoutez un ou plusieurs contrats et classez-les.
• Reclassifier les documents contractuels dans la demande de contrat tiers
  En tant qu’exécutant de contrat, reclassez les documents soumis dans une demande d’examen de contrat tiers. Par exemple, vous devez changer le type de document contractuel d’Accord de confidentialité en Accord de partenariat.
• Modifier les pièces justificatives dans la demande de contrat
  En tant qu’exécutant de contrat, ajoutez, classez ou supprimez les pièces justificatives soumises dans la demande de contrat.
• Ajouter des pièces justificatives à la demande de contrat
  En tant qu’utilisateur ou prestataire de contrat, ajoutez une ou plusieurs pièces justificatives à la demande de contrat et classez-les.
• Reclasser les pièces justificatives dans la demande de contrat
  En tant qu’exécutant de contrat, reclassez les pièces justificatives soumises dans la demande de contrat. Par exemple, vous pouvez reclasser la pièce justificative en tant que document contractuel.