Créer une réservation pour une journée dans Workplace
Réservez votre espace de travail préféré dans Workplace à l’aide de l’application Prestation de services de lieu de travail pour mobile .
Avant de commencer
Consultez votre calendrier de prioritédes jours de travail, les jours de bureau ainsi que les jours à distance dans le calendrier calendar.
Les employés peuvent planifier leur horaire de lieu de travail hybride et modifier leurs préférences de présence sur le lieu de travail (au bureau, à distance et visite d’un autre bureau) dans Prestation de services de lieu de travail pour mobile. Les employés peuvent afficher leurs jours de bureau préférés et obtenir des informations sur leurs collaborateurs préférés. Ils peuvent réserver un espace en sélectionnant leur espace de travail et leurs collaborateurs préférés.
Obtenez des informations sur les collaborateurs du lieu de travail qui prévoient d’être au bureau les jours où vous êtes au bureau. Modifiez vos préférences sur le lieu de travail et vos informations de présence sur le lieu de travail au fur et à mesure des besoins pour maximiser la productivité et la collaboration sur le lieu de travail. Si aucun collaborateur n’est disponible pendant vos journées au bureau, mettez à jour vos jours de présence au bureau pour qu’ils correspondent à ceux de vos collaborateurs préférés.
- Prestation de services de lieu de travail pour mobile
- Cœur du lieu de travail
- Gestion des réservations du lieu de travail
- Concierge d'espace de travail
- Mappage d'intérieur
- Centre des lieux de travail
- Workplace Space Management
- Workplace Space Mapping
Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user
Procédure
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Appuyez et sélectionnez l’icône Épingle d’emplacement du lieu de travail (icône de
sur la page d’accueil mobile.
L’épingle d’emplacement se transforme en icône d’épingle bleue (icône
L’écran du lieu de travail s’affiche pour vous permettre de coordonner vos journées de travail et de collaborer avec vos collaborateurs préférés. -
Dans la vue Calendrier de calendrier , apportez les changements suivants, selon vos besoins :
Si vous avez une réservation existante pour une date sélectionnée, la date est affichée par un point sur le calendrier. Par défaut, la semaine, le jour et le mois en cours sont sélectionnés sur le calendrier.
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Consultez votre calendrier de journée de travail à distance au bureau pour une semaine sur le calendrier.
La vue Calendrier affiche votre calendrier de jour de travail hybride (au bureau, à distance). Utilisez les boutons chevron du calendrier pour basculer entre les différentes vues de calendrier (Jour, Semaine et Mois). Ajustez la vue de votre calendrier selon vos besoins.
- Utilisez le bouton chevron suivant (
. ) pour afficher la semaine suivante ou future lorsque vous êtes dans une vue hebdomadaire sur le calendrier. Pour afficher le mois suivant dans un calendrier, développez le calendrier et appuyez sur le bouton suivant. Par défaut, la vue de calendrier est réduite pour n’afficher qu’une vue de semaine. - Utilisez le bouton chevron précédent (utilisez
pour revenir à la semaine ou aux semaines précédentes. - Utilisez le bouton de développement chevron (
) pour développer la vue de calendrier pour un mois si elle est réduite (affiche uniquement une vue de semaine pour un mois sélectionné lorsqu’elle est réduite).
- Utilisez le bouton chevron suivant (
-
Modifiez vos informations de présence sur le lieu de travail de Au bureau, À distance ou En visite dans un autre bureau.
L’application récupère les informations de présence à partir de la configuration de présence de l’employé. (pour en savoir plus, consultez Définir la présence de l’employé) ; Cette option n’est pas disponible pour créer des réservations en bloc.Remarque :Si vous essayez de sélectionner une date étiquetée comme Distante, le jour distant est remplacé par un jour de présence au bureau et cet enregistrement est mis à jour dans la table Exceptions de présence des employés (). La colonne Emplacement de cette table est mise à jour avec le nom du bâtiment que vous utilisez pour réserver un espace pour votre journée au bureau . Pour plus d'informations, consultez Composants installés avec Concierge d'espace de travail.
- Au bureau : Option permettant d’indiquer votre présence au bureau ou vos jours de travail au bureau. Par exemple, si vous changez votre jour de présence au bureau en À distance, le message de changement d’emplacement s’affiche.
Sélectionnez Annuler l’exception pour annuler les changements que vous avez apportés à votre calendrier de présence Workday. Revenir à Interne au bureau à partir de Distant. Un message s’affiche « Exception annulée ».
- À distance : option permettant d’indiquer que vous travaillez à distance ou à domicile. Lorsque vous sélectionnez un jour à distance sur le calendrier, l’application affiche le message « Vous travaillez à domicile ce jour ».
Par exemple, si vous changez vos préférences de À distance à Au bureau, l’application affiche le message « Emplacement modifié ».
- Visite d’un autre bureau : Option permettant d’indiquer que vous êtes au bureau, mais que vous vous rendez dans un autre bureau.
Lorsque vous essayez de changer une journée à distance ou au bureau en Visite d’un autre bureau, la boîte de dialogue Changer l’emplacement s’ouvre. Vous pouvez rechercher et sélectionner un nouvel emplacement. Sélectionnez Changer d’emplacement pour mettre à jour un nouvel emplacement.
- Au bureau : Option permettant d’indiquer votre présence au bureau ou vos jours de travail au bureau. Par exemple, si vous changez votre jour de présence au bureau en À distance, le message de changement d’emplacement s’affiche.
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Consultez votre calendrier de journée de travail à distance au bureau pour une semaine sur le calendrier.
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Dans Suggestions d’espace, examinez le bâtiment, l’étage et l’espace suggérés.
Par défaut, la carte de suggestions d’espace affiche votre bureau ou votre espace préféré. Si vous souhaitez réserver un emplacement ou un espace différent de celui qui vous est suggéré, l’application récupère d’autres emplacements à partir des résultats de recherche affichés sur le portail de réservation.Si l’utilisateur a des réservations pour un jour sélectionné, les informations suivantes sont affichées dans la carte d’espace de travail suggérée ;
- Heure de réservation basée sur le fuseau horaire et l’emplacement du bâtiment.
- État de la réservation (Confirmé, Terminé, En attente de confirmation, etc.)
- Nom de l’espace
- Nom du campus, du bâtiment et de l’étage.
- Heure. L’heure de la réservation dépend de la propriété système de réservation pour l’heure de début (sn_wsd_rsv.day_start) et l’heure de fin (sn_wsd_rsv.day_end). L’heure de réservation dépend du fuseau horaire du bâtiment.
- Nom du module réservable : bureaux.
- Capacité : Capacité de la salle de réunion.
- Services standards et objectifs de l’emplacement
- Image de l’espace de travail (si une image est associée à l’espace de travail)
L’application fournit des suggestions d’espaces de travail en fonction de vos données de réservation passées et futures, du bureau ou des espaces fréquemment utilisés, des emplacements préférés, des espaces favoris, des services sur le lieu de travail préférés et des collaborateurs préférés. Les balises de suggestion que vous avez ajoutées à la table de configuration de suggestion d’espace s’affichent sur la carte de suggestions de bureau. Par exemple, Réservé fréquemment, Votre favori, etc. Lorsqu’un employé visite un autre bureau, les suggestions sont fournies par le bureau qu’un employé visite et ne sont pas basées sur les préférences des utilisateurs au bureau. Pour plus d’informations, consultez Configuration de suggestion d’espace et Propriétés installées avec Concierge d'espace de travail
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Pour mettre à jour ou modifier un espace de travail suggéré à partir de Suggestions d’espace, sélectionnez l’icône du bouton Suggérer un autre
).
L’application affiche les espaces disponibles dans un bâtiment. À la fois, l’application affiche 10 suggestions maximum lorsqu’un employé appuie et sélectionne le bouton d’actualisation à plusieurs reprises. Après la dixième tentative, l’application affiche un message : « Vous êtes toujours à la recherche d’un espace qui correspond à vos besoins ? Cliquez ici pour revoir les suggestions." Si vous sélectionnez Cliquez ici pour revoir les suggestions , une liste de suggestions d’espace de travail s’affiche.Remarque :S’il n’y a pas d’espaces disponibles en fonction des préférences des employés, l’option Suggérer un autre peut également afficher un seul espace ou quelques espaces (et pas toujours 10 espaces disponibles préférés) lorsqu’un employé sélectionne le bouton d’actualisation.Pour consulter les suggestions précédentes, appuyez et sélectionnez « Cliquer ici pour revoir les suggestions ».
Sélectionnez Rechercher dans tous les espaces si vous ne trouvez pas l’espace de travail que vous recherchez. La sélection de Rechercher tous les espaces ouvre l’écran Effectuer une réservation sur l’application mobile. Pour en savoir plus, reportez-vous à Effectuer une réservation à l'aide de Application Now Mobile.
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Sélectionnez Réserver pour réserver un espace pour une date et une heure sélectionnées sur la page Effectuer une réservation.
Remarque :Si votre administrateur a défini false la propriété sn_wsd_concierge.allow_overlapping_reservations, vous n’êtes pas autorisé à créer des réservations superposées ou parallèles pour une journée. Vous ne pouvez effectuer qu’une seule réservation pour une journée.
Si l’utilisateur n’a aucune réservation pour un jour sélectionné, un message s’affiche « Vous n’avez aucune réservation pour ce jour ».
Lorsqu’il n’y a aucune réservation pour un jour ouvré sélectionné, l’application affiche « Vous n’avez aucune réservation de bureau pour aujourd’hui ». Si vous n’effectuez pas de réservation, l’application indique « Vous n’avez pas effectué de réservation pour le jour au bureau de cette semaine pour (<date et nom du mois>) ». Si vous sélectionnez un jour à distance, l’application affiche « Vous travaillez à domicile ce jour-là ».
Les horaires de réservation sont basés sur la configuration du module Réservable toute la journéedéfinie par votre administrateur. Si Toute la journée est activée et que la signification Toute la journée est définie sur Journée complète, vous pouvez effectuer une réservation pour une journée complète (une journée ou une journée entière en fonction du fuseau horaire de votre bâtiment). Par exemple, les horaires de réservation sont affichés de 9h00 à 17h00 en fonction des propriétés de réservation pour l’heure de début et l’heure de fin de votre journée de travail au bureau. Paramètres. Pour plus d'informations, consultez Propriétés installées avec Gestion des réservations du lieu de travail.
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Appuyez sur une réservation dans la vue Ordre du jour et sélectionnez l’icône En savoir plus ( icône En
) pour ouvrir le menu Actions.
Il affiche également les étiquettes des différents types de réservations que vous avez effectuées comme Groupe, Toute la journée, Récurrent (plusieurs jours),Plusieurs bâtiments, Quartier, etc. Les réservations pour toute la journée sont affichées en haut, puis d’autres types de réservations sont affichés dans la vue Agenda.
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Sélectionnez les éléments de menu Actions pour effectuer les opérations suivantes :
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Sélectionnez l’icône du menu Actions (icône du adjacente à une réservation dans la vue Ordre du jour pour ouvrir le menu Actions.
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Le menu Actions affiche les options suivantes :
- Arrivée ou Départ
- Annuler la réservation
- Modifier la réservation
- Visualiser les informations de la réservation
- Afficher sur la carte
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Sélectionnez Modifier la réservation pour modifier l’emplacement, la date et l’heure de vos réservations.
Mettez à jour vos réservations pour supprimer ou modifier des services sur le lieu de travail à l’aide de la page Mettre à jour les détails de la réservation. Pour plus d'informations, consultez Vérifier et modifier vos réservations dans Workplace.
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Sélectionnez Annuler la réservation pour annuler une réservation.
Les employés peuvent annuler directement une réservation si celle-ci ne nécessite pas de notes d’annulation. L’option d’ajout d’une note d’annulation est définie par votre administrateur dans la configuration des widgets du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
Sélectionnez Je souhaite ajouter/modifier/supprimer des éléments à la place pour mettre à jour les éléments du lieu de travail dans une réservation.
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Sélectionnez Afficher les informations de réservation pour afficher le récapitulatif de la réservation pour un espace réservé.
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Sélectionnez l’icône du menu Actions (icône du
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Appuyez et sélectionnez l’onglet Aperçus pour afficher vos collaborateurs et obtenir un aperçu de leurs journées au bureau.
Associez vos journées au bureau à celles de vos collaborateurs pour maximiser la productivité et la collaboration. L’application récupère les informations sur vos collaborateurs privilégiés à partir de la configuration de la présence des employés. (pour en savoir plus, consultez Définir la présence de l’employé) ;
L’application affiche les informations suivantes pour vos collaborateurs privilégiés :
- Nombre de collaborateurs qui prévoient d’être au bureau pendant votre visite au bureau
- Affichez les détails des collaborateurs qui visitent un autre bureau au cours de votre journée au bureau.
- Collaborateurs qui travaillent à distance pendant votre journée de travail
S’il n’y a pas de collaborateurs pour un jour de bureau sélectionné, l’application affiche « Aucun de vos collaborateurs ne prévoit d’être au bureau ce jour-là ».