Configurer la création d’anciens employés

En tant qu’administrateur, utilisez les différentes méthodes configurables pour permettre une transition transparente entre employés et anciens employés.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_asc.admin

• Examiner les données à caractère personnel : permettez aux employés chargés de la séparation d’examiner et de mettre à jour leurs données à caractère personnel afin de favoriser une communication transparente.
• Intégration automatisée : configuration permettant de créer automatiquement des enregistrements d’anciens employés pour les employés qui répondent aux critères spécifiés lors de la gestion du départ de l’employé. Par exemple, les employés qui ne sont pas actifs et dont la date de fin d’emploi remonte à cinq jours.
• Importation administrateur : configuration permettant de charger en bloc les enregistrements des anciens employés via des importations de données.
• Auto-inscription des anciens employés : configuration permettant d’approuver automatiquement ou manuellement les profils d’anciens employés créés à l’aide de l’auto-inscription sur le portail des anciens employés.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Centre de services pour Alumni (ASC) > Administration > Configuration.
2. Dans l’onglet Examen des détails personnels, sélectionnez la condition Ajouter un filtre pour configurer une condition de déclenchement, qui crée une tâche pour les employés pendant leur phase de départ.
   Cette tâche RH permet aux employés quittant l’organisation de vérifier et de mettre à jour leurs informations personnelles, qui comprennent notamment l’adresse e-mail personnelle, le numéro de téléphone et l’adresse de livraison. Ces détails sont essentiels pour la communication d’après-mandat. Les employés peuvent vérifier leurs coordonnées de deux manières :

   • Activité de vérification des données personnelles : séparation Événement de cycle de vie du parcours
   • Tâche Vérifier les données personnelles : dans Centre des employés les tâches.
3. Dans l’onglet Création automatique, sélectionnez Ajouter une condition de filtre pour configurer des conditions spécifiques lors de la création automatique de l’enregistrement d’ancien employé.
   1. Dans le champ État par défaut, sélectionnez Approuver ou Approbation nécessaire.
      Les enregistrements d’anciens employés sont automatiquement créés dans la table intermédiaire. La sélection de Approuvé crée un enregistrement intermédiaire d’ancien employé avec l’état Approuvé, et la sélection de l’approbation nécessaire crée un enregistrement intermédiaire d’ancien employé qui nécessite une approbation manuelle.

      Remarque :

      Une tâche planifiée (Importer l’étape intermédiaire approuvée vers Ancien employé) génère des enregistrements d’anciens employés pour les entrées de préparation ayant l’état Approuvé.
4. Dans l’onglet Importation de l’administrateur, sélectionnez les propriétés appropriées pour configurer l’état de l’enregistrement des anciens employés lorsque les données sont importées via une feuille Excel.

   Tableau 1. Formulaire Propriétés d’importation de l’administrateur

   Propriété	Description
   État par défaut (sn_asc.import.default.state)	État par défaut des enregistrements d’anciens employés intermédiaires lorsqu’ils sont créés par un jeu d’importation et une carte de transformation par défaut. L’état par défaut est Approuvé.
   Suffixe des anciens employés (sn_asc.import.alumni.suffix)	Suffixe ajouté à la fin des noms d’utilisateur pour les enregistrements d’anciens employés. Avoir un suffixe fait la distinction entre votre personnel actuel et vos anciens élèves. Remarque : Le suffixe par défaut fourni est .alum. Vous pouvez également personnaliser le suffixe en fonction de vos besoins.
   Nom d’utilisateur nombre maximal d’essais (sn_asc.import.user_name.max.tries)	Nombre de fois où l'application tente d'ajouter un chiffre à un ID d'utilisateur de type ancien employé pour créer un ID unique. Par exemple, si plusieurs personnes portent le même nom, le système ajoute un numéro unique à la fin de chaque nom d’utilisateur. Cette propriété détermine le nombre de fois où le système ajoute un numéro unique à des ID d'utilisateurs similaires. Remarque : La valeur par défaut est 50. Si zéro (0) est saisi, seul le suffixe est utilisé pour distinguer les utilisateurs portant le même nom.

5. Dans l’onglet Auto-inscription, sélectionnez l’état d’approbation par défaut pour créer des utilisateurs anciens employés sans intervention manuelle lorsque les utilisateurs s’auto-inscrivent sur le portail des anciens employés.
   • État par défaut : utilisez cet état lorsque les détails de l’utilisateur enregistré automatiquement ne correspondent pas aux détails du profil RH. La sélection de l’option Approuvé crée un enregistrement intermédiaire d’ancien employé ayant l’état Approuvé.
   • État par défaut (anciens employés vérifiés) : utilisez cet état lorsque les détails de l’utilisateur enregistré automatiquement correspondent aux détails du profil RH. La sélection de l’option Approuvé crée un enregistrement intermédiaire d’ancien employé avec l’état Approuvé.

   Remarque :

   Un travail planifié (Importer l’étape intermédiaire approuvée vers Ancien employé) génère automatiquement des enregistrements d’anciens employés pour ces entrées approuvées.
6. Sélectionnez Mettre à jour.