Configurer un système de stockage externe

En tant que configurateur de contrat, configurez un système de stockage externe pour stocker les documents contractuels signés.

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

La vidéo suivante vous guide tout au long du processus de configuration du stockage externe pour Gestion des contrats Pro.

Avant de commencer

Assurez-vous que l'administrateur a installé et configuré des spokes pour le système de stockage externe que vous souhaitez configurer.

Google Drive rayon v1.3.0 ou version ultérieure

Pour en savoir plus sur la configuration et la création du Google Drive compte, consultez Configurer Google Drive rayon.

Microsoft OneDrive rayon v2.1.0 ou version ultérieure

Pour en savoir plus sur la configuration et la création du Google Drive compte, consultez Configurer Microsoft OneDrive rayon .

Rôle requis : sn_cm_core.contract_config

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Lors de la configuration du stockage externe, les autorisations d’accès sont accordées aux utilisateurs associés à la demande de contrat en fonction de l’état de la demande de contrat et du statut du document contractuel.

Tous les rôles d’utilisateur ont automatiquement l’autorisation Lecture.

L’autorisation d’écriture est accordée aux rôles d’utilisateur suivants lorsque l’état de la demande de contrat est Travail en cours ou Nouveau et que l’état du document contractuel n’est pas Préparation pour signature :

• Affecté à
• Gestionnaire du groupe d'affectation
• Collaborateur

Les autorisations d’accès définies sur le dossier de demande parent sont automatiquement héritées par tous les sous-dossiers et documents qu’il contient.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Éléments essentiels pour les contrats > Intégrations de contrats > Intégrations.
2. Créez ou modifiez une configuration d'application externe.
   • Pour créer une nouvelle configuration d'application externe, cliquez sur Nouveau.
   • Pour modifier une configuration d’application externe existante, ouvrez la configuration d’application externe existante à partir de la liste.
3. Sur la page Type d’intégration du contrat, cliquez sur le lien Stockage externe .

   Figure 1. Formulaire de configuration du stockage externe

   

4. Remplissez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Stockage externe

   Champ	Description
   Nom	Nom de la configuration d'application externe.
   Description	Description de la configuration d'application externe.
   Actifs	Option permettant de marquer la configuration de stockage externe comme active.
   Table	Table configurée pour stocker les détails de la demande pour votre application. Tous les documents joints aux enregistrements créés dans la table sélectionnée sont stockés dans le stockage externe que vous configurez. Par exemple, si vous configurez Google Drive en tant que stockage externe et que vous sélectionnez la table Demande de contrat [sn_cm_core_contract_request], tous les documents joints aux enregistrements créés dans la table Demande de contrat seront automatiquement stockés dans Google Drive. Remarque : La table de demande de contrat [sn_cm_core_contract_request] est sélectionnée par défaut pour centraliser la configuration sur une table unique et améliorer la réutilisation entre les gammes de produits. Vous pouvez choisir de configurer une autre table pour configurer le stockage externe. Remarque : Si vous sélectionnez une autre table, vous devez y associer un flux correspondant.
   Condition	Conditions de filtre pour déterminer l'application d'intégration à utiliser. Par exemple, supposons que vous ayez déjà configuré l’intégration de stockage externe et que vous souhaitiez y stocker uniquement des Google Drive contrats NDA, vous pouvez définir la condition comme suit : [Catégorie] [Est] [NDA], puis sélectionnez Google Drive. De même, vous pouvez définir des conditions en fonction de la région, par exemple, [Emplacement] [est] [États-Unis], puis sélectionner ou Google Drive[Emplacement] [est] [Inde] et sélectionnez le Microsoft OneDrive pour une meilleure découverte.
   Ordre d'exécution	Ordre dans lequel un système de stockage externe est utilisé pour stocker des documents de contrat. Le système dont la valeur d'ordre est inférieure est choisi en premier.
   Application	Système de stockage externe, tel que Google Drive ou Microsoft OneDrive.
   Structure du dossier	Chemin d'accès au fichier pour stocker les documents de contrat signés dans le système de stockage externe. Définissez une structure de dossier à l'aide d'une combinaison de texte statique et de texte généré dynamiquement à partir des champs sélectionnés. Par exemple, la structure de dossier Legal/${company}/Contracts/${number}, où, Legal et Contracts sont les textes statiques, ${company} et ${number} sont les champs choisis dans la liste Sélectionner des variables. Ces variables de champ sont remplacées dynamiquement par les valeurs de chaque champ lors de l'enregistrement d'un document.

5. Enregistrez la configuration d'application externe.
   • Enregistrez une nouvelle configuration d'application externe en cliquant sur Soumettre.
   • Enregistrez les modifications apportées à une configuration d'application externe existante en cliquant sur Mettre à jour.

Résultats

La configuration du système de stockage externe est prête à être utilisée pour le stockage des documents contractuels.

Remarque :

(Facultatif) Vous pouvez afficher, modifier et supprimer l’enregistrement.