Ajouter un nouveau gardien à une question existante en matière de conservation légale

Ajoutez un nouveau gardien pour émettre l’avis de conservation légale si un utilisateur est identifié ultérieurement comme responsable de la conservation des données pertinentes pour la conservation légale existante.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_lg_hold.legal_hold_fulfiller

Procédure

1. Accédez à la Tous > Demande juridique > Centre de conseil juridique.
2. Cliquez sur l'icône Liste ( ).
3. Dans l’onglet Liste par défaut , accédez à Questions > Tous
4. Sélectionnez la question en matière de conservation légale dans la liste.
5. Dans l’onglet Gardiens , sélectionnez Nouveau.
6. Dans le formulaire Créer de nouveaux gardiens, dans le champ Nom du gardien , sélectionnez l’icône Rechercher l’enregistrement () et recherchez et sélectionnez le nom du gardien.
   Seuls les utilisateurs ayant le rôle de gardien sont disponibles dans la liste. Pour plus d'informations, consultez Affecter le rôle d’utilisateur juridique à un dépositaire.
7. Renseignez les champs restants du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Créer de nouveaux gardiens

   Champ	Description
   Question juridique	Question juridique à laquelle le gardien est associé. Ce champ est automatiquement défini sur le numéro de la question parente et une description.
   E-mail du gardien	E-mail du gardien. Ce champ est automatiquement défini sur l’adresse e-mail du gardien lorsque celui-ci est sélectionné.
   Sources de données	Type de source de données lié à la question de conservation légale, tels que des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des e-mails et des pièces jointes.

8. Sélectionnez Enregistrer.
   • Un nouveau gardien est ajouté sous l’onglet Gardiens .
   • Une nouvelle tâche est créée pour un nouveau gardien sous l’onglet Tâches , avec l’état initial défini sur Brouillon.
9. Émettez un avis de conservation légale au dépositaire nouvellement ajouté.
   1. Sur la page de la question juridique, sélectionnez Aperçu et mise en suspens du problème.
   2. Dans l’avis de conservation légale, sélectionnez Modifier.

      Un avis de conservation légale s’ouvre dans un format modifiable.

      
   3. Personnalisez le modèle en remplaçant le texte de l’espace réservé par le nom de votre entreprise et en ajoutant toutes les informations supplémentaires que vous souhaitez inclure.
      Avertissement :

      Ne modifiez pas les variables JavaScript marquées d’un ${ } dans le modèle de conservation légale. La modification de ces variables peut corrompre le modèle et empêcher la génération de l’avis de conservation légale.

      Si vous souhaitez annuler les modifications, sélectionnez Annuler les modifications.

   4. Sélectionnez Enregistrer et prévisualiser.
   5. Examinez l’avis de conservation légale modifié et sélectionnez Émettre une conservation légale.

Résultats

Le message Un avis de conservation légale a été envoyé aux gardiens X s’affiche dans la section Activité .

Un avis de conservation légale est envoyé au dépositaire par e-mail, avec le prestataire en copie dans le champ Cc .

Dans l’onglet Tâches , l’état de la tâche passe de Brouillon à Affecté.

Dans l’onglet Artefacts , l’avis de conservation légale envoyé au gardien est automatiquement joint.