Explorer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques

Apprenez-en plus sur un exemple de Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques workflow et passez en revue les avantages qu’il peut offrir.

Vue d'ensemble de Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques

Avec le site juridique Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques, vous pouvez configurer et automatiser le cycle de vie des contrats juridiques en créant des modèles de documents contractuels, des clauses et des variantes de clauses. Le cycle de vie des contrats juridiques vous permet de soumettre, de réviser, de finaliser et de gérer les demandes de contrats juridiques. L’intégration prend également en charge les signatures électroniques et les systèmes de stockage externes.

Accord de confidentialité Workflow de demande de contrat

Important :

Il s’agit d’une image interactive. Essayez de cliquer sur Workflow de contrat tiers pour en savoir plus sur le processus.

Un exemple de workflow pour une demande de contrat d’accord de confidentialité (NDA) pourrait se dérouler comme suit :

1. Le configurateur juridique configure les données de base pour soumettre une demande d’accord de confidentialité. Pour plus d'informations, consultez Configurer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques.
2. Le demandeur juridique remplit le formulaire de demande d’admission d’accord de confidentialité.
3. Une demande de contrat est lancée.
4. Le document contractuel est généré à partir d’un modèle de contrat et le contenu est ajouté dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
5. L’utilisateur de contrat modifie les demandes de changement et crée une nouvelle version du document de contrat à l’aide de l’option Régénérer ou synchroniser le document .
6. Le demandeur de contrat affiche le document de contrat.
   1. Si aucune modification n’est requise, le document est envoyé pour signature.
   2. Si des modifications sont requises, le demandeur de contrat soumet une demande de modification, qui est envoyée au prestataire de contrat.
7. En fonction de la demande de changement, le prestataire de contrat peut prendre les mesures suivantes.
   1. L’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
      1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
         Remarque :

         Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
      2. Un gestionnaire de groupe de réviseurs de contrats peut affecter la tâche de révision ou un réviseur de contrats peut l’affecter lui-même.
      3. L’examinateur de contrat affecté commence à travailler sur le document contractuel.
      4. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
      5. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
      6. Le réviseur de contrat examine le document, accepte ou rejette les annotations, propose des modifications et ajoute des commentaires.
      7. Le réviseur de contrat termine la révision et partage le document contractuel mis à jour, le cas échéant.
      8. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
         • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
         • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
   2. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée.
   3. Une fois le document finalisé, le prestataire envoie le document au demandeur.
8. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires.
9. Tous les signataires soumettent les signatures requises.
10. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande juridique.
11. Si un stockage externe est configuré, le contrat signé y est stocké et référencé dans le référentiel du contrat.

Workflow de demande de révision de contrat tiers

Figure 1. Workflow de révision de contrat tiers

En tant que prestataire juridique au sein de l’équipe juridique, vous travaillez sur les demandes de révision de tiers affectées en effectuant les activités suivantes :

1. L’utilisateur juridique crée une demande de révision de contrat tiers.
2. L’utilisateur juridique charge un ou plusieurs contrats et leurs pièces justificatives et les classe.
3. Le prestataire examine le document contractuel joint à la demande juridique.
4. Si nécessaire, l’exécutant reclassifie le contrat et les pièces justificatives.
5. Si un examen ou un retour d’expert est requis de la part des équipes internes, l’exécutant du contrat lance un processus d’examen interne.
   1. Le prestataire de contrat soumet une tâche de révision pour révision interne.
      Remarque :

      Vous pouvez créer des tâches de révision parallèles pour le même document contractuel pour différents groupes de réviseurs. Toutefois, vous ne pouvez pas créer une tâche de révision pour le même document avec le même groupe de réviseurs si une autre tâche active existe déjà.
   2. La tâche de révision est affectée à l’examinateur de contrat
   3. Si les informations sont incomplètes, l’examinateur du contrat demande plus d’informations au prestataire du contrat.
   4. Si une demande d’informations supplémentaires a été soumise, l’exécutant du contrat partage les informations.
   5. Le réviseur de contrat examine le document, accepte, rejette ou propose des modifications et ajoute des commentaires.
   6. L’examinateur du contrat examine le contrat et fournit des commentaires. Si un document révisé est disponible, il est également partagé avec le prestataire du contrat.
   7. L’exécutant du contrat reçoit un document mis à jour et apporte les modifications nécessaires en fonction des commentaires.
      • Pour le stockage interne : si des modifications sont nécessaires, une nouvelle version de document est créée après la finalisation du document.
      • Pour le stockage externe : les réviseurs collaborent sur la révision du document contractuel en ligne en temps réel. Une fois la révision terminée, le prestataire peut finaliser le document contractuel disponible en ligne ou créer une nouvelle version hors ligne avec les modifications.
6. L’exécutant du contrat télécharge le contrat révisé dans la demande de contrat.
7. L’exécutant du contrat envoie par e-mail le document contractuel révisé aux contacts tiers.
8. Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.

   Plusieurs itérations de révisions entre votre entreprise et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties. Le processus d’examen peut être mené de nouveau avec différents groupes d’examinateurs.

9. L’exécutant du contrat procède à une approbation ad hoc des parties prenantes. Si la révision révèle des changements requis, ces changements sont effectués et une nouvelle révision de document est créée. Le document contractuel ne peut être envoyé pour signature que lorsqu’il a été approuvé.
10. L’exécutant prépare les signatures en spécifiant l’ordre dans le cas de plusieurs documents contractuels, en ajoutant les champs requis en cas de signature électronique et en envoyant le document contractuel pour signature.
11. Les signataires examinent le document contractuel.
    • Si aucune modification n’est requise, le document contractuel est signé par tous les signataires.
    • Si des modifications sont requises, la signature étant refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
12. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou dans un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.

Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques avantages

Tableau 1. Caractéristiques et avantages de Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques

Avantage	Fonctionnalité	Utilisateurs
Soumettez, révisez, finalisez et gérez les demandes de contrats juridiques. Le département juridique peut gérer et traiter ces demandes juridiques soumises pour les contrats à partir d’un emplacement centralisé.	Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques	Utilisateur juridique et utilisateur contractuel Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques Prestataire
Configurez des modèles de documents Word pour le contrat afin de rationaliser et de réduire le besoin de retouches et de maintenir l’uniformité entre les documents contractuels générés. Configurez la génération de contenu dynamique via des mappages et des conditions pour les clauses et les tables.	Modèles de documents Word	Configurateur de contrat
Gérer efficacement une bibliothèque de variations de clauses. Utilisez des variations de clauses pour placer dynamiquement le contenu d’un contrat en fonction des conditions spécifiées.	Gestion des clauses	Configurateur de contrat
Utilisez les documents Microsoft Word pour ajouter des contrôles de contenu qui servent d’espaces réservés au contenu. Les modèles Word sont plus faciles à réviser, à annoter et à modifier.	Microsoft Word complément pour ServiceNow les contrats	Configurateur de contrat
Utilisez Now Assist pour analyser les Gestion des contrats contrats à la recherche de clauses non standard et manquantes et extraire des informations des contrats signés pour les ajouter au référentiel du contrat.	Now Assist dans Gestion des contrats	Now Assist Prestataire de contrats

Ce qu'il faut explorer ensuite

Pour en savoir plus sur la configuration et l'utilisation de , consultez :

• Configurer Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques
• Demandes d'accords de confidentialité
• Demandes de révision de contrats tiers
• Référence Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques

• Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques
  Gestion des contrats Pro pour Prestation de services juridiques vous permet de soumettre, de réviser, de finaliser et de gérer les demandes de contrats juridiques. Le département juridique peut gérer et traiter ces demandes juridiques soumises pour les contrats à partir d’un emplacement centralisé.