Réserver un espace à l’aide de l'Now AssistAgent virtuel

La rubrique Réserver un espace Agent virtuel vous permet de créer une réservation à l’aide de Now Assist pour Prestation de services de lieu de travail (WSD). Vous pouvez également ajouter des services à votre réservation.

Avant de commencer

La rubrique Réserver un espace doit être ajoutée à l’enNow Assist.Agent virtuel Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans pour Agent virtuelPrestation de services de lieu de travail.

Assurez-vous d’avoir les applications suivantes :

• Now Assist pour plateforme (sn_genai_platform)
• Gestion des réservations du lieu de travail Gestion des réservations du lieu de travail (sn_wsd_rsv)

Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

Procédure

1. Connectez-vous au portail Centre des employés.
   Pour plus d'informations, consultez Services du lieu de travail sur le portail Centre des employés.
2. Sélectionnez et ouvrez la fenêtre de Agent virtuel messagerie instantanéeNow Assist.
3. Entrez votre requête ou des mots clés pour réserver une salle de réunion.

   Le Now Assist bot in prend en charge le langage conversationnel de Agent virtuel type humain. Par exemple, vous pouvez demander « Réserver un espace pour moi », « Je souhaite réserver un espace pour 10 h », et ainsi de suite.

4. Après le message d’accueil initial, le bot dans Agent virtuel fournit Now Assist une explication de ce que vous pouvez en attendre.
5. Saisissez votre requête ou des mots clés pour réserver un espace.
   Une conversation ou un énoncé convivial en langage naturel peut être utilisé lors de l’élaboration ou de l’envoi de vos demandes de lieu de travail.

   Pendant que le grand modèle de langage (LLM) traite votre demande (énoncé), des points animés dans la fenêtre de messagerie instantanée indiquent que le bot travaille sur votre demande.

6. L’entrée Now AssistAgent virtuel affiche les options de réservation d’un espace.

   

   Remarque :

   L’option permettant de réserver un espace à l’aide de l’entrée Agent virtuel n’est Now Assist disponible que si votre administrateur a ajouté la rubrique Réserver un espace Agent virtuel LLM dans le concepteur d’agent virtuel. Pour plus d'informations, voir Configurer Now Assist dans pour Agent virtuelPrestation de services de lieu de travail
7. Sélectionnez (Rubrique) Réserver de l’espace.

   Lorsque le bouton Nom de la rubrique est sélectionné, le demandeur du lieu de travail est lancé dans ce flux de rubrique dans le Now AssistAgent virtuel.

   L’application essaie de trouver des « mots-clés » dans les phrases que l’employé saisit. Il utilise les mots-clés saisis par un employé pour les demandes de réservation et affiche des suggestions pour réserver un espace étape par étape. En fonction de l’entrée fournie, le bot essaie d’obtenir autant de points de données que possible dans un premier temps. Par exemple; « Je veux réserver un bureau pour le vendredi de 9h à 11h » sont les mots-clés saisis par un employé. L’application capture les points de données suivants et affiche des suggestions :

   • Type d’espace : le système filtre les modules contenant « espace »
   • Bâtiment AMS-B1, l’employé est invité à confirmer
   • Heure de début : 9 h
   • Heure de fin : 11 h

   Comme il n’y a pas de date fournie, le bot demande à l’employé d’indiquer la date.

   Par exemple, si l’employé saisit « Je veux une place lundi prochain de 9h à 11h ». Les informations sur le bâtiment ne sont pas fournies dans cette entrée, le bot demande donc d’indiquer le bâtiment. La date est calculée à l’aide de l’entrée « Lundi prochain » et des heures de début et de fin. Plus un employé fournit d’informations, moins le bot a besoin d’entrées pour traiter et créer une réservation.

8. Le Now Assist bot in Agent virtuel vous demande de sélectionner le type de réservation que vous souhaitez effectuer.

   Par exemple, sélectionnez Salles de réunion.

   Remarque :

   Seule la configuration du module Parcourir tout réservable est prise en charge par Now Assist dans .Agent virtuel Elle affiche tous les types de réservation disponibles dans le module Parcourir tout réservable. Par exemple, bureaux, bureaux au sein d’une équipe, etc.

   Le type de sélectiond’unité spécifique est pris en charge dans la configuration de table réservable. Le conteneur n’est pas pris en charge dans Now Assist .Agent virtuel Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

9. Le Now Assist bot in Agent virtuel vous demande de sélectionner un emplacement pour réserver un espace.
10. Sélectionnez un bâtiment.
    Par exemple, Cal-B2.

    

11. Now Assist dans Agent virtuel le bot vous demande de fournir les dates de début et de fin de la réservation.
    Remarque :

    Les réservations récurrentes et les réservations de plusieurs jours ne sont actuellement pas disponibles lorsque vous réservez une salle de réunion à l’aide du bot. Seules des réservations uniques pour une date sélectionnée peuvent être créées. Assurez-vous que les dates de début et de fin doivent se trouver dans le fuseau horaire du bâtiment et ne peuvent pas être dans le passé.
12. Now Assist dans le Agent virtuel bot confirme votre sélection pour un emplacement et des dates de réservation.
13. Now Assist dans Agent virtuel le bot vous demande de fournir le nom de l’étage, la capacité et le nom de l’espace dans lequel vous souhaitez réserver une salle de réunion.

    

    Remarque :

    Étage, Capacité et Calendrier d’équipe sont des entrées facultatives. S’il n’y a pas d’espace disponible, le Now Assist bot dans Agent virtuel affiche le message suivant : « Désolé, il n’y a pas d’espace disponible actuellement. Veuillez réviser vos sélections et réessayer. Si les suggestions ne correspondent pas à vos besoins, vous avez également la possibilité de sélectionner Aucun correspondant à ma préférence. Si des entrées utilisateur non valides sont fournies, par exemple un nom de bâtiment incorrect ou une date passée, le bot vous demande de saisir à nouveau les détails.

    Le Now Assist bot dans affiche les résultats de Agent virtuel localisation. Le nom du bâtiment, l’étage et la capacité sont affichés dans le résultat.

    

    

    Sélectionner un espace parmi les suggestions affichées dans Now Assist .Agent virtuel

    L’entrée Now AssistAgent virtuel traite les informations que vous avez fournies et complète votre réservation.

14. Pour afficher et mettre à jour les détails de la réservation, sélectionnez le lien Veuillez cliquer ici pour voir les détails de la réservation.

    La page Récapitulatif de la réservation s’affiche. Sur la page Récapitulatif de la réservation, vous pouvez modifier et mettre à jour les détails de votre réservation.

15. Facultatif : Now Assist Il Agent virtuel fournit des suggestions pour ajouter des services à votre réservation.

    Vous pouvez ajouter des invités et des visiteurs externes, un lien de réunion virtuelle Zoom ou des services de restauration à votre réservation. Si vous ne souhaitez ajouter aucun de ces services à votre réservation, vous pouvez ignorer cette étape et terminer votre réservation à ce stade.

    Remarque :

    L’option d’ajout de services sur le lieu de travail est affichée en fonction de la disponibilité du service correspondant pour un emplacement sélectionné. Par exemple, si le spoke Zoom et que le fournisseur de réunion virtuelle est configuré dans le module Réservable, l’option de service Zoom ajouté est affichée par le bot. Cela dépend également de la disponibilité d’un emplacement ou des paramètres de configuration des modules réservables définis par votre administrateur. Ainsi, si aucun spoke Zoom n’est configuré ou si les invités ne sont pas autorisés à effectuer une réservation, le bot n’affiche pas les questions ou suggestions associées. Pour les services de restauration, l’application vérifie si ceux-ci sont affectés à un emplacement sélectionné.
16. Facultatif : Now Assist vous Agent virtuel demande d’inviter des invités à votre réservation.
    Remarque :

    L’option d’ajout d’invités n’est affichée que lorsque la configuration Autoriser les invités est activée dans le module Réservation. Cette option du module Réservable vous permet d’inviter des participants et de les ajouter à votre réservation. Vous pouvez inviter des invités à votre réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
17. Facultatif : Sélectionnez Oui si vous souhaitez ajouter des invités à votre réservation.
    Remarque :

    Vous pouvez ajouter plusieurs invités à votre réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans pour Agent virtuelPrestation de services de lieu de travail. Vous avez également besoin de Gestion des visiteurs du lieu de travail.
18. Now Assist Il Agent virtuel fournit des suggestions pour sélectionner vos invités.

    

19. Now Assist dans Agent virtuel confirme les détails des invités que vous avez fournis.
20. Sélectionnez Oui pour continuer.
    Sélectionnez Non pour modifier ou mettre à jour votre sélection.
21. Facultatif : Après avoir ajouté des invités, vous pouvez ajouter des services supplémentaires tels que des visiteurs externes à votre réservation.

    Vous pouvez uniquement ajouter des visiteurs à une réservation dont vous êtes l’hôte. Les utilisateurs de l’espace de travail disposant des rôles « sn_wsd_rsv.manager » ou « sn_wsd_rsv.reservation_planner » peuvent ajouter des invités à une réservation. Les utilisateurs de l’espace de travail disposant du rôle « sn_wsd_core.workplace_user » ne peuvent pas ajouter d’invités à une réservation s’ils ne sont pas l’hôte.

    

    Remarque :

    Il n’est pas possible d’ajouter plusieurs visiteurs en même temps. Vous devez ajouter des visiteurs séquentiellement. Par exemple, si vous avez le visiteur A, le visiteur B et le visiteur C. Commencez par ajouter le visiteur A en premier, puis ajoutez le visiteur B et le visiteur C.
    1. Now Assist vous Agent virtuel demande de fournir le prénom, le nom et l’ID d’adresse e-mail du visiteur externe.

       Si un visiteur déjà ajouté à une réservation est ajouté à nouveau, le bot propose des suggestions pour ajouter un autre visiteur.

    2. Fournissez les détails requis.
    3. Après avoir ajouté le visiteur, Now Assist il Agent virtuel confirme que l’enregistrement du visiteur est effectué.
    4. Now Assist Il Agent virtuel fournit des suggestions pour ajouter quelques visiteurs supplémentaires à votre réservation.
    5. Vous pouvez sélectionner Ignorer pour continuer et poursuivre votre réservation.
22. Facultatif : Now Assist dans Agent virtuel affiche l’option Ajouter des services de restauration.
    Remarque :

    Les services que vous ajoutez sont des services de restauration sur le lieu de travail fournis par défaut avec Gestion des réservations du lieu de travail. Il ne prend en charge aucun service de restauration personnalisé ou de lieu de travail que vous avez ajouté.
    1. Sélectionnez les services de restauration requis (Déjeuner, Collations, Boissons).

       Vous pouvez également saisir ou ajouter un texte conversationnel comme « Ajouter un déjeuner, des collations et des boissons », « Ajouter de l’eau gazeuse et des collations, etc. ».

       

       Remarque :

       Lorsque le service de restauration demandé n’est pas disponible, un message s’affiche indiquant que le service de restauration demandé n’est pas disponible.
    2. Après avoir sélectionné une option de restauration, le bot vous demande de spécifier la quantité.

       

    3. Le bot vous demande de spécifier la quantité de tous les éléments du menu de restauration sélectionnés.
    4. Après avoir confirmé votre sélection, le bot ajoute les services de restauration à votre réservation.
    5. L’in Now AssistAgent virtuel ajoute avec succès les services de restauration à votre réservation.
       
23. Facultatif : Now Assist IN Agent virtuel fournit des invites pour ajouter un lien de réunion Zoom.

    Assurez-vous d’avoir les éléments suivants :

    1. Pour plus d'informations, consultez Configurer Now Assist dans pour Agent virtuelPrestation de services de lieu de travail.
    2. Le spoke Zoom est configuré pour Gestion des réservations du lieu de travail. Pour plus d'informations, consultez Se connecter Gestion des réservations du lieu de travail avec Zoom.
24. Now Assist dans Agent virtuel affiche un message de confirmation ainsi que la tâche de ticket du lieu de travail créée après l’ajout du lien de la réunion virtuelle Zoom.

    

25. L’entrée Now AssistAgent virtuel affiche le récapitulatif de la réservation.