Enregistrer un visiteur

Planifiez au préalable la visite de vos visiteurs ou de vos collègues hors site. Spécifiez les détails de leur visite comme la date, l’heure, le lieu, et plus encore.

Avant de commencer

Important :

À partir de Cœur du lieu de travail (sn_wsd_core) version 2.1, toutes les mises à jour et nouvelles fonctionnalités sont disponibles uniquement sur Espace de travail du Portail de services. Les services du lieu de travail fournis par ServiceNow® sont supprimés de Portail de services sur Cœur du lieu de travail (sn_wsd_core) à partir de la version 2.1. Pour configurer le catalogue de services Workplace dans le Portail de services, consultez Configurer un catalogue dans le portail de services.

Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Soumettez cette demande pour enregistrer un invité. Spécifiez les éventuelles exigences supplémentaires pour la visite au personnel d'accueil en tant que message privé.

L'administrateur Gestion des visiteurs du lieu de travail et le personnel d'accueil peuvent également enregistrer des visiteurs directement à partir de l'application. Accédez à la Workplace Visitor Management > Personnel d'accueil > Enregistrer des visiteurs.

Vous pouvez également enregistrer un visiteur à l'aide de l'assistance par messagerie instantanée Virtual Agent. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil du portail de services du lieu de travail et sélectionnez l’icône de messagerie ). Saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner parmi une liste d’options disponibles pour enregistrer un visiteur.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail.
   Remarque :

   Vous pouvez également émettre une demande à partir de l'Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tout le lieu de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
2. Ouvrez la catégorie Gestion des visiteurs.
   1. Sélectionnez Catalogue.
   2. Sélectionnez Parcourir par catégories.
   3. Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Gestion des visiteurs.
      Remarque :

      S’il y a plusieurs catalogues configurés sur le portail, accédez à la liste Catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail > Gestion des visiteurs.
3. Sélectionnez Enregistrer un invité.
4. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire Enregistrer un invité

   Champ	Description
   Description de la visite	Description avec des détails sur le but de la visite.
   Les emplacements	Emplacement de la visite.
   Hôte	Nom de l'hôte du visiteur. Par défaut, le champ est défini sur Administrateur système.
   Date et heure d'arrivée	La date et l'heure d'arrivée de la visite, affichées sous la forme de l'icône de date et d'heure d'arrivée ().
   Date et heure de départ	Ce champ est automatiquement défini sur 1 heure après la date et l’heure d’arrivée spécifiées. Vous pouvez modifier ce champ en sélectionnant votre propre heure à l'aide de l'icône de date et d'heure de départ ().
   Toute la journée	Option pour les visites d’une journée entière.
   Message privé destiné au réceptionniste	Exigences supplémentaires ou message privé destiné au réceptionniste.
   Co-hôtes	Co-hôtes pour le visiteur. Les co-hôtes et l'hôte principal sont informés de l'enregistrement.

5. Sélectionnez Ajouter un visiteur externe pour ajouter un visiteur.
   1. Sélectionnez Ajouter.
   2. Remplissez les champs du formulaire.

      Tableau 2. Formulaire Ajouter un visiteur externe

      Sélectionner un visiteur connu	Option de sélection dans une liste de visiteurs connus si le visiteur est déjà venu auparavant. Cette sélection définit automatiquement le nom, l'adresse e-mail et d'autres informations pertinentes sur le visiteur.
      Type de visiteur	Le type de visiteur.
      Prénom	Le prénom du visiteur.
      Nom	Le nom de famille du visiteur.
      Titre	Un titre pour le visiteur si nécessaire.
      E-mail du visiteur	L'adresse e-mail du visiteur.
      Numéro de téléphone du visiteur	Le numéro de contact du visiteur.
      Organisation	L'organisation du visiteur.
      Wi-Fi	Option pour donner accès au Wi-Fi au visiteur.
      VIP	Option pour marquer le visiteur comme une personne importante (VIP). Cette option aide le réceptionniste à classer le visiteur selon l'ordre de priorité.
      Préférences de stationnement	Les préférences de stationnement du visiteur.
      Plaque d'immatriculation	Les détails de la plaque d'immatriculation du visiteur.

   3. Sélectionnez Ajouter.
   Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaire à l'aide de l'icône d'ajout-suppression d'une ligne ().
6. Sélectionnez Ajouter un employé de la société pour ajouter un collègue.
   1. Sélectionnez Ajouter.
   2. Remplissez les champs du formulaire.

      Tableau 3. Formulaire Ajouter un employé de la société

      Sélectionner un collègue	Le nom de votre collègue. Les champs Prénom, Nom de famille et E-mail sont automatiquement définis. Pour modifier des détails, sélectionnez l’icône de ) et enregistrez les modifications.
      E-mail	Ce champ définit automatiquement l'adresse e-mail du collègue sélectionné. Vous pouvez le modifier.
      Type de stationnement	Les préférences de stationnement du collègue.
      Plaque d'immatriculation	Les détails de la plaque d'immatriculation du collègue.

   3. Sélectionnez Ajouter.
   Vous pouvez modifier ou supprimer une ligne de la table de formulaire à l'aide de l'icône d'ajout-suppression d'une ligne ().
7. Dans la section Préférences de notification , sélectionnez le canal à utiliser pour être averti lorsque le visiteur s’enregistre dans le bâtiment.
   Vous pouvez le Agent virtuel lier à d’autres canaux comme Microsoft Teams ou Slack. Pour plus d'informations, consultez Integrating Virtual Agent with other channels.
8. Sélectionnez Soumettre.

Résultats

L’enregistrement de votre visiteur est soumis et vous pouvez consulter vos demandes. Les détails de la visite sont envoyés à l’adresse e-mail du visiteur.

Si des politiques pour les visiteurs s’appliquent à la visite, l’e-mail envoyé au visiteur contient des options pour accepter ou refuser les politiques. Si le visiteur refuse les politiques dans l’e-mail, il peut toujours les accepter lors de l’enregistrement via le Guichet des services sur le lieu de travail. Pour plus d’informations sur le processus d’enregistrement au guichet, reportez-vous à la section Enregistrement à l’aide d’une invitation.

Que faire ensuite

Vous pouvez vérifier les détails de votre demande. Vous pouvez également modifier ou annuler la demande.

• Vous pouvez afficher vos demandes en suivant l’une des étapes suivantes.
  • Sur Espace de travail du Portail de services, accédez à l'onglet Demandes pour afficher vos demandes et vos réservations.
  • Dans la barre de navigation de l’application Now Mobile , sélectionnez Pour moi et faites défiler vers le bas jusqu’à la section Ma demande pour afficher vos demandes.
  • Dans la messagerie instantanée de l’agent virtuel, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour effectuer une sélection parmi une liste d’options disponibles afin d’afficher les détails de votre visiteur.
• Sur l’écran des détails de la demande, vous pouvez annuler une demande en sélectionnant Annuler la demande.
• Vous pouvez rechercher des visiteurs enregistrés dans la liste des visiteurs à l'aide de l'option de recherche.

Tâches associées

• Examiner les politiques relatives aux visiteurs