Créer ou modifier la configuration de service de Prise de rendez-vous Expérience de visite
Créer ou modifier des configurations de Prise de rendez-vous pour les services Expérience de visite. Un service est défini comme l'emplacement physique réel d'une file d'attente de visite. Les informations stockées dans la configuration de l'application Expérience de visite s'appliquent à tous les services, ou emplacements de file d'attente, au sein de l'application.
Avant de commencer
Rôle requis : appointment_booking_admin ou admin
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour utiliser la fonctionnalité de Prise de rendez-vous, les administrateurs doivent créer une configuration pour chaque service, ou emplacement de file d'attente, disponible pour les clients de visite. Les configurations de service sont créées dans la configuration de l'application Expérience de visite, dans le cadre de l'application Prise de rendez-vous.
Procédure
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Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 1. Champs de configuration de service de Prise de rendez-vous Champ Description Actif Option permettant d'activer la prise de rendez-vous pour le service. Remarque :si ce paramètre est désactivé, les clients ne peuvent pas fixer de rendez-vous pour le service, mais peuvent toujours créer des commandes de travaux.Activer la configuration au niveau du jour Option permettant de configurer le calendrier au niveau du jour. Pour plus d'informations, consultezConfigurer la prise de rendez-vous au niveau du jour. Informations générales Nom Nom de la configuration de service. Configuration Nom de la configuration de Prise de rendez-vous à laquelle ce service appartient. Table de disponibilité Table utilisée pour calculer la disponibilité des rendez-vous. Pour Expérience de visite, choisissez Rendez-vous de visite [wu_appointment]. Calendrier des jours non ouvrés Calendrier des jours non ouvrés à utiliser lors de la détermination de la disponibilité. Prise de rendez-vous prend en compte le calendrier des jours non ouvrés lors de la détermination du nombre de rendez-vous disponibles et exclut tout jour configuré comme Exclure dans le calendrier. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez un calendrier dans la liste des calendriers. Remarque :les calendriers des jours non ouvrés sont utiles lorsque la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement, ce qui ne tient pas compte des calendriers des agents.Informations du catalogue Élément de catalogue Le service dans le catalogue de services pour lequel cette configuration de Prise de rendez-vous est créée. l'élément de catalogue doit exister dans le catalogue de services. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez le service associé dans la liste des créateurs d'enregistrements. Vous devez créer un créateur d'enregistrement pour chaque emplacement de service de visite. Consultez Créer un créateur d'enregistrement pour capturer les enregistrements de rendez-vous Expérience de visite.
si vous utilisez la prise de rendez-vous avec les commandes de travaux, créez un modèle de commande de travaux avant de configurer la prise de rendez-vous.
Emplacement Le champ sur le fournisseur d'enregistrement qui détermine l'emplacement du rendez-vous. Remarque :Assurez-vous que le champ Emplacement sur ce formulaire et sur le formulaire File d'attente de l'emplacement de visite (wu_location_queue) sont configurés de la même façon. Expérience de visite contient la variable de référence emplacement, qui est un enregistrement de l'emplacement (cmn_location). Sélectionner Emplacement depuis l'icône de la liste de recherches
vous permet de vous aligner sur le même fuseau horaire que l'emplacement de visite pour lequel vous effectuez la configuration. Lorsque vous sélectionnez Emplacement, le calendrier de prise de rendez-vous en ligne s'affiche dans le fuseau horaire du demandeur. Si ce champ est laissé vide ou si la préférence du demandeur pour l'instance n'est pas configurée pour avoir un fuseau horaire associé, le calendrier de prise de rendez-vous s'affiche par défaut dans le fuseau horaire du demandeur. Si un demandeur en Europe a des préférences utilisateur pour le fuseau horaire configuré pour l'Europe/Bruxelles et que la configuration de Prise de rendez-vous pour le champ Emplacement est défini sur cmn_location avec le fuseau horaire US/Pacifique, alors le calendrier de prise de rendez-vous s'affichera dans le fuseau horaire US/Pacifique.
Lorsqu'un demandeur crée un rendez-vous, le système utilise par défaut le calendrier associé à la File d'attente de l'emplacement de visite (wu_location_queue), quelle que soit la valeur du champ Emplacement de ce créateur d'enregistrement.
Fuseau horaire Fuseau horaire utilisé pour l'emplacement. Sélectionnez un lieu de rendez-vous dans la liste déroulante. Le rendez-vous est obligatoire Option permettant d'activer la fonctionnalité obligeant un demandeur à créer un rendez-vous lorsqu'il demande ce service. - Si elle est cochée, le champ Rendez-vous apparaît sur le créateur d'enregistrement et le demandeur doit sélectionner un rendez-vous disponible avant d'envoyer la demande de service.
- Si elle est décochée, le demandeur peut envoyer la demande de service sans choisir de rendez-vous.
Contact de l'utilisateur Le champ sur le créateur d'enregistrement qui détermine pour qui le rendez-vous est créé. Définissez ce champ sur Contact. Il s'agit d'un champ de référence qui recherche une variable sys_user sur le créateur d'enregistrement. Réservation Rendez-vous par fenêtre Nombre de rendez-vous disponibles pour chaque créneau horaire de rendez-vous configuré. Ce nombre détermine le nombre de rendez-vous disponibles affichés sur la fenêtre Sélectionner un rendez-vous. Saisissez un numéro dans ce champ si la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement. Si la méthode configurée est Affectation automatique ou Planification dynamique, ce paramètre ne s'applique pas, sauf si aucun emplacement n'est fourni. La configuration utilise alors par défaut le nombre de rendez-vous par fenêtre. Délai Nombre d'heures ou de jours à partir de l'heure actuelle avant qu'un rendez-vous puisse être réservé pour ce service. Définissez le délai en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures. Nombre max. de jours avant la réservation Nombre de jours à partir du jour actuel pendant lesquels un rendez-vous peut être réservé pour ce service. La valeur par défaut est de 14 jours. Date limite de report / annulation Nombre minimal d'heures ou de jours avant l'heure de début d'un rendez-vous pour qu'un rendez-vous puisse être annulé ou reporté. Un demandeur ne pourra pas annuler ou reporter un rendez-vous pendant ces heures, le bouton Annuler ne sera pas disponible. Définissez la durée en heures ou en jours. La valeur par défaut est de 4 heures. Rendez-vous Fenêtre de rendez-vous Durée de la fenêtre de rendez-vous. Remarque :prévoyez suffisamment de temps pour que le travail puisse être commencé et terminé pendant cette durée.Durée du travail Temps nécessaire pour accomplir toutes les tâches créées par le créateur d'enregistrement. Cette durée est fixée pour une tâche lorsqu'elle est créée. Utilisée pour déterminer la disponibilité. La valeur par défaut est de 1 heure. Durée de déplacement (aller-retour) Valeur estimée du temps de déplacement moyen (aller-retour) requis pour l'agent qui exécute la tâche. Définissez la valeur sur 0 puisque le travail est effectué sur site et qu'il n'y a donc pas de déplacement nécessaire. Calendrier journalier Jours pouvant être réservés Jours de la semaine pour lesquels des rendez-vous peuvent être réservés. La valeur par défaut est du lundi au vendredi. Les jours pouvant être réservés doivent refléter le calendrier de rendez-vous. Remarque :les calendriers de rendez-vous sont distincts du calendrier d'emplacement de file d'attente de visite, mais devraient avoir les mêmes jours et heures.Heure de démarrage quotidienne Début de la journée de travail et première heure de début possible pour une fenêtre de rendez-vous. La valeur par défaut est de 9h00. Heure de fin quotidienne Fin de la journée de travail et dernière heure de fin possible pour une fenêtre de rendez-vous. La valeur par défaut est de 18h00. Inclure une pause quotidienne Option permettant de planifier une pause pour chaque jour pouvant être réservé, puis sélectionnez les heures de début et de fin de la pause. Vous pouvez définir une pause qui s'applique à tous les jours. Aperçu de la prise de rendez-vous Option permettant de fournir un aperçu des fenêtres et des heures de rendez-vous en fonction des sélections d'heures de début et de fin, de temps de pause et de fenêtre de rendez-vous.