Adobe Sign-Spoke
Automatisieren Sie den Prozess des Versands eines juristischen Dokuments an eine Person oder eine Liste von Empfängern zur digitalen Signatur mit Adobe Sign. Automatisieren Sie beispielsweise das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern, oder senden Sie Geheimhaltungsvereinbarungen, Rechtsvereinbarungen und Arbeitsbeschreibungen zur digitalen Signatur. Verwenden ServiceNowDaten in Dokumentvorlagen und ermöglichen Anwendern, Dokumente zur Signatur nach Bedarf hochzuladen.
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IntegrationHub-Abonnement
Diese Spoke erfordert ein Integration Hub-Abonnement. Weitere Informationen finden Sie unter Gesetzliche Zeitpläne − IntegrationHub − Übersicht.
Spoke-Version
Adobe SignSpoke V 2.5.2 Ist die neueste Version.
Spoke-Abhängigkeiten
Wenn Sie Probleme bei der Installation der App haben, stellen Sie sicher, dass diese abhängigen Plugins installiert sind:
- ServiceNow IntegrationHub-Aktionsschritt – REST (com.Glide.Hub.action_STEP.Rest)
- ServiceNow IntegrationHub Runtime (com.glide.hub.integration.runtime)
Unterstützte Versionen
Diese Spoke wurde für erstellt Adobe SignAPI-Version v6, kann jedoch mit späteren Versionen kompatibel sein.
Schlüsselfunktionen
- Automatisieren Sie den Prozess des Versands eines juristischen Dokuments an eine Person oder eine Liste von Empfängern zur digitalen Signatur.
- Kopieren und passen Sie Beispiel-Flows zum Senden flüchtiger Dokumente oder an Adobe SignBibliotheksdokumente für digitale Signatur.
- Erkennen und synchronisieren Sie Adobe SignDokumente.
- Halten Sie einen Flow an, bis eine Vereinbarung oder ein Dokument unterzeichnet wurde. Ein geskripteter REST API-Webhook wartet darauf, dass der Empfänger das Dokument signiert.
- Verwenden Sie Werte aus einem signierten Dokument in einem Flow.
- Verwalten Sie den Lebenszyklus von Dokumenten in Adobe SignVon ServiceNowInstanz.
Spoke-Anforderungen
- Adobe Sign Account
- Adobe Sign Account-Administrator-Anmeldeinformationen zum Ausführen der erforderlichen Account-spezifischen Aufgaben in Adobe Sign
- Adobe SignGruppenadministratoranmeldeinformationen zum Ausführen der erforderlichen gruppenspezifischen Aufgaben in Adobe Sign.Hinweis:Account-Administrator oder Gruppenadministrator können den Gruppen Anwender hinzufügen. Diese Anwender können nur auf Informationen zugreifen, die für ihre Gruppe spezifisch sind.
- Adobe Sign Anwendung für Integration mit konfiguriert ServiceNow
- Adobe Sign Anwendungsdetails wie Anwendungs-ID und geheimer Clientschlüssel.
- ServiceNowadministrator-Anmeldeinformationen zum Erstellen und Synchronisieren der erforderlichen Adobe SignGruppen mit ServiceNow.Hinweis:
- Dies ist die standardmäßige Administratorrolle, die erstellt wird, wenn Adobe Sign SpokeIst aktiviert.
- ServiceNowder administrator hat Zugriff auf Informationen über alle Adobe SignGruppen mit synchronisiert ServiceNowUnd alle Tabellen, die Teil von sind Adobe Sign Spoke.
- Die für die Gruppe spezifische Anwenderrolle wird in erstellt ServiceNow, Wenn die Gruppe in erstellt wird ServiceNowInstanz. Gruppenanwender haben Zugriff auf Informationen, die für ihre spezifisch sind Adobe SignNur Gruppen und können nur die gruppenspezifischen Daten aus den Tabellen anzeigen, die Teil von sind Adobe Sign Spoke.
- IntegrationHub-Abonnement
Spoke-Flows
Die Adobe Sign SpokeStellt Beispiel-Flows bereit, um die Automatisierung von zu demonstrieren Adobe SignAufgaben. Um einen Beispiel-Flow anzupassen, kopieren Sie ihn in den erforderlichen Anwendungsbereich. Verfügbare Beispiel-Flows:
| Flow | Beschreibung |
|---|---|
| Adobe Sign – NDA-Demo senden | Sendet eine Arbeitsbeschreibung für die digitale Signatur mit Adobe SignBibliotheksdokument, wenn ServicekatalogAnforderung wird von erstellt Adobe Sign: Demo zur Arbeitsbeschreibung Element. Aktivieren Sie vor der Verwendung dieses Flows Adobe Sign: Demo zur Arbeitsbeschreibung Katalogelement. |
| Adobe Sign: Demo zur Arbeitsbeschreibung | Sendet eine Geheimhaltungsvereinbarung für die digitale Signatur mit Adobe SignBibliotheksdokument, wenn ServicekatalogAnforderung wird von erstellt Adobe Sign: Demo zur Arbeitsbeschreibung Element. Aktivieren Sie vor der Verwendung dieses Flows Adobe Sign: Demo zur Arbeitsbeschreibung Katalogelement. |
Die Adobe Sign SpokeFügt Katalogelemente zur Verwendung mit hinzu Adobe Sign SpokeBeispiel-Flows. Bevor ausgelöst wird Adobe Sign SpokeBeispiel-Flow: Aktivieren Sie diese Katalogelemente.
| Katalogelement | Beschreibung |
|---|---|
| Adobe Sign: Demo zur Arbeitsbeschreibung | Sendet eine Arbeitsbeschreibung für die digitale Signatur mit Adobe SignBibliotheksdokument. |
| Adobe Sign – NDA-Demo senden | Sendet eine Geheimhaltungsvereinbarung für die digitale Signatur mit Adobe SignBibliotheksdokument. |
Spoke-Subflows
Die Adobe Sign SpokeStellt einen Beispiel-Subflow bereit, um die Automatisierung zu demonstrieren Adobe SignAufgaben. Um den Beispiel-Subflow anzupassen, kopieren Sie ihn in einen neuen Anwendungsbereich. Der verfügbare Beispiel-Subflow ist „Dokumente pro Gruppe abrufen“. Der Subflow ruft Dokumente ab, die für relevant sind Adobe SignGruppieren und speichert sie in der Adobe Sign-Dokumenttabelle.
Spoke-Aktionen
Die Adobe Sign SpokeStellt Aktionen zur Automatisierung bereit Adobe SignAufgaben, wenn Ereignisse in auftreten ServiceNow. Folgende Aktionen sind verfügbar:
| Kategorie | Aktion | Beschreibung |
|---|---|---|
| Dokumentenmanagement | Hängen Sie den Vereinbarungs-Auditpfad an den ServiceNow-Datensatz an | Lädt den Vereinbarungs-Audit-Pfad für die angegebene Vereinbarung aus Adobe Sign herunter und hängt ihn an einen ServiceNow-Datensatz an. |
| Hängen Sie das Vereinbarungsdokument an den ServiceNow-Datensatz an | Lädt das Vereinbarungsdokument für die angegebene Vereinbarung aus Adobe Sign herunter und hängt es an einen ServiceNow-Datensatz an. | |
| Hängen Sie die unterzeichnete Vereinbarung an einen ServiceNow-Datensatz an | Lädt herunter Adobe SignDokument und hängt es an das relevante an ServiceNowVereinbarungsdatensatz. | |
| Konvertieren Sie vorübergehend in Bibliotheksdokument | Konvertiert ein flüchtiges Dokument in ein Bibliotheksdokument. Stellt sicher, dass das Dokument länger als der angegebene vorübergehende 7-tägige Löschzeitraum in der Bibliothek verfügbar ist. | |
| Vereinbarungsdokumente suchen | Ruft die Vereinbarungsdokumente für die angegebene Vereinbarung ab. | |
| Vereinbarungs-ID suchen | Ruft die Vereinbarungs-ID von ab ServiceNowVereinbarungstabelle. | |
| Suchen Sie nach Stream „Vereinbarungen“ | Ruft die Liste der Vereinbarungen ab. | |
| Bibliotheksdokument-ID suchen | Ruft die Bibliotheksdokument-ID von ab ServiceNowDokumenttabelle. | |
| Suchen Sie nach Stream „Bibliotheksdokumente“ | Ruft die Liste der Bibliotheksdokumente ab. | |
| Legen Sie Das Vereinbarungsfeld Fest | Erstellt eine Liste von Feldern für einen Vereinbarungsentwurf. | |
| Laden Sie den Anhang als flüchtiges Dokument hoch | Lädt einen Anhang in hoch Adobe SignAls flüchtiges Dokument. Das flüchtige Dokument ist für einen Zeitraum von 7 Tagen verfügbar. | |
| MegaSigns-Verwaltung | MegaSigns abbrechen | Bricht MegaSigns ab, die bereits zur Signatur ausgeführt wurden. |
| MegaSigns-Status überprüfen | Überprüft den Status eines MegaSigns-Datensatzes. | |
| Erstellen Sie MegaSigns-Entwürfe | Erstellt einen MegaSigns-Datensatz im Entwurfsstatus. | |
| Laden Sie Teilnehmer und Zusammenführungsfelder für das Dokument herunter | Lädt eine CSV-Beispieldatei für ein bestimmtes Bibliotheksdokument herunter, die Informationen zu den MegaSigns-Teilnehmern und Formularfeldern enthält. | |
| MegaSigns-Stream suchen | Ruft die Liste aller MegaSigns-Datensätze ab. | |
| MegaSigns senden | Schließt den Entwurf ab und sendet den MegaSigns-Anhang zur Signatur. | |
| Warten Sie auf Signatur von MegaSigns von Adobe Sign | Wartet auf den Adobe Sign-Webhook, bis alle Teilnehmer das Dokument signieren oder abbrechen. | |
| Signaturverwaltung | Fügen Sie Teilnehmer zu Vereinbarung hinzu | Erstellt iterativ eine Teilnehmerliste im Laufe der Zeit und fügt dem lokalen Teilnehmer hinzu ServiceNowVereinbarungsdatensatz. |
| Fügen Sie Teilnehmer der Vereinbarung mit E-Mail-OTP-Authentifizierung hinzu | Fügt einer Vereinbarung einen neuen Teilnehmer hinzu, und verifizieren Sie seine Identität mithilfe eines E-Mail-Einmalpassworts (OTP). Die Teilnehmer erhalten das OTP in einer E-Mail und müssen es eingeben, bevor sie das Dokument signieren oder genehmigen können. Dieser zusätzliche Schritt sorgt dafür, dass Ihre Vereinbarungen sicher sind, indem sichergestellt wird, dass nur die richtigen Personen darauf zugreifen können. | |
| Fügen Sie Teilnehmer zu Vereinbarung mit Passwortauthentifizierung hinzu | Fügt einer Vereinbarung einen neuen Teilnehmer hinzu, und verifizieren Sie seine Identität mithilfe eines vordefinierten Passworts. Der Teilnehmer muss das richtige Passwort eingeben, bevor er das Dokument anzeigen, signieren oder genehmigen kann. Dieser zusätzliche Schritt sorgt dafür, dass Ihre Vereinbarungen sicher sind, indem sichergestellt wird, dass nur die Person, die das Passwort kennt, mit der Vereinbarung fortfahren kann. Hinweis: Die geplante Aufgabe „Planer zum Entfernen des Teilnehmerpassworts“ löscht bei Aktivierung automatisch die Passwörter, die in den letzten 30 Tagen gespeichert wurden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „geplante Spoke-Aufgabe“. |
|
| Fügen Sie Teilnehmer zu Vereinbarung mit Telefonauthentifizierung hinzu | Fügt einer Vereinbarung einen neuen Teilnehmer hinzu, und verifizieren Sie seine Identität mithilfe eines einmaligen Passworts (OTP) in einer SMS. Die Teilnehmer erhalten das OTP in einer SMS an die angegebene Telefonnummer und müssen es eingeben, bevor sie das Dokument signieren oder genehmigen können. Dieser zusätzliche Schritt sorgt dafür, dass Ihre Vereinbarungen sicher sind, indem sichergestellt wird, dass nur die richtigen Personen darauf zugreifen können. | |
| Vertrag Stornieren | Bricht eine Vereinbarung ab, die zur Unterzeichnung gesendet wurde. | |
| Vereinbarungsstatus Überprüfen | Ruft den Status einer Vereinbarung ab. | |
| Erstellen Sie Einen Vereinbarungsentwurf | Erstellt eine Vereinbarung im Entwurfsstatus in Adobe Sign und einen Entwurfsdatensatz in ServiceNowVereinbarungstabelle. | |
| Finalisieren Sie den Entwurf, und senden Sie die Vereinbarung | Sendet einen Vereinbarungsentwurf zur Signatur an die Teilnehmerliste. Hinweis: Sie müssen verwenden Erstellen Sie Einen Vereinbarungsentwurf Und Legen Sie Das Vereinbarungsfeld Fest Aktionen vor der Verwendung dieser Aktion. |
|
| Vereinbarungsereignisse suchen | Ruft die Ereignisinformationen für die angegebene Vereinbarung ab. | |
| Suchen Sie nach Vereinbarungsentwurf | Ruft die Informationen und ETAG-Details des Vereinbarungsentwurfs ab, die beim Abschluss des Vereinbarungsentwurfs erforderlich sind. | |
| Sucht nach Formularfeldwert aus einer Vereinbarung | Ruft den Wert des Pflichtfelds aus einer vorhandenen Vereinbarung in Adobe Sign ab. | |
| Signierungs-URL suchen | Ruft eine eingebettete Signatur-URL ab. Dies ist nützlich für Szenarien mit persönlichem Signieren. | |
| Vereinbarung Senden | Sendet ein oder mehrere Dokumente zusammen mit seiner Sequenz zur Signatur an einen oder mehrere Teilnehmer. | |
| Aktualisieren Sie Formularfelder, und senden Sie eine Vereinbarung | Ermöglicht Teilnehmern, die Formularfelder in einer Vereinbarung zu aktualisieren oder zu ändern, bevor sie zur Signatur gesendet werden. | |
| Warten Sie auf Signatur von Adobe Sign | Wartet darauf, dass der Teilnehmer das Dokument in Adobe Sign signiert oder ablehnt. Aktualisiert dann den Signaturstatus in ServiceNow. | |
| Warten Sie auf Signatur von Adobe Sign | Wartet auf den Adobe Sign-Webhook, bis der Teilnehmer das Dokument entweder signiert oder abgelehnt hat. Aktualisiert den Status in ServiceNowVereinbarungstabelle. | |
| Anwenderverwaltung | Aktivieren Sie einen Anwender | Aktiviert einen vorhandenen Anwender in Adobe Sign. |
| Deaktivieren Sie einen Anwender | Deaktiviert einen vorhandenen Anwender in Adobe Sign. | |
| Anwender-ID nach E-Mail suchen | Ruft die Anwender-ID eines vorhandenen Anwenders in Adobe Sign ab. | |
| Suchen Sie nach Anwenderstream | Ruft die Liste aller Anwender ab. | |
| Webhook-Verwaltung | Webhook erstellen | Erstellt einen Webhook, um die Signaturereignisse in Adobe Sign zu benachrichtigen. |
| Suchen Sie nach Webhooks-Stream | Ruft die Liste der Webhooks ab. | |
| Entfernen Sie Den Webhook | Entfernt einen Webhook aus Adobe Sign. |
Spoke-Modul
- Vereinbarungen [sn_adobesign_spoke_agreement]
- Dokumente [sn_adobesign_spoke_adobe_sign_documents]
- Gruppen [sn_adobesign_spoke_adobesign_group_details]
- Clientdetails [sn_adobesign_spoke_client_details]
| Tabelle | Beschreibung | Felder |
|---|---|---|
| Verträge | Adobe SignVereinbarungen von synchronisiert Adobe SignGruppen und Accounts. Datensätze in der Tabelle „Vereinbarungen“ werden nur mit dem Signaturstatus aktualisiert, wenn der Webhook für konfiguriert ist Adobe SignAccount. |
|
| Dokumente | Adobe SignDokumente aus synchronisiert Adobe SignGruppen und Accounts. Informationen zum Synchronisieren von Accounts finden Sie unter Synchronisieren Adobe Sign mit ServiceNowan. Der Subflow „Dokumente pro Gruppe abrufen“ ruft eine Liste von Dokumenten in jedem ab Adobe SignGruppe. Hinweis: Der Zugriff auf die Dokumente basiert auf den Gruppenanwenderrollen. |
|
| Gruppen | Adobe SignGruppen, die mit synchronisiert werden ServiceNow. Administrator erstellt Gruppen in ServiceNowInstanz und stellt die erforderlichen Details zur Synchronisierung bereit Adobe Sign. Hinweis: Anwenderrolle wird erstellt, wenn Adobe SignGruppe wird in erstellt ServiceNowInstanz. Anwender mit der gruppenspezifischen Rolle können auf die Dokumente und Vereinbarungen zugreifen, die für relevant sind Adobe SignGruppe. |
|
| Clientdetails | Anmeldeinformationen von Adobe SignGruppen, die mit synchronisiert werden ServiceNow. |
|
| MegaSigns | Adobe SignMegaSigns von synchronisiert Adobe SignGruppen und Accounts. Datensätze in der Tabelle „MegaSigns“ werden nur mit dem Signaturstatus aktualisiert, wenn der Webhook für konfiguriert ist Adobe SignAccount. |
|
Geplante Spoke-Aufgabe
Um die Passwörter im Zusammenhang mit der Aktion „Teilnehmer zu Vereinbarung mit Passwortauthentifizierung hinzufügen“ zu löschen, die in den letzten 30 Tagen gespeichert wurden, können Sie den Planer zum Entfernen des Passworts des Teilnehmers verwenden. Sie können auch ändern, wenn der Planer ausgeführt wird.
Navigieren Sie zum Einrichten zu Und aktivieren Sie die geplante Aufgabe.
Gruppen und Anwenderrollen
Erstellen Sie eine Gruppe in ServiceNowInstanz, in der die Gruppe mit der entsprechenden Gruppe synchronisiert werden soll Adobe Sign.
- Dokumente und Vereinbarungen
- Aliasse für Verbindungen und Anmeldeinformationen
- Anmeldeinformationsdatensätze
- Anwendungsregistrierungen
- Daten in Tabellen von Adobe Sign Spoke
Zum Ausführen von Flows und Subflows müssen Gruppenanwender auch über diese Rollen verfügen:
- Connection_admin
- Credential_admin
- Flow_Designer
- oauth_admin
- Script_Debugger
- view_changer
Nur ServiceNowder administrator hat Zugriff auf Informationen über alle Adobe SignGruppen, die mit synchronisiert werden ServiceNowInstanz.
Adobe Sign Account-Anforderungen
Die Adobe Sign SpokeErfordert die Erstellung einer anwenderdefinierten App in Ihrem Adobe Sign-Account, um OAuth 2,0-Token zu generieren.
Alias-Anforderungen für Verbindungen und Anmeldeinformationen
IntegrationHub Verwendet Aliasse, um Verbindungs- und Anmeldeinformationen zu verwalten. Durch die Verwendung eines Alias müssen bei der Verwendung mehrerer Umgebungen nicht mehrere Anmeldeinformations- und Verbindungsinformationsprofile konfiguriert werden. Wenn sich die Verbindungs- oder Anmeldeinformationen ändern, müssen Sie keine Aktionen aktualisieren, die die Verbindung verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Connections and Credentials.
Ein Beispielalias für Verbindungen und Anmeldeinformationen wird zu Demonstrationszwecken bereitgestellt. ServiceNowder administrator muss jeweils einen Alias erstellen Adobe SignGruppe, um diese Gruppe mit zu synchronisieren ServiceNowInstanz. Sie können beispielsweise verschiedene Alias für Verbindungen und Anmeldeinformationen für jeden Geschäftsbereich in Ihrer Organisation haben, z. B. HR, Rechtsabteilung, Finanzen usw. Informationen zum Einrichten der Spoke finden Sie unter Synchronisieren Adobe SignGruppieren mit ServiceNow.