Travailler sur une demande d’examen de contrat hors libre-service

Examiner et réviser un document contractuel hors libre-service. En tant que collaborateur sur la demande, vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour vérifier les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande de contrat.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_cm_core.contract_fulfiller

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Procédure

1. Accédez à votre espace de travail.
2. Facultatif : Spécifiez le contrat comme perpétuel en cochant la case Perpétuel dans l’onglet Détails .
   Remarque :

   La date de fin doit être vide lorsque cette case est cochée.

   La case à cocher Perpétuel est disponible dans les demandes de contrat lancées à partir du Gestion des ventes et des commandes et .Opérations Source-to-Pay

3. Facultatif : Reclassifier le contrat ou les documents justificatifs soumis pour examen.

   Voici des exemples de reclassification du contrat ou des documents à l’appui :

   • Vous pouvez modifier le type de document contractuel d’un accord de confidentialité à un accord de partenariat. Pour plus d'informations, consultez Reclassifier les documents contractuels dans la demande de contrat tiers.
   • Vous pouvez remplacer la pièce justificative par un document contractuel. Pour plus d'informations, consultez Reclasser les pièces justificatives dans la demande de contrat.
4. Ouvrez une révision existante d’un document contractuel.
   • Pour le stockage interne : ouvrez l’enregistrement de révision du document en naviguant jusqu’à l’onglet Documents contractuels , puis en sélectionnant le nom du document.
   • Pour le stockage externe : affichez le document en ligne en naviguant jusqu’à l’onglet Documents contractuels , puis en sélectionnant le lien dans l’onglet URL .
5. Examinez les documents contractuels.
6. Créer des révisions de documents.
   Pour plus d'informations, consultez Créer une révision de document.
7. Analysez les documents contractuels pour identifier les clauses non standard et manquantes à l’aide de lGestion des contrats'Now Assist.
   Pour plus d'informations, consultez Analyse du contrat à l’aide de Now AssistGestion des contrats.
8. Si l’approbation d’autres personnes concernées est requise, envoyez le document pour approbation ad hoc.
   Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour la révision d’un document contractuel.
9. Configurez un e-mail destiné aux personnes concernées pour que le document contractuel rempli soit examiné et que les changements soient confirmés.
   Pour plus d'informations, consultez Envoyer un e-mail aux personnes concernées.
10. Ajoutez les signataires internes ou externes nécessaires pour les signatures électroniques sur le contrat en accédant à l’onglet Signataires , puis en sélectionnant Ajouter.

    Option	Étapes
    Interne	Dans le champ Signataire interne , saisissez le nom du signataire. Les champsNom de signataire autorisé, Signataire et E-mail du signataire sont automatiquement renseignés. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé au signataire. La valeur de commande doit être unique. Par exemple : saisissez les numéros d’ordre sous la forme 10, 20, 30, etc., en augmentant de 10 à chaque fois. Le système commence à envoyer le contrat au signataire interne avec le numéro le plus bas.
    Externe	Dans le champ Nom de signataire autorisé , saisissez le nom du signataire externe. Dans le champ Signataire , saisissez le titre du signataire externe. Dans le champ E-mail du signataire , saisissez l’adresse e-mail du signataire externe. Dans le champ Commande , saisissez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé aux signataires pour signature électronique. La valeur de commande doit être unique. Par exemple : saisissez les numéros d’ordre sous la forme 10, 20, 30, etc., en augmentant de 10 à chaque fois. Le système commence à envoyer le contrat au signataire externe avec le numéro le plus bas.

11. Lorsque toutes les parties prenantes se sont mises d’accord sur une révision du document contractuel, sélectionnez Préparer pour signature pour préparer et envoyer le document aux signataires pour signatures électroniques.
    Remarque :

    L’option de réorganisation n’est visible que lorsque plusieurs documents sont joints.
    1. Dans la fenêtre contextuelle Réorganiser le document, faites glisser et placez les documents pour définir l’ordre.
    2. Sélectionnez Préparer pour signature.
       Remarque :

       Lorsque vous sélectionnez Préparer pour signature, le document s’ouvre dans le système de signatures électroniques configuré.

       • Pour DocuSign, le document s’ouvre automatiquement dans le portail de signature électronique sans nécessiter de connexion.
       • Pour Adobe Sign, vous devez vous connecter au portail de signature électronique pour ouvrir le document.
    L’état du document passe à Préparation pour signature. Les documents contractuels soumis dans la demande de contrat hors libre-service sont combinés en un seul document et envoyés pour préparation de signature.
12. Complétez le document dans le système de signatures électroniques configuré et envoyez-le pour signature.
    1. Prévisualisez le document pour vous assurer que le contenu est correct.
    2. Ajoutez les champs obligatoires, y compris le champ Signature .
    3. Sélectionnez Envoyer.
    Une enveloppe avec signature électronique est créée et envoyée à tous les signataires. Si le système reçoit une notification de réussite du fournisseur de signature électronique, l’état et l’état du contrat sont mis à jour sur En attente de signature.
13. Facultatif : Si vous devez annuler la demande de signature avant que tous les signataires n’aient fini de signer le document, sélectionnez Annuler la signature.
    L’état de la demande de contrat passe à Travail en cours et l’état du document contractuel passe à Signature annulée.

Que faire ensuite

• Les signataires peuvent signer ou refuser de signer le contrat.

  Pour plus d'informations, consultez Workflow de signature pour une demande de contrat.

• Vérifiez l’état de la demande de contrat et l’état du document contractuel dans la demande :
  • Si tous les signataires signent le document contractuel, l’état du document contractuel est mis à jour et devient Contrat signé. Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires est mis à jour sur Signé. Vous pouvez accéder à l’enregistrement du référentiel de contrat à partir de l’onglet Référentiel des contrats .
  • Si un signataire refuse de signer le document contractuel, l’état du contrat bascule sur Signature refusée. Si d’autres modifications sont requises dans le document contractuel, mettez-le à jour et renvoyez-le aux signataires pour signature.
  • Une fois que tous les signataires ont signé le document, un e-mail est envoyé aux signataires avec le document contractuel finalisé en pièce jointe.
• Si le contrat est signé par tous les signataires, vous pouvez fermer la demande en sélectionnant Fermer terminé.