Workflow de signature pour une demande de contrat

  • Rversion finale: Zurich
  • Mis à jour 31 juil. 2025
  • 7 minutes de lecture

    • Gestion des contrats Pro prend en charge la signature électronique ou la signature manuscrite (manuelle) pour une demande de contrat.

    Workflow de signature électronique

    • Envoyez le document finalisé aux signataires pour signature.
      • L’état et l’état du contrat sont mis à jour sur En attente de signature et le flux de signature électronique est déclenché comme configuré dans Configurer un fournisseur de signature électronique.
      • Une notification par e-mail indiquant que le document contractuel est disponible pour signature est envoyée au premier signataire. L’e-mail contient un lien vers le document contractuel que le signataire peut ouvrir et signer via le DocuSign fournisseur de Adobe Sign signature électronique.

        Les signataires recevront un e-mail de demande de signature selon l’ordre défini dans l’onglet Signataires.

      • Les champs de signataire, tels que Nom, Titre et E-mail, ne sont pas pré-remplis dans le document contractuel avant qu’il ne soit envoyé pour signature. Ces champs sont renseignés par le fournisseur de signature électronique lorsque le signataire accède au document pour le signer.
    • Les signataires peuvent signer ou refuser le document contractuel.
      Tableau 1. Action des signataires sur le document contractuel
      Action des signataires Workflow
      Tous les signataires choisissent de faire une signature électronique
      • Le premier signataire signe le document contractuel

        S’il y a plusieurs signataires, le document contractuel est envoyé au signataire suivant dans l’ordre.

        L’état du signataire actuel dans la demande passe de Signature en attente à Signé. L'état des prochains signataires est mis à jour de Non démarré à Signature en attente.

      • Une fois que le dernier signataire a signé le document, l’enregistrement du référentiel du contrat est créé et le document signé y est joint.

        Pour les demandes de contrat contenant plusieurs documents contractuels, le document contractuel signé est divisé en documents individuels et joint à l’enregistrement du référentiel du contrat pour le type de contrat respectif.

        L’état des demandes est défini sur Contrat signé.
      Un ou plusieurs signataires décident de faire une signature manuscrite
      • Un ou plusieurs signataires ont décidé de faire une signature manuscrite au lieu d’une signature électronique.
      • Le document contractuel manuscrit signé au format PDF est partagé avec le prestataire du contrat.
      • L’exécutant du contrat télécharge le document signé, sélectionne les signataires qui ont partagé le document contractuel signé et procède au processus de signature en envoyant le document aux signataires suivants.

        L’état du signataire dans la demande passe de Signature en attente à Signé. L'état des prochains signataires est mis à jour de Non démarré à Signature en attente. Le type de signature est mis à jour en Signature mixte une fois que tous les signataires ont signé le document.

      • Une fois que le dernier signataire a signé le document, l’enregistrement du référentiel de contrat est automatiquement créé et le document signé y est joint.

        Pour les demandes de contrat contenant plusieurs documents contractuels, le document contractuel signé est divisé en documents individuels et joint à l’enregistrement du référentiel du contrat pour le type de contrat respectif.

        L’état des demandes est défini sur Contrat signé.

      Le document est refusé par le signataire.

      		 Une notification par e-mail indiquant que le signataire a refusé de signer le document est envoyée au demandeur.

      L’état du signataire dans la demande est mis à jour sur Refusé.

      L’état devient Travail en cours et l’état du contrat passe à Signature refusée.
      Le document contractuel est renvoyé pour signature.

      Pour une demande de contrat exécutée par l’utilisateur du contrat : un utilisateur de contrat peut soumettre une demande de changement. Le prestataire du contrat travaille sur la demande de changement et renvoie le document mis à jour au demandeur du contrat. Le document de contrat mis à jour est envoyé pour signature par l’utilisateur du contrat.

      Pour une demande de contrat exécutée par un prestataire : le prestataire crée une révision du document manuellement ou à l’aide de l’option Régénérer et renvoie le document pour signature.

      Si la propriété sn_cm_core.enable_executed_contract_audit_certificate système est définie sur true, le certificat d’achèvement est généré et joint à l’enregistrement du référentiel du contrat.

    Workflow de signature manuscrite

    • Envoyez le document finalisé aux signataires pour signature.
      • L’état et l’état du contrat sont mis à jour et affichent En attente de signature.
      • Une notification par e-mail est envoyée au premier signatairedans l’ordre et les documents contractuels sont joints au format PDF dans l’e-mail.

        Le signataire actuel est placé dans le champ À de l’e-mail. Le prestataire du contrat, la personne qui a ouvert le contrat, la personne pour laquelle le contrat a été demandé et l’initiateur de l’action Envoyer pour signature sont placés dans le champ CC.

    • Les signataires acceptent ou refusent le document.
      Tableau 2. Action des signataires sur le document contractuel
      Action des signataires Workflow
      Le signataire actuel accepte le document et il y a des signataires en attente
      • Le signataire imprime le document contractuel, le signe, puis le renvoie au demandeur de signature.
      • À la réception du document contractuel signé, l’exécutant télécharge le contrat signé et envoie le document aux signataires en attente.

      Le signataire refuse le document

      		 Le signataire renvoie le document au demandeur pour qu’il y apporte les corrections nécessaires. Les signataires et le prestataire du contrat peuvent collaborer et finaliser le document contractuel.
      Tous les signataires ont signé le document
      • À la réception du document contractuel signé par tous les signataires, le prestataire télécharge le document contractuel signé au format PDF.
      • Le document contractuel est ajouté au référentiel après son chargement.

      Pour les contrats en libre-service, l’état de la demande est défini sur Fermé terminé et l’état du contrat est mis à jour sur Contrat signé.

      Pour les contrats autres que le libre-service, l’état de la demande et l’état du contrat sont mis à jour sur Contrat signé. Pour fermer la demande de contrat, sélectionnez Fermer terminé.

      Pour plus d'informations, consultez Charger un document contractuel signé manuellement.

    Modifier les signataires lorsque le workflow de signature est en cours

    Les options Modifier les signataires vous permettent d’ajouter, de supprimer, de modifier ou de réorganiser les signataires en attente pendant qu’un workflow de signature est en cours. Le lancement de cette action met en pause le workflow de signature pendant une durée définie par la propriété maximum_signature_pause_durationsystème. Pour continuer le workflow de signature après avoir apporté des modifications, utilisez l’option Reprendre la signature pour reprendre le workflow.

    Le workflow peut se dérouler comme suit :
    • Utilisez l’option Modifier les signataires pour modifier les signataires.
    • Ajoutez, supprimez, modifiez ou réorganisez les signataires.
      Remarque :
      • Pour les modèles de contrat basés sur des blocs de signature, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et réorganiser les actions, tandis que pour les modèles basés sur les participants, seules les actions de modification et de réorganisation sont activées.
      • L’option Modifier les signataires est disponible dans Workflow de signature manuscrite et Workflow de signature électronique avec DocuSign intégration du fournisseur de signature électronique.
    • Sélectionnez Reprendre la signature pour reprendre le workflow de signature une fois les modifications terminées.
      Remarque :
      Si le workflow de signature n’est pas repris dans le délai configuré, tous les changements apportés aux signataires sont annulés et le workflow de signature reprend son état précédent.
    • Des notifications par e-mail de demande de signature sont envoyées aux signataires.
    • Une fois que le dernier signataire a signé le document, l’enregistrement du référentiel du contrat est créé et le document signé y est joint.
    Pour plus d'informations, consultez Modifier les signataires et Renvoyer la demande de signature.

    Accès au document contractuel

    L'accès à un document contractuel est basé sur les rôles et conditions d'utilisateur suivants :
    • Un prestataire de contrat peut consulter et mettre à jour les documents contractuels
    • Seul un administrateur de contrat peut supprimer des documents contractuels.
    • Les demandeurs peuvent afficher uniquement les documents contractuels pour lesquels ils ont soumis la demande de contrat.
    • Les utilisateurs ajoutés à la liste de surveillance ne peuvent afficher que les documents contractuels pour les demandes de contrat qu’ils ont ajoutées.

    Lors de la génération de l’enregistrement du référentiel de contrat, les champs mappés et leurs valeurs sont validés pour le type et l’exactitude des données. Si des erreurs de validation sont détectées, une notification par e-mail est envoyée au prestataire du contrat. L’e-mail affiche également la liste des champs qui n’ont pas été copiés dans le document contractuel final et le lien vers l’enregistrement du référentiel du contrat. Le prestataire ouvre ensuite l’enregistrement à l’aide du lien et corrige les valeurs pour résoudre les erreurs de validation.