Configurer un modèle de document RH (HTML)

Créez ou modifiez des modèles de documents RH avec votre logo d'entreprise et vos critères d'audience. Les modèles de documents sont créés dans l'application RH et utilisent des variables pour pré-remplir le document avec des informations extraites des tables afin de créer des documents RH réutilisables.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_hr_core.manager et sn_hr_le.admin

Pourquoi et quand exécuter cette tâche

Important :

À partir de la Zurich version, HR Document Templates est en cours de préparation pour une future dépréciation. Elle sera masquée et ne sera plus activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

Utilisez Modèles de documents qui fournit la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives relatives à la migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

Pour plus d’informations sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

Les modèles de documents RH permettent de personnaliser des documents RH afin de les adapter au service et à la personne.

Le système de base fournit des exemples de lettres de vérification des emplois précédents, d'accords sur le remboursement de frais de scolarité et de lettre d'offre d'emploi.

Le corps du texte est défini et formaté avec TinyMCE et peut fusionner ou inclure des variables d'utilisateur et de table pendant la génération de documents. Le générateur de PDF ne prend pas en charge certains éléments HTML.

Remarque :

L'exemple de lettre d'offre d'emploi n'apparaît que lorsque Human Resources Scoped App: Lifecycle Events est activé.

Procédure

1. Accédez à la Tous > Administration RH > Modèles de documents.
2. Cliquez sur Nouveau ou sur un modèle de document existant pour le modifier.
   Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la liste des modèles de documents RH apparaît.
3. Sélectionnez Modèle de document.
   Remarque :

   Pour connaître les différences entre les types de modèles de document, consultez Modèles de documents RH.
4. Renseignez les champs du formulaire.

   Tableau 1. Formulaire de modèle de document RH

   Champ	Description
   Nom	Nom du modèle de document RH.
   Table	Sélectionnez la table associée au type de modèle. La table détermine les variables disponibles qui peuvent être utilisées. Remarque : Seules les tables auxquelles vous avez accès apparaissent.
   Type de document	Sélectionnez le type de document auquel ce modèle s'applique. Cliquez sur Nouveau sous Type de document RH pour créer un type de document. Un type de document est requis lorsque vous souhaitez qu'une liste de documents apparaisse dans le formulaire de ticket RH. Les Critères RH sont utilisés avec ce champ pour réduire la liste des documents que vous souhaitez rendre disponibles pour un ticket RH. Voir Utilisation de types de documents avec des modèles de documents RH. Remarque : Lors de la création d'un type de document, la Valeur se remplit automatiquement à partir du nom que vous saisissez (en minuscules et avec des tirets bas).
   Image d'en-tête	Sélectionnez cette option pour ajouter une image dans l'en-tête. Vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise à l'aide de cette fonctionnalité. Remarque : Les types de fichiers pris en charge sont : JPEG, JPEG2000, GIF, PNG, BMP, WMF, TIFF et JBIG2.
   Position d'image d'en-tête	Sélectionnez l'emplacement où vous voulez que l'image d'en-tête s'affiche.
   Critères RH	Sélectionnez les critères d'audience de ce document. Par exemple, vous pouvez créer une lettre destinée uniquement aux employés canadiens. Les critères RH limitent le nombre d'utilisateurs du modèle. Remarque : Lors de la définition de conditions telles que la sensibilité à la casse ou les valeurs nulles, consultez API GlideFilter : champ d’application, global.
   Détails	Saisissez le texte et formatez-le pour inclure le corps du modèle. Pour insérer les variables, placez votre curseur à l'emplacement désiré et cliquez sur la variable. Les variables disponibles sont répertoriées sous Champs. Utilisez les outils de mise en forme dans le Corps pour appliquer des options de mise en forme (par exemple, gras, italique, soulignement ou style de police). Le corps est un emplacement réservé au texte HTML et aux variables jetonisées. Lorsque le PDF est généré, les variables sont résolues avant qu'il soit envoyé au module d'extension PDF Generator [com.snc.pdf_generator]. Remarque : Les balises de style permettant d'aligner le texte vers la gauche ou vers la droite ne sont actuellement pas prises en charge. Vous devez utiliser une marque d'espace. Les styles Jelly et CSS ne sont pas pris en charge.
   Sélectionner des variables	Liste de variables pouvant être utilisées dans le corps du modèle. Les variables récupèrent les informations dans la table sélectionnée pour personnaliser le modèle. Les décalages sont pris en charge pour les variables de date. Les décalages augmentent ou soustraient des jours, des semaines ou des mois à partir d'une date utilisée dans un modèle. Les variables valides pour le décalage de date sont les suivantes : + (plus) - (moins) d (jours) w (semaines) m (mois) Exemples : Lettre d'offre d'emploi (cinq jours après la date indiquée) : Votre offre est valable jusqu'au ${Date +5d}. Prestations pour un employé congédié (deux semaines à compter de la date de cessation d'emploi) : Vos prestations prendront fin à compter du ${subject_person.hr_profile.employment_end_date +2w}. Remarque : Seules les variables auxquelles vous avez accès apparaissent.
   Image de pied de page	Sélectionnez cette option pour ajouter une image dans le pied de page. La hauteur d'origine de votre image ne doit pas dépasser 170 pixels. Définissez l'échelle de votre image à 30 % ou assurez-vous que la hauteur de l'image est inférieure à 50 pixels afin que l'image soit claire et visible. Remarque : Les types de fichiers pris en charge sont : JPEG, JPEG2000, GIF, PNG, BMP, WMF, TIFF et JBIG2.
   Position de l'image de pied de page	Sélectionnez l'emplacement où vous voulez que l'image de pied de page s'affiche.
   Texte de pied de page	Saisissez du texte. Par exemple, vous pouvez ajouter des mentions de propriété et de confidentialité.
   Taille de page	Sélectionnez le format de page dans la liste de choix. Remarque : Le format A4 est de 210 x 297 millimètres.

5. Placez le curseur à l'emplacement souhaité dans le corps du modèle et cliquez sur les boutons Insérer la date ou Insérer la signature pour insérer ces variables.
   Vous pouvez utiliser ces boutons plusieurs fois pour ajouter différents types de dates ou de signatures en fonction des variables que vous choisissez.
6. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer votre document et rester sur le formulaire Modèle de document RH ou cliquez sur Envoyer pour enregistrer et revenir à la liste Modèles de documents RH.
7. Examinez l'apparence du document généré en empruntant l'identité d'un employé et en soumettant l'élément de catalogue associé.

   Empruntez l'identité de l'utilisateur affecté au travail sur le ticket pour générer la lettre dans le ticket RH. Continuez à modifier et tester le modèle de document jusqu'à ce que vous soyez satisfait du PDF généré.

   TinyMCE permet de créer un texte riche que le générateur de PDF ne prend pas en charge. Les éléments HTML non pris en charge sont les suivants :

   Remarque :

   Les éléments HTML suivants ne sont PAS pris en charge :

   • Alignement vertical.
   • Sauts de page.
   • Couleur spécifique à la table (la couleur du texte est prise en charge).
   • Espacement personnalisé entre des blocs de texte ou d'images.
   • Largeur de colonne personnalisée dans les tables HTML.
   • Alignement de colonne personnalisé dans les tables HTML.
   • Style de bordure personnalisé dans les tables HTML.
   • Manipulation de texte CSS (y compris les balises de police basées sur CSS).
   • Style en ligne.
   • Images d'arrière-plan.

   Voir Fonctions d’édition dans l’éditeur TinyMCE.

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