Erste Schritte mit Aktionen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Verwandeln Sie die Aktion "Genehmigung anfordern" in eine wiederverwendbare Aktion, die immer von einem Manager genehmigt werden muss.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin
    Hinweis:
    Während Aktionsdesigner für die Verwendung der Rollen action_designer und delegated_developer verwendet wurde, verwendet dieses Lernprogramm für die Veranschaulichung der Funktion, ohne dass zusätzliche Rollen zum Einrichten von Datensätzen und zum Genehmigen von Anforderungen erforderlich sind.

    Führen Sie die Schritte in Erste Schritte mit Flows aus. Dieses Lernprogramm ersetzt die Aktion "Genehmigung anfordern" im Ablauf der Kostengenehmigung.

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Aktionen bestehen aus:
    • Eingaben: Datenvariablen, die in Ihrer Aktion verwendet werden.
    • Schritte: Vorgänge an den Eingaben oder Ergebnissen eines vorherigen Schritts, die Daten generieren, die in späteren Schritten verwendet werden können.
    • Ausgaben: Datenvariablen, die die Ergebnisse der Aktion darstellen. Diese Ergebnisse stehen anderen Aktionen in einem Ablauf zur Verfügung.

    Im Gegensatz zur Aktion „Genehmigung anfordern“, bei der Flow-Designer die Genehmigungsregeln manuell konfigurieren müssen, verwendet diese benutzerdefinierte Aktion beim Hinzufügen zu einem Ablauf immer dieselben Genehmigungsregeln. Sie können eine wiederverwendbare Aktion erstellen, wenn Ihre Flow-Designer häufig eine Aktion mit derselben Konfiguration verwenden. Wenn Ihre Flow-Designer beispielsweise immer die Optionen des Request Manager-Genehmigungs- und Fälligkeitsdatums verwenden, werden sie automatisch von dieser Aktion verwendet und erfordern daher weniger Flow-Konfiguration.

    Prozedur

    1. Öffnen Sie die Anwendung in „Erste Schritte mit Ausgaben“ in Studio.
      Alternativ können Sie zu navigieren Prozessautomatisierung > Flow Designer und wählen Sie Neue Aktion, um in der Plattform auf Aktionsdesigner zuzugreifen. Wählen Sie in den Aktionseigenschaften Ihre Bereichsanwendung im Feld Anwendung aus.
    2. Erstellen Sie eine Aktion.
      1. Klicken Sie auf Anwendungsdatei erstellen.
      2. Wählen Sie unter Flow Designer "Aktion" und klicken Sie auf Erstellen.
      3. Geben Sie im Feld Name Nach Genehmigung des Managers fragen an.
      4. Geben Sie im Feld Beschreibung Eine Anfrage basierend auf der Genehmigung oder Ablehnung des Managers genehmigen oder ablehnen. Zulassen, dass manuelle Genehmiger hinzugefügt werden.
      5. Klicken Sie auf Absenden.
        Im Bereich „Erste Schritte für Ausgaben“ wird eine Aktion „Nach Genehmigung des Managers fragen“ erstellt.
    3. Definieren Sie die Eingaben in der Aktion "Genehmigung des Managers anfordern".
      1. Wählen Sie + Eingabe erstellen und fügen Sie die folgenden Werte hinzu.
        • Name: Anfordern
        • Typ: Referenz
        • Referenztabelle: Ausgaben [x_expenses_getting_expenses]

        Fügen Sie der Aktion eine Anforderungseingabe hinzu.

      Mit dieser Eingabe können Sie auf ein beliebiges Feld oder einen Datensatz aus der Tabelle "Ausgaben" verweisen. Verwenden Sie die Data-Pills auf der rechten Seite, um den Datensatz oder seine Felder zu den Aktionsschritten hinzuzufügen.
    4. Fügen Sie einen Schritt "Genehmigung anfordern" hinzu.
      1. Drücken Sie + unter den Eingaben in der Aktionsübersicht.
      2. Wählen Sie Genehmigung anfordern.
      3. Füllen Sie die Felder im Schritt "Genehmigung anfordern" aus.
        • Datensatz: Ziehen Sie in der Kategorie Eingabevariablen den Data-Pill [Anfordern] aus dem rechten Bereich.
        • Tabelle: Setzen Sie auf Ausgaben [x_expenses_getting_expenses].
        • Genehmigungsfeld: Setzen Sie auf Genehmigung.
        • Journalfeld: Setzen Sie auf Genehmigungshistorie.

        Fügen Sie den Schritt "Genehmigung anfordern" hinzu.

      4. Definieren Sie Regeln im Schritt "Genehmigung anfordern".
        Sie können die Auswahl für den Data-Pill verwenden oder die Data-Pills aus dem rechten Fenster ziehen, um die gewünschten Daten auszuwählen.
        • [Genehmigen], wenn [Jeder genehmigt] aus dem Feld [Aktion -> Anforderung -> Anforderung für -> Manager], [ODER]
        • [Jeder genehmigt] aus dem Feld [Manuelle Benutzer].

        Wählen Sie Einen anderen OR-Regelsatz hinzufügen aus, um Ablehnungsregeln definieren:

        • [Ablehnen], wenn [Jeder lehnt ab] aus dem Feld [Aktion -> Anforderung -> Anforderung für -> Manager], [ODER]
        • [Jeder lehnt ab] aus dem Feld [Manuelle Benutzer].

        Fügen Sie dem Schritt "Genehmigung anfordern" hinzu.

      5. Definieren Sie im Schritt „Genehmigung anfordern“ ein Fälligkeitsdatum.
        • [Genehmigen], falls ausstehend bis [Relatives Datum] [1] [Tage] ab [Aktion->Anforderung->Erstellt].
        • Tagesplan [8-5 Wochentage außer an Feiertagen].

        Dieses Fälligkeitsdatum genehmigt automatisch alle Anforderungen, die nicht innerhalb eines Tages nach dem Erstellen der Anforderung genehmigt oder abgelehnt wurden.

        Fügen Sie dem Schritt "Genehmigung anfordern" ein Fälligkeitsdatum hinzu.

    5. Definieren Sie die Ausgaben in der Aktion "Genehmigung des Managers anfordern".
      Durch das Hinzufügen einer Ausgabe werden Daten für einen Flow verfügbar. Diese Aktion gibt beispielsweise den Genehmigungsstatus des Datensatzes aus.
      1. Wählen Sie + Ausgaben erstellen und fügen Sie die folgenden Werte hinzu.
        • Name: Genehmigungsstatus
        • Wert: Erweitern Sie im rechten Fensterbereich die Kategorie Genehmigungsschritt anfordern und ziehen Sie den Data-Pill [Genehmigungsstatus].

        Erstellen Sie Ergebnisse für die Aktion.

      2. Klicken Sie auf Speichern.
    6. Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Symbol für Ihre Anwendung hinzu, die in Flow Designer angezeigt wird.
      Alle Aktionen im Anwendungsbereich verwenden das benutzerdefinierte Symbol.
      1. Navigieren Sie in Studio zu Datei > Einstellungen.
        Die Anwendungseinstellungen werden geöffnet.
      2. Wählen Sie im Feld Logo Zum Hinzufügen klicken ... aus.
      3. Laden Sie ein Symbol hoch, das Sie für Ihre wiederverwendbaren Aktionen verwenden können.
    7. Testen Sie die wiederverwendbare Aktion in Ihrem Ablauf.
      1. Kehren Sie zum Ablauf der Ausgabengenehmigung zurück.
      2. Entfernen Sie die Aktion 2.1 Genehmigung anfordern aus dem Ablauf.
        Diese Aktion wird durch die wiederverwendbare Aktion "Genehmigung des Managers anfordern" ersetzt.
      3. Setzen Sie Aktionsentwürfe anzeigen auf den Status "Wahr".
      4. Fügen Sie Ihrem Ablauf die Aktion "Genehmigung des Managers anfordern" hinzu.
      5. Erweitern Sie im rechten Fensterbereich die Kategorie Auslöser - Datensatz erstellt und ziehen Sie Data-Pill [Spesenabrechnung] in das Feld [Kosten] anfordern.
      Fügen Sie die Aktion zum Ablauf hinzu und geben Sie eine Eingabe ein.
    8. Klicken Sie auf Speichern.
    9. Testen Sie den Flow anhand eines Datensatzes mit einer Menge unter dem angegebenen Grenzwert.
      1. Klicken Sie im Flow auf Prüfung.
        Der Testablaufmodus wird angezeigt.
      2. Wählen Sie im Feld Datensatz einen Datensatz aus, den Sie in früheren Schritten erstellt haben und dessen Wert im Feld Menge unter der Grenze von 100,00 liegt.
        Hinweis:
        Stellen Sie sicher, dass Sie noch keine Tests mit diesem Datensatz ausgeführt haben.
      3. Wählen Sie Test ausführen.
      4. Klicken Sie nach dem Ausführen des Flows auf Flow wurde ausgeführt. Klicken Sie hier, um den Flow anzuzeigen.
        Die Ausführungsdetails werden geöffnet.
      Da der Betrag weniger als 100,00 beträgt, ist die erste Bedingung erfüllt und die Anforderung wird genehmigt. Die Else-Bedingung wird nicht ausgewertet.

      Testergebnis für erste ausgewertete Bedingung.

    10. Testen Sie einen Datensatz mit einem Betrag über dem festgelegten Grenzwert, und stellen Sie sicher, dass Sie noch keinen Test für den Testdatensatz ausgeführt haben.
      Da der Betrag die festgelegte Grenze überschreitet, wird die zweite Bedingung bewertet.

      Testergebnis für zweite Bedingung ausgewertet.

    11. Genehmigen Sie die Anforderung.
      1. Navigieren Sie zum Testdatensatz und ändern Sie den Wert im Feld Zustand in der Liste der genehmigenden Personen auf Genehmigt.
      2. Navigieren Sie zurück zu den Ausführungsdetails des Flows und aktualisieren Sie den Browser.
        Da die Anforderung genehmigt wurde, ist der Flow abgeschlossen.

        Ausführungsdetails, die eine abgeschlossene Genehmigung anzeigen.

    12. Navigieren Sie zur Aktion "Genehmigung des Managers anfordern" und klicken Sie auf Veröffentlichen.
      Durch das Veröffentlichen einer Aktion können Sie jeden Ablauf aktivieren, der sie verwendet.
    13. Navigieren Sie zum Ablauf und setzen Sie Aktionsentwürfe anzeigen auf "Falsch".
    14. Klicken Sie auf Aktivieren.
      Durch Aktivieren eines Ablaufs wird er jedes Mal ausgeführt, wenn die Bedingungen für das Auslösen erfüllt sind.

    Ergebnisse

    Der Ablauf für die Ausgabengenehmigung wird jedes Mal ausgeführt, wenn ein Datensatz in der Tabelle "Ausgaben" erstellt wird. Nachdem der Ablauf nun wie erwartet aktiviert ist, können Sie ihn im Anwendungs-Repository veröffentlichen und für andere Instanzen bereitstellen.