Configurar ou atualizar uma programação de Plantão

Crie uma programação de plantão ou edite uma programação existente definindo escalas e listagens.

Antes de Iniciar

Função necessária: rota_admin, rota_manager

Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

Você pode usar o assistente para criar uma programação de plantão do usando um modelo existente ou pode criar turnos do zero. Você pode criar vários turnos em um determinado momento e visualizar os turnos ao criá-los. Isso permite criar escalas, definir políticas de escalação e revisar e publicar turnos.

Depois de executar o assistente, você pode ajustar as configurações de listagem individual, escalação e lembrete para ajustar a configuração. Você também pode habilitar notificações de plantão configurando gatilhos de fluxo de trabalho de rotação.

Procedimento

1. Navegue até Todos > Agendamento de plantão > Criar/editar programação.
2. Em Definir programação, na lista de seleção Selecionar grupo, selecione o grupo para o qual você está definindo a programação.
   Nota:

   Você pode editar um turno existente para um grupo selecionado. Se você quiser criar uma nova programação, clique no botão Adicionar turno.
3. Escolha um modelo existente para os turnos ou crie um novo turno.
4. Opcional: Marque a caixa de seleção Permitir sobreposição de cronograma de turno para permitir cronogramas sobrepostos para turnos dentro do grupo.
   Por exemplo, se um grupo tiver um cronograma 24x7, você poderá criar vários cronogramas para o grupo. A sobreposição de turnos é necessária para que haja um período de transferência entre turnos para que vários turnos possam estar de plantão pela mesma duração.

   Se você selecionar Permitir sobreposição de programação de turno, a caixa de seleção Regra de escalonamento em sobreposição de turno será exibida.

5. Opcional: Marque a caixa de seleção Regra de escalação em sobreposição de turno para especificar qual turno precisa ser notificado de uma escalação durante uma sobreposição de turno.
   Você pode escalonar para um de entrada, um de saída ou para todos os turnos.
6. Preencha os campos do formulário.

   Tabela 1. Definir programação

   Questão	Descrição
   Nome	Nome do turno que aparece na página do Calendário de plantão.
   Deseja usar uma programação existente?	Opção de usar uma programação existente. Selecione Sim para usar um turno existente ou predefinido. Selecione Não para criar uma nova programação.
   Programação	Selecione o valor no qual basear sua programação. Algumas opções estão disponíveis no sistema base, por exemplo, 24x7, Workday 8-5. Esta opção aparecerá somente se você responder Sim para Deseja usar uma programação existente?. O fuso horário do usuário conectado é usado como base para esses cronogramas. Se o usuário conectado não tiver um fuso horário especificado, o fuso horário da instância será usado.
   Data de início	A data em que o turno está programado para começar.
   Especificar feriados	Opção para definir feriados. Selecione Sim para definir feriados para o turno de plantão. Você pode selecionar uma programação de feriados existente. Selecione Não para não especificar feriados para o turno.
   Agenda de feriados	Especifique uma programação de feriados para o grupo.
   Campos adicionais Nota: Os campos a seguir são exibidos somente quando o campo Deseja usar uma programação existente? está definido como Não.
   Fuso horário	O fuso horário no qual o turno opera.
   O turno dessa programação é integral?	Lista de opções. Especifique se este turno é de dia inteiro.
   Início	A hora do dia em que o turno está programado para iniciar. A hora de início e a hora de término representam um turno. A data é diferente apenas se o turno ultrapassar a meia-noite.
   Término	A hora do dia em que o turno está programado para terminar. A hora de início e a hora de término representam um turno. A data é diferente apenas se o turno ultrapassar a meia-noite. Por exemplo, para o turno das 8h às 20h, o início é 01/01/2014 08:00:00 e o final é 01/01/2014 19:59:59. Por exemplo, para o turno das 20h às 8h, o início é 01/01/2014 20:00:00 e o final é 01/01/2014 07:59:59.
   Repetições	Os dias em que o turno se repete. Nota: O assistente não fornece uma opção mensal ou anual. Não é aconselhável criar um turno mensal ou anual editando a programação manualmente porque é difícil determinar quem está de plantão durante um longo período. Nesse caso, crie uma programação anual ou mensal com apenas uma listagem e um membro para que a mesma pessoa esteja sempre de plantão. Faça exceções como uma mudança única na listagem do turno.
   Enviar lembretes de plantão	Opção para enviar lembretes de plantão para membros da listagem.
   Prazo do lembrete (dias)	Prazo para lembretes de e-mail. Nota: Este campo é exibido somente quando a opção Enviar lembretes de plantão está selecionada.
   Intervalo de cobertura	Intervalo para atualizações de detalhes de cobertura. Especifica se você deseja atualizar o calendário assinado com detalhes de cobertura semanal ou diário.
   Obter cobertura para	Número de semanas ou dias para os quais você deseja atualizar o calendário assinado.

   Nota:

   A instância salva o cronograma e o adiciona à lista de cronogramas existentes.
7. Clique em Avançar.
8. Opcional: Clique em Adicionar turno para adicionar outro turno à programação, se necessário.
9. Use a página Membros para especificar os membros de um turno e listagens.

   Tabela 2. Configurar membros

   Campo	Descrição
   Nome da listagem	Use o ícone de edição para editar o nome da listagem à qual você está adicionando membros.
   Quais membros você gostaria de adicionar à sua programação?	Mova os membros que você deseja adicionar da lista Disponível para a lista Selecionada.
   Data de início da rotação	Data em que a rotação precisa ser iniciada.
   Intervalo de rotação	Tipo de intervalo de rotação.
   Rotação a cada	Frequência do intervalo de rotação. Nota: Este campo será exibido somente se o campo Intervalo de rotação estiver definido como Semanal.
   Dia da semana para a rotação	Dia da semana em que a rotação da listagem deve começar. Quando este campo é especificado, a rotação da listagem acontece com base na frequência especificada e no dia da semana. Nota: Este campo será exibido somente se o campo Intervalo de rotação estiver definido como Semanal.
   Enviar lembretes de plantão	Se selecionado, lembretes de plantão serão enviados para os membros da listagem.
   Prazo do lembrete (dias)	Prazo para lembretes de e-mail. Nota: Este campo é exibido somente quando a opção Enviar lembretes de plantão está selecionada.

10. Clique em Próxima etapa.
11. Use o formulário Configuração de escalação para especificar as configurações de escalação.

    Tabela 3. Etapas de configuração de escalonamento

    Campo	Descrição
    Tipo de escalonamento	Método usado para determinar quem recebe uma notificação de escalação. Seu valor será definido automaticamente como Alternar entre membros se um turno tiver apenas uma listagem. O caminho de escalação passa por todos os membros dessa listagem. Se um turno tiver mais de uma escala, o valor padrão será Alternar entre as escalas. O caminho de escalação passa por todas as escalas para determinar quem notificar. Clique em Substituir escalação para mudar a configuração padrão.
    Catch-all	Especifica os usuários que recebem uma notificação quando nenhum outro usuário de plantão confirma a escalação. O valor pode ser nenhum, um gerente de grupo, um gerente de turno, um indivíduo, ou qualquer um ou todos os membros da listagem. Selecione Notificar indivíduo para especificar um membro do grupo a ser notificado. Selecione Notificar todos para especificar um turno. Todos os membros do turno são notificados.

12. Clique em Próxima etapa.
13. Clique em Editar lembrete para editar as configurações de lembrete para uma escalação.
14. Use o formulário Editar lembrete para editar as configurações de lembrete de uma programação.

    Tabela 4. Campos do formulário de Lembrete de escalonamento

    Campo	Descrição
    # de lembretes	Quando as escalações são configuradas para este grupo, a instância envia primeiro este número de lembretes antes de notificar a equipe de backup.
    Tempo entre lembretes	O intervalo de tempo entre lembretes. Padrão: 15 minutos Se sua opção não estiver na lista, selecione o valor mais próximo. Edite a listagem para atualizar o número de lembretes após a geração da programação.
    Tempo antes da escalação	O intervalo de tempo de espera antes de escalonar uma tarefa.

15. Revise a programação e clique em Salvar.
    A programação é salva no modo Rascunho.
16. Selecione Enviar assinaturas para enviar um URL de assinatura a um membro de plantão após a publicação do turno.
17. Depois que a programação estiver concluída, clique em Concluir para salvar e publicar a programação.

O que Fazer Depois

Execute um dos procedimentos a seguir para atualizar a programação.

• Atualização de uma programação de plantão
  Membros e gerentes de turno podem usar as guias Cronogramas para exibir e atualizar os cronogramas de plantão de um grupo. Os gerentes de turno podem revisar, gerenciar e resolver lacunas ou conflitos em sua programação de plantão em uma única exibição.
• Atualizar uma entrada de programação
  Você pode desativar uma entrada de programação ou atualizar uma configuração como tipo de entrada de programação, data ou hora.
• Especifique as fontes de informações de contato para notificações de programação
  Configure os métodos de comunicação que os gerentes de turno podem escolher para enviar notificações de programação de plantão. Por exemplo, adicione origens de contato de e-mail e telefone.
• Gerenciar turnos na exibição Calendário
  A exibição Calendário exibe todos os turnos de um grupo de usuários em um intervalo de tempo especificado. Use a exibição Calendário de uma programação de Plantão para atualizar ou gerenciar turnos.
• Gerenciar turnos na exibição Linha do tempo
  Use a exibição de Linha do tempo de uma programação de Plantão para atualizar ou gerenciar turnos com base na localização geográfica dos membros da listagem.