Créer une définition de CAB

Une définition du comité consultatif sur les changements (CAB) est semblable à une invitation à une réunion récurrente. Lorsque vous établissez une définition de CAB, elle détermine les attributs associés à toutes les réunions CAB générées à partir de cette définition.

Avant de commencer

Rôle requis : sn_change_cab.cab_manager

Procédure

1. Accédez à la Tous > Changement > comité consultatif sur les changements > Mes définitions de CAB.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Dans le formulaire Définition de CAB, renseignez les champs.

   Tableau 1. Formulaire de définition de CAB

   Champ	Description
   Nom	Nom de la définition de CAB.
   Responsable CAB	Nom de l'utilisateur qui gère les réunions de CAB.
   Délégués	Membres CAB délégués qui peuvent remplacer le gestionnaire CAB pendant la réunion.
   Membres du comité	Membres du tableau qui sont censés assister à la réunion CAB, choisis dans la liste des utilisateurs.
   Groupes du comité	Groupes du tableau qui sont censés assister à la réunion CAB, choisis dans la liste des groupes d'utilisateurs.
   Fenêtre de réunion roulante	Nombre de jours pour lesquels vous souhaitez créer des réunions CAB. Remarque : le calendrier du CAB et les calendriers associés (le cas échéant) déterminent le nombre de réunions CAB qui sont créées. Par exemple, si vous avez un calendrier CAB une fois par semaine et que vous entrez 28 jours dans le champ Fenêtre de réunion roulante, trois réunions CAB seront créées.
   Type CAB	Type de réunion CAB pour lequel cette définition est utilisée.
   Fuseau horaire	Fuseau horaire de la réunion CAB.
   Emplacements	Un ou plusieurs emplacements pour vos réunions CAB. Par exemple, des salles de réunion dans différents bâtiments.
   Actifs	Case à cocher indiquant si la définition de CAB est active. Désélectionnez-la pour désactiver la définition de CAB.
   Détails de la conférence	Informations telles que les liens de réunion, mots de passe et numéros de téléphone.
   Gestion de l’ordre du jour
   Utiliser des critères de filtre pour gérer la plage de dates pour les demandes de changement	Si cette option est sélectionnée, elle permet de définir une période pour les dates de début et de fin planifiée à partir de la condition supplémentaire de demande de changement au lieu de sélectionner des dates spécifiques basées sur le calendrier de réunion. Remarque : le même champ est sélectionné pour toutes les réunions CAB dans la définition de CAB, sauf si elles sont remplacées une par une.
   Délai de notification	Notification avancée sur le nombre de points à l'ordre du jour qui doivent être discutés.
   Ajouter automatiquement des ordres du jour	Cochez la case pour capturer automatiquement les décisions de l’ordre du jour dans le widget de réunion. La décision de l’ordre du jour est capturée dans le format suivant : (Automatisation CAB) - <numéro de demande de changement> - <décision> - <Nom du responsable CAB> - <heure><AM/PM> <fuseau horaire>
   Ajouter automatiquement des demandes de changement	Cochez la case pour définir les types de demandes de changement qui sont automatiquement ajoutés à l'ordre du jour de la réunion CAB. Lorsque vous sélectionnez Ajouter automatiquement des demandes de changement, le lien connexe Actualiser les réunions CAB s'affiche. Si vous cliquez sur ce lien, la recherche est effectuée pour les demandes de changement qui correspondent à la valeur du champ Conditions d'ajout de demande de changement. Si des demandes de changement correspondent, des points sont créés pour celles-ci et ajoutés à l’ordre du jour CAB. Si vous ne sélectionnez pas Ajouter automatiquement des demandes de changement, vous devez créer un point à l'ordre du jour spécifique pour la demande de changement associée dans l’ordre du jour de la réunion.
   Conditions d’ajout de demande de changement	Créateur de conditions permettant de spécifier quelles demandes de changement sont ajoutées à l'ordre du jour de la réunion CAB. Ajouter une condition de filtre : cliquez pour ajouter des conditions de filtre supplémentaires ou cliquez sur ET à côté d'une condition existante. Ajouter un clause « OU » : cliquez pour afficher les résultats de plusieurs critères de filtre sur une seule liste. Ajouter un tri : cliquez pour définir l'ordre des demandes de changement dans l'ordre du jour de la réunion CAB. L’ordre du jour peut être défini dans les définitions de CAB ou les réunions CAB et peut être basé sur un ou plusieurs champs.
   Temps par point à l’ordre du jour	Temps, en minutes et secondes, alloué pour discuter de chaque demande de changement à l'ordre du jour. Le temps imparti peut être ajusté pour des éléments d'ordre du jour avant ou pendant la réunion.
   Terminer les changements pré-approuvés	Case à cocher pour marquer chaque demande de changement préapprouvée comme Terminée dans l'ordre du jour de la réunion CAB. Remarque : Les changements préapprouvés sont automatiquement marqués comme terminés afin que les approbateurs n'aient pas à les examiner. Les changements préapprouvés sont visibles dans la console CAB et peuvent être discutés si nécessaire.

4. Ouvrez le menu contextuel du formulaire et sélectionnez Enregistrer.
   Les listes connexes Entrées de calendrier, Calendriers connexes et Réunions CAB s’affichent.
5. Pour définir le calendrier pour votre série de réunions CAB, procédez comme suit :
   Vous pouvez ajouter une ou plusieurs entrées de calendrier à une définition de CAB pour planifier la série de réunions CAB. Ces entrées de calendrier vous permettent de définir des jours et des heures valides pour la tenue des réunions CAB.
   1. Dans la liste connexe Entrées de calendrier, cliquez sur Nouveau.
   2. Renseignez les champs du formulaire Entrées de calendrier.

      Tableau 2. Champs du formulaire Entrées de calendrier

      Champ	Description
      Nom	Nom de l’entrée de calendrier.
      Type	Type d’entrée de calendrier pour la durée spécifiée en date et heure ; par ex. Rendez-vous ou Réunion. Temps de repos : type affiché comme congé planifié. Rendez-vous : type affiché comme temps de rendez-vous. Réunion : type affiché comme temps de réunion. Appel téléphonique : type affiché comme temps consacré aux appels téléphoniques. Exclu : la durée est exclue.
      Afficher comme	Mode d’affichage de l’entrée sur le calendrier CAB ; par ex. Occupé ou Provisoire.
      Quand	Date et heure de début et de fin de l’entrée de calendrier.
      Toute la journée	Cochez la case pour rendre l’entrée de calendrier active pendant toute la durée des dates sélectionnées.
      Fuseau horaire	Fuseau horaire de l’entrée de calendrier. Le fuseau horaire ne peut pas être modifié.
      Répétitions	Fréquence de répétition de l’entrée de calendrier ; par ex. : Quotidien ou Hebdomadaire. Lorsque vous sélectionnez Mensuel, le champ Type mensuel apparaît. Entrez le nombre de répétitions de l’entrée de calendrier dans un mois. Lorsque vous sélectionnez Annuel, le champ Type annuel apparaît. Sélectionnez une option, comme suit : Jour de l’année : choisi comme jour durant lequel vous définissez le calendrier. Flottant : si vous sélectionnez cette option, les champs suivants s’affichent : Semaine flottante : semaine du mois au cours de laquelle l’entrée de calendrier se répète. Jour flottant : jour de la semaine au cours duquel l’entrée de calendrier se répète. Mois : mois au cours duquel l’entrée de calendrier se répète.
      Répéter tous les	Si l’entrée de calendrier est sélectionnée pour être répétée, cette option spécifie la fréquence de répétition. Par exemple, si vous sélectionnez la répétition hebdomadaire, spécifiez la fréquence, telle que toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Ce champ s’affiche lorsque vous sélectionnez les options Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
      Répéter sur	Si l’entrée de calendrier est sélectionnée pour être répétée, cette option spécifie les jours où elle se répète. Par exemple, si vous sélectionnez des répétitions hebdomadaires, spécifiez les jours de la semaine où elle se répète. Ce champ s’affiche lorsque vous sélectionnez l’option Hebdomadaire.
      Répéter jusqu’à	Si l’entrée de calendrier doit se répéter, cette option spécifie une date de fin jusqu’à laquelle l’entrée de calendrier est répétée.

   3. Pour ajouter l’entrée de calendrier à la définition de CAB, cliquez sur Envoyer.
   4. Facultatif : Pour afficher la série de réunions CAB dans une vue de calendrier dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet de navigateur, cliquez sur le lien connexe Afficher la planification.
6. Pour définir un calendrier associé pour votre série de réunions CAB, procédez comme suit :
   Vous pouvez ajouter un ou plusieurs calendriers associés à une définition de CAB. Les calendriers associés vous permettent de définir des calendriers valides pour la tenue de réunions CAB. Par exemple, si vous définissez le calendrier des jours fériés comme calendrier associé, aucune réunion CAB ne sera planifiée un jour férié.
   1. Dans la liste connexe Calendriers associés, cliquez sur Modifier.
   2. Sélectionnez un ou plusieurs calendriers associés et déplacez-les vers la liste Calendriers associés.
   3. Cliquez sur Enregistrer.
   4. Facultatif : Dans le formulaire Définition de CAB, cliquez sur le lien connexe Afficher la planification pour afficher le calendrier défini dans le calendrier.
7. Dans la section Liens connexes, cliquez sur Actualiser les réunions CAB.
   La série de réunions CAB créée à partir des définitions de CAB hérite des critères de la définition de CAB.
   Vous pouvez consulter la série de réunions CAB générées à partir de la définition de CAB dans la liste connexe Réunions CAB.

Que faire ensuite

Vous pouvez modifier les détails de la réunion CAB et envoyer des demandes de réunion aux participants. Vous pouvez également gérer les ordres du jour en les passant en revue ou en ajoutant des points à chaque réunion.

Information associée

• Conditions OU